昨今の環境を鑑みて、次の新入社員の歓迎会をオンラインで実施することを検討している経営者や人事担当者の方は少なくないでしょう。
しかし、いままでオンラインでの歓迎会を実施してきた経験がない場合は、どのような企画にするのか、開催する際に気をつけないといけないことは何かなど、懸念や不安は尽きません。
また、自社で行うには準備も運営も工数やコストがかかるため、外部への委託を検討する場合もあるでしょう。

本記事では、そうした担当者の方の疑問にお答えすべく、オンラインでの新入社員歓迎会のポイントや他社事例などについてご紹介します。

オンライン歓迎会を実施する方法

オンライン歓迎会のポイント

1. 司会役を決める

オンライン飲み会では、オフラインでの飲み会と違い、同時に複数の話題が成立しづらいという特徴があります。
そのため、最初の乾杯から始まり、話題の切り替え、イベントなど場を回す役目を負う司会は非常に重要です。
事前に司会役となる人を決めておくのがよいでしょう。

2. 事前アンケートでニーズを把握

どのような話をしたいか、どんな点を重視したいか、誰と話したいかなど、参加者(特に新入社員)に事前に調査を行うとよいでしょう。
参加者の希望を事前に把握しておくことで、満足度の高い、意義のある歓迎会が実現しやすくなります。

3. 歓迎会用のバーチャル背景を用意

参加者が共通して利用できる歓迎会用のバーチャル背景を準備しておくこともおすすめします。
参加者各々が無地やツールのデフォルト背景を利用するよりも、同じ歓迎会用の背景を利用することで、一体感や歓迎ムードを演出することができます。

4. チャット機能の活用

ビデオチャットツールに搭載されている、チャット機能をうまく利用すると、より歓迎会が盛り上がります。
オンラインでの歓迎会は、話題に自由が効きにくく、また同時に複数の人が話し出すと聞き取りにくくなってしまうため、メインで話している人以外はチャット機能を利用して意見やリアクションを伝えるようにすることをオススメします。
チャットはテキストとして残るため後からでも話題にしやすく、またメインで話している人の邪魔をせずに、他の参加者がコミュニケーションを取ることができます。

5. 歓談用の少人数ルームを作る

オンライン歓迎会などのイベントは、特定の人同士での交流がオフラインと比較してやりづらいという点があります。
そのため、歓迎会後に少人数のグループに分かれて会話ができる時間とルームを作っておくとよいでしょう。そのためのグループ分けも、事前のアンケートなどを通じてあらかじめ行っておくことが重要です。

盛り上がるオンライン歓迎会をラクに実施するために、外部サービスの活用もあり

オンライン歓迎会は自社で全て行うと工数がかかってしまいます。また、初めて実施する場合は、効果的な歓迎会になるかどうかも不安ですよね。

そんな際は、外部に依頼することもオススメです。

おすすめサービス「バヅクリ」

オンライン歓迎会
出典:バヅクリ

オンライン歓迎会のサービスとしておすすめなのがバヅクリ。プロMCが歓迎会を仕切ってくれ、会を盛り上げてくれます。
特定の人だけが話しすぎたり、ダラダラと飲みすぎるといったオンライン飲み会あるあるを防ぐことができ、準備のコストを抑えて、ラクに楽しいオンライン歓迎会を実現できます。

オンライン歓迎会に使えるゲーム

オンライン歓迎会でゲームを行う新入社員

1. カタカナ言わずに言えるかな

お題の言葉をカタカナを使わずに説明して、それを聞いた人がお題を当てるゲームです。いくつかのチームに分かれ、説明役の人を決めます。
司会の人は、各チームの説明役の人だけにお題を送り、説明役の人はそのお題の言葉を、カタカナを使わずにチームメンバーに説明します。
正解がでたらそのチームの説明役に次のお題を送り、というのを制限時間を決めて繰り返します。
制限時間内に、最も多くのお題を当てたチームが勝ちとなります。

お題は何でも構いませんが、新入社員にまつわるカタカナの言葉を採用すると、相互理解が早まります。

所要時間は20分程度、各チームは5〜8名程で行うのがよいでしょう。

2. ジャストを目指せ

司会者が人数を指定し、ちょうどその人数の人のみが当てはまる質問を考えるゲームです。
具体例を出して説明します。

まず最初に、司会者が「Aチームの人のうち◯人がYESと答える質問を考えてください」というお題を出します。
対戦相手のチームが、YESと答える人数がその数になるであろう質問を考え、Aチームに問いかけ、実際に何名がYESと答えるかを確認します。
見事に指定の人数に当てはまっていれば質問したチームのポイントとなります。

これを攻守交代で何ターンか行うというものです。

このゲームでは、質問をチームメンバー内で相談する必要があるため、自然とチーム内のコミュニケーションが促進され、新入社員も輪に入っていきやすいです。
質問を考える際に、相手チームメンバーの特徴(趣味や経歴など)から推測を立てるようにすると、参加者の人柄が自然と理解できます。

こちらも20分程度で、4〜6名程度のチームで行うとよいでしょう。

その他にも様々なゲームをご紹介しています。

オンライン歓迎会を実施した企業事例

1. jinjer株式会社

Web会議システム「Calling」を開発・運営するjinjer株式会社が行ったオンライン新歓の事例です。
自社のサービスを利用して、自己紹介やミニゲームなどを行いました。
新入社員と既存社員の比率は半分ずつとし、新入社員が物怖じせずに参加できる会を実現しました。

参考:絶対にスベらないオンライン新歓をやってみた!企画のコツとテンプレを大公開

jinjerミーティングマガジン

2. 株式会社トレタ

株式会社トレタが、新入社員向けオンライン歓迎会を開催した事例です。
参加者に対して事前にお酒やおつまみなどが同封された歓迎会セットを送付し、事前のアンケートの実施や歓迎会用バーチャル背景を準備するなど、用意をしっかりとした上で開催していることがわかる良い事例となっています。

参考:新入社員向けオンライン歓迎会の当社ノウハウを全公開! | 株式会社トレタ

wantedly 株式会社トレタ

3. フューチャー株式会社

フューチャー株式会社が、新人歓迎会をオンラインで実施した事例です。
家庭や仕事の事情、状況に応じて参加するタイミングを選べるように、昼と夜の2部構成で実施したり、こちらも歓迎会用のバーチャル背景の準備をするなど、実践的な事例となっています。

参考:オンラインでも盛大に。新人歓迎会の様子を大公開!

未来報|フューチャー株式会社

まとめ

オンライン歓迎会に参加する新入社員

ほとんどの新入社員は、会社に対してうまく馴染めるのか、どのような既存社員がいるのかなど、様々な不安を抱えています。
昨今の環境を考えると、オンラインでの歓迎会の実施は十分に選択肢に入ってくるでしょう。
自社で行うには人数が足りない、時間がない、質が高いイベントにするノウハウがないなどの悩みを抱える企業や担当者の方も多いかと思いますが、そうした場合は外部のサービスを利用することもぜひ検討してみてください。