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リモートワークでのコミュニケーション問題
新型コロナウイルスの流行により普及が進んだリモートワークですが、育児など家庭のこととの両立がしやすい、生産性の向上、などのメリットもある一方でデメリットを感じる瞬間もあるものです。
人材育成サービスを提供するラーニングエージェンシーが行なった「新型コロナウイルスの感染拡大が企業の組織運営や人材育成に与える影響」の調査結果によると、リモートワーク中に感じる問題の中で、最も感じている人が多かったのは「コミュニケーションの不足」でした。
コミュニケーション不足が引き起こす弊害
リモートワーク中に多くの人が感じている、メンバーとのコミュニケーションの不足。
これが起こることで、様々な弊害が発生します。
どんな弊害が発生するのかみていきましょう。
エンゲージメントが下がる
メンバー内でのコミュニケーションが減ることで、チームへのエンゲージメントが下がります。
そうなることで、チーム内で起こった出来事や課題、業務に対する積極性が失われてしまいます。
信頼関係に影響
社内コミュニケーションが不足している組織では、誰がどの仕事を行なっているかがクリアでなく、クライアントからの依頼への対応が遅れることがあります。
迅速な対応や、適切な対応ができないことにより、クライアントとの関係性に影響が出ることが考えられます。
また、クライアントとの関係だけでなく、チーム内の信頼関係にも影響が出ます。
信頼ができないメンバーとの業務は、決して気持ちよくできるものではありません。
雰囲気が悪くなり、発言が減る
コミュニケーションが不足することで、チーム内の雰囲気が悪くなり、メンバーの発言が減ります。
発言が減るとチーム内の状況の把握が難しくなり、思わぬアクシデントを生むこともあるでしょう。
また、業務の発展に必要な意見・アイディアが出てこない、イノベーションが起こらないなどのデメリットもあります。
職場の雰囲気の悪化が続くと、離職率もあがります。
不正行為に繋がる
見えない部分が多くなり、「どうせバレないだろう」と不正行為を引き起こす可能性もあります。
パワーハラスメントや、コンプライアンス違反の行為が行われることもあるかもしれません。
不正行為の発見が遅くなり、取り返しのつかないことにならないためにも、チーム内のコミュニケーションを活性化させる必要があります。
リモートワーク下のオンラインコミュニケーションのメリット・デメリット
コミュニケーションが不足しがちなリモートワークでの勤務が続く中で、取り入れたいのがオンラインでコミュニケーションをとる方法。
しかし、オンラインで行うコミュニケーションには、メリットとデメリットがあります。
両方を知った上でオンラインの特性を活かし、リモートコミュニケーションを行なってください。
メリット
自分の姿を見ながらコミュニケーションが取れる
リモートコミュニケーションと一口に言っても、メール、チャット、デレビ電話など様々な方法・ツールがあります。
テレビ電話ルーツを使いコミュニケーションを取る方法では、相手だけでなく画面に映る自分の姿を見ながら話すことができます。
普段、話している自分の姿はなかなか見えるものではありませんよね。
自分の姿を見ながら話すことで、さらにいいコミュニケーションがとれるように身振り手振りなどを分析・改善することができます。
場所にとらわれない
リモートコミュニケーションのいいところは、場所にとらわれずミーティングや懇親会などを開き、コミュニケーションが取れるところでしょう。
遠く離れた人とも問題なく会話ができます。
時間、経費などのコストを削減できる
時間や、会場費などのコストを削減できるところも、オンラインでコミュニケーションを取るメリットの1つと言えるでしょう。
リモートワークに関するアンケートで、多くの人が「育児や家庭のことと両立ができる」と思っている結果からもわかりますが、移動の時間がかからないことは子育て世代や、働くママさんにとっては大きなメリットであると言えるでしょう。
デメリット
熱量が伝わりづらい
五感を使うことができないオンラインでのコミュニケーションでは、相手に熱量など空気感が伝わりにくい可能性があります。
