テレワークが働き方の選択肢として定着した一方で、「出社していた頃より会話が減った」「相手がいま何をしているのか見えない」と感じる場面は、今も多くの職場に残っています。
離れて働くからこそ、意識して仕組みをつくらなければ、コミュニケーションの総量はどうしても目減りしてしまうものです。この記事では、不足が起こる原因と弊害を整理したうえで、明日から実践できる解消方法と、オンラインの場を活かす進行の工夫までをまとめてご紹介します。
テレワークにおけるコミュニケーションの実態
テレワークを続ける企業の多くが、コミュニケーション面の課題に直面しています。まずは公的な調査と自社アンケートをもとに、いま現場で何が起きているのかを確認していきましょう。
企業の約7割が感じるコミュニケーションの減少
東京都が公表した2023年度多様な働き方に関する実態調査（テレワーク）では、テレワークを導入した企業があげた課題のうち、「社内コミュニケーションの減少」が70.6%で最も多いという結果になりました。
従業員側に聞いた調査でも「社内のコミュニケーションに支障がある」が47.6%で最も高く、企業と働き手の双方が同じ課題感を抱えている様子がうかがえます。
「相手が見えない」ことから生まれる不安
働く人が抱える不安にも、テレワークならではの傾向があります。パーソル総合研究所の第9回テレワークに関する調査によると、テレワーク時の不安として「非対面のやりとりは、相手の気持ちがわかりにくく不安だ」が35.5%で最も多く挙がりました。
続いて「上司から公平・公正に評価してもらえるか不安だ」が27.2%、「上司や同僚から仕事をさぼっていると思われていないか不安だ」が26.2%と並びます。画面越しでは表情や声色が伝わりにくく、「ちゃんと伝わっているだろうか」という小さな不安が積み重なっていくのです。
こうした不安は放っておくと、相談しづらさや孤立感へと変わっていきます。早めに気づいて手を打つことが、後々の離職やすれ違いを防ぐ近道になるでしょう。
自社調査でも見えた業務外コミュニケーションの目減り
とりわけ減りやすいのが、業務に直接関係しない雑談です。業務連絡は最低限とれていても、その周りにあった雑談や軽い相談がごっそり抜け落ちてしまう。これがテレワークの不足の正体だといえます。
「話す相手が減った」「何をしているのか分からない人が増えた」という感覚は、多くの職場に共通する悩みなのです。
テレワークでコミュニケーション不足が起こる原因
不足を解消するには、まず減ってしまう理由を押さえることが先決です。原因は一つではなく、いくつかが重なって起きていることがほとんどでしょう。
相手の状況が見えずタイミングをつかめない
オフィスにいれば、「今は電話中だな」「集中していそうだから後で話しかけよう」と相手の様子を見てタイミングを計れます。ところがオンラインでは、その手がかりがほとんど得られません。
少しの用事や急ぎでない相談ほど、「今度でいいか」と後回しにしてしまいがちです。後回しにするうちにタイミングを逃し、そのまま忘れてしまう。こうして一つひとつの会話が静かに消えていくのです。
ツールの扱いに慣れが必要
オンラインでやりとりするには、チャットやWeb会議などのデジタルツールを使いこなす必要があります。操作に不慣れな人にとっては、対面より気軽に声をかけにくいと感じる場面も出てきます。
「この内容はチャットでいいのか、会議を設定すべきか」と迷っているうちに、連絡そのものをためらってしまうこともあるでしょう。導入する際は、誰にとっても直感的に使いやすいツールを選ぶことが大切です。
やりとりにタイムラグが生まれる
チャットやメールでのやりとりは、相手の状況によって返信までに時間が空きます。夕方に送ったメッセージの返事が翌朝に届く、といったタイムラグは珍しくありません。
即座に確認し合える対面と違い、一往復に時間がかかると、込み入った相談ほど後回しにされやすくなります。このズレが積み重なると、コミュニケーションの量そのものが落ちていきます。
偶発的な雑談が生まれない