しっかりと情報や想いをを伝えたつもりでも、思ったよりも伝わっていなかったということも。
一方的なコミュニケーションになってしまう場合がある
特に、大人数でのミーティングや懇親会などの場合、参加者は動画を視聴するような形になり受け身のコミュニケーションになりがちです。
集中力が続かない
画面越しのコミュニケーションでは相手を遠くに感じてしまい、集中力が持たない人もでてくるでしょう。
また、同じ姿勢で長時間画面を見続けることにも、集中力が続かない原因があると考えられます。
タイムラグがある
使用しているツールや通信環境によっては、会話と会話の間にタイムラグが生まれることがあります。
そのため、話出すタイミングが被ってしまったり、沈黙が生まれたり、オフラインでコミュニケーションをとっている時のようにはスムーズに行かない場面も。
陥りがちな意思疎通に失敗してしまうパターン
それでは、オンラインでコミュニケーションをとった際に、陥りがちな失敗パターンや、その回避方法をご紹介します。
情報が間違ったニュアンスで伝わってしまう
オンラインでのコミュニケーションは、「空気感」というものが伝わりづらいです。
そのため、予想外の受け取られ方をしたり、誤解が生じたりする可能性があります。
誤解が生じるのを防ぐ方法としては、オフラインのときよりも丁寧なコミュニケーションを意識しましょう。
「きっと伝わっているだろう」と思うのではなく、詳細までしっかり言語化することが大切です。
また、相手に質問をするなどし、理解度を把握するようにしましょう。
一方的に情報を投げるのではなく、会話のキャッチボールをしながら認識を擦り合わせていくのが大切です。
情報の伝え忘れ
オフラインでコミュニケーションをしている時に伝えなくても伝わっていたことも、しっかり言葉で伝えるようにしましょう。
また、オフィスで相手の顔を見て「あ！これを伝え忘れてた！」と思い出した経験はありませんか？
リモートワークをしていると、そのように顔を見て思い出すというきっかけがありません。
そのためオンラインでの情報の伝達忘れは、オフラインの時よりも起こりやすいと考えていいかもしれません。
伝達漏れをなくすためには、伝えたいことを忘れないようにメモすることがおすすめです。
オンラインミーティングや連絡を取る際、そのメモを見返し、伝え忘れのなうようにしてください。
伝わっているのかわからない
オンラインで相手と対峙している場合、伝えたいことがちゃんと相手に伝わっているのか不安に感じるシーンもあるでしょう。
そんな場合は、相手に質問をしその返答を聞いてどこまで理解しているのかを把握しましょう。
聞き手も、相手の言ったことを反復したり、相槌を打ったりして、理解していることを伝えるようにしてください。
相手が意見を言いにくくなる
一方的に情報を伝えられては、相手は自分の意見を言いうタイミングを見つけられません。
発言しにくくなるということは、質問もしにくくなるということです。
相手に意見を求めたり、質問を募ったり、聞き手も発言ができるタイミングを設けるようにしてください。
オンライン実施企業からみるリモートワークコミュニケーションの工夫
リモートコミュニケーションでの陥りがちな失敗パターンや、それを回避する方法をご紹介しましたが、ここからは、リモートワーク下でのコミュニケーションを活性化させる具体例をご紹介していきます。
ぜひ、リモートワーク下でのチーム作りや、コミュニケーション活性の参考にしてみてください。
ビデオ会議の際のコミュニケーション
ビデオ会議は映像をオンに
ビデオ会議の際は映像をオンにしましょう。
ビデオをオンにすることは、話し手側にも、聞き手側にもメリットがあります。
話し手側のメリットとしては、聞き手の姿、相槌を打っている様子などをみることができ、音声だけの場合よりも、話している途中に孤独感を感じることが少ないという点です。
聞き手側のメリットは、画面がオフになっている場合よりも話し手やその他の参加者を身近に感じることができ、集中力が増す点です。
画面をオンにすることで部屋の中を見られることが気になる場合は、バーチャル背景を利用するようにしましょう。
チャットツールを合わせて利用する
ビデオ電話ツールには、チャット機能がついているものもあります。
オンライン会議の際に、ビデオ通話だけでなくチャット機能も活用するようにしましょう。
発言するまででもない「いいね！」「了解」などのレスポンスをスタンプで表したり、重要事項を書き出しチャットで共有したりするなどの使い方ができます。
手を動かしたり、文章やスタンプだとしても発言・発信をしたりすることで、ミーティングに参加ていている実感が持てます。
ただ話を聞いている状態や、メンバーを遠くに感じている状態にならないためにチャットを上手に活用しましょう。
メールによるコミュニケーション
より丁寧に文章を作る
非言語的な情報は伝わらないと考え、より丁寧に、詳細に文章を作成する必要があります。
また、箇条書きで要件を書く、太文字を使う、見出しを作るなど視覚的にもわかりやすいメールにすることがポイントです。
長文を書けば伝わるというわけではありません。
逆に、長文すぎるメールは、大事な部分を見落としてしまうこともあるでしょう。
相手のことを考え、伝えたいことがしっかり伝わるメールを作成してください。
小さなことでもこまめに連絡を
小さなことでもこまめに連絡をとることで、信頼関係が強いものになります。
「こんなことまで連絡しなくてもいいか」と思うこともあるかもしれませんが、悩むならメールを送る方がいいでしょう。
その際、「返信はいりません」などとの気遣いの1文を追加するのもおすすめです。
また、もっとカジュアルに連絡を取りたい場合は、チャットを利用するようにしましょう。
ビジネスチャットによるコミュニケーション
TPOをわきまえながらも硬くなりすぎない言葉遣いで
ビジネスの場ですから、TPOをわきまえることが大切ですが社内チャットでは、堅苦しい雰囲気になりすぎなようにするのがポイントです。
そうすることで、チャットを送ることへのハードルが下がり、コミュニケーションが活性します。
同僚が成果を出した時や、すごいなと感じることがあった時などは、チャットで共有するといいでしょう。
チーム内の雰囲気もよくなり、仕事へのモチベーションもアップします。
また、文章だけでは感情が相手に伝わりにくいことも。
状況や内容によって判断が必要ですが、絵文字やスタンプなどを利用するといいでしょう。
返信を早めリアルタイムでのコミュニケーションを
リアルタイムでのコミュニケーションをできるのがチャットツールのいいところ。
なるべく返信は早めに行うようにしましょう。
しかし、ルールを決めたり、どの時間帯でも返信を求めるのはプレッシャーを感じてしまうのでおすすめはしません。
文章でコミュニケーションを取るツールとしては、メールもありますが、特性はそれぞれ異なります。
状況や、内容を考えチャットとメールを両方使いこなせるようになるといいですね。
日常のコミュニケーション
雑談も大事なコミュニケーション
日頃の雑談も大事なコミュニケーションです。
普段の関係性は仕事にも影響を与えるもの。
日頃から雑談などを通して相手のパーソナリティを知り、それを受け入れ、相互理解を深めることでスムーズな人間関係を作ることができます。
人間関係が円滑になると、業務でのコミュニケーションもスムーズになります。
新型コロナウイルスの流行前は、オフィスで顔を合わせることで、特別言葉を交わさなくても仲間意識を持つようになっていましたが、リモートワークではそうもいきません。
雑談をする機会を設け、メンバー同士の関係性が構築されるための時間を作るようにしましょう。
意思疎通を加速させるコミュニケーションゲーム
コミュニケーションを活性化させたり、意思疎通を加速化させるため、会議前のアイスブレイクなどにゲームを導入してもいいでしょう。
相互理解を深めるための、簡単なゲームがたくさんあります。
相互理解を深めるためのオンラインゲームについて詳しくはこちらへ
まとめ
オンラインでコミュニケーションを取る際には
- 丁寧なコミュニケーションを意識する
- 「伝わっているだろう」と思わず細かい部分まで言語化する
- 一方的ではなくキャッチボールのコミュニケーションを
という点を意識してみてください。
オンラインでのコミュニケーションは、デメリットばかりではなく、方法を工夫すればオフラインと同等、またはそれ以上のメリットを感じることができるはずです。