オフィスでの席を立った時や、ちょっとした隙間時間に交わす何気ない会話は、テレワークではほとんど発生しません。この「偶然の雑談」の機会損失が、コミュニケーション量に大きく響きます。
雑談には、相談のきっかけになったり、トラブルの予兆を拾えたりと、業務連絡だけでは得られない役割があります。意図して場をつくらない限り、雑談はゼロに近づいてしまうのです。
反応や雰囲気が伝わりにくい
オンラインでは五感で受け取れる情報が減り、相手の反応や場の空気がつかみづらくなります。同じ量のやりとりをしていても、どこか手応えが薄く、物足りなく感じてしまうことがあります。
「伝わっているのか分からない」という状態が続くと、発信そのものが億劫になっていきます。結果として、必要な情報共有まで控えめになってしまうことも少なくありません。
コミュニケーション不足が招く弊害
会話が減った状態を放置すると、業務やチームにじわじわと影響が広がります。代表的な弊害を四つの観点から見ていきましょう。
得られる情報量が減る
テレワークでは、人との会話から得られる情報だけでなく、オフィスの雰囲気から自然と入ってくる情報も減ります。情報量が細ることで、新しいアイデアが生まれる機会や、部署をまたいだ連携のきっかけが失われてしまうのです。
「あの件どうなった？」と廊下で確認できた小さなやりとりが消えると、認識のズレにも気づきにくくなります。こうした損失は目に見えにくい分、後から大きな手戻りとして表面化することがあります。
孤立感からエンゲージメントが下がる
会話が減ると、一人で黙々と作業を続けるうちに孤独感を覚えやすくなります。「自分の頑張りは誰にも見られていない」と感じ始めると、組織への愛着や仕事への前向きさが少しずつ失われていきます。
やがて「言っても無駄だ」と口数が減り、提案や相談を自分から控えるようになってしまうこともあるでしょう。この状態が長く続くと、離職を考えるきっかけにもなりかねません。
評価への不安と従業員間の不公平感
テレワークで特に見過ごせないのが、評価をめぐる不安です。部下は「働きぶりを見てもらえていないのでは」と気にし、上司は「様子が見えないなか、どう評価すればよいのか」と悩みます。
先述の東京都の調査でも、企業の51.9%が「利用する従業員と利用できない従業員との間に不公平感が生じる」ことを課題に挙げていました。テレワークできる人とできない人、出社頻度の違いなどが、「自分だけ損をしている」という感覚を生みやすいのです。
評価への納得感が揺らぐと、上司と部下の信頼関係そのものが細っていきます。可視化と対話で、この不安をやわらげる工夫が欠かせません。
組織文化や関係性の希薄化
関係性を築きにくくなるだけでなく、組織としての文化を育てることも難しくなります。文化の醸成は短期的には業務に響かないように見えても、長い目で見れば組織の成長や優秀な人材の定着に影響します。
価値観や仕事の進め方が言葉にされないまま薄れていくと、新しく加わったメンバーほど馴染みづらくなります。土台となる関係性は、意識して時間をかけて育てていく必要があるといえるでしょう。
テレワークのコミュニケーション不足を解消する方法
ここからは、不足を解消するための具体的な打ち手を紹介します。一つで劇的に変わるものではないため、小さな改善を積み重ねていく姿勢が大切です。
コミュニケーションルールの設定
相手の状況が見えにくいテレワークでは、連絡や返信の目安をルールとして決めておくと、迷いなくやりとりできます。「気を遣って連絡をためらう」状態を減らせるのが、ルール設定の最大の効果です。
たとえば、次のような取り決めが挙げられます。
- 業務報告の内容や頻度をあらかじめ決めておく
- チャットはこまめに確認し、込み入った話は電話やWeb会議に切り替える
- 「承知しました」程度の返事はスタンプでも可とする
- Web会議ではできるだけカメラをオンにする
細かく縛りすぎず、全員が無理なく守れる範囲にとどめておくと、ルールが形だけにならず根づきやすくなります。
定期的に顔を合わせる時間の確保
意識して交流の時間をつくることも有効です。朝礼や終礼のタイミングを使い、オンラインで顔を合わせる習慣をつけるとよいでしょう。声と表情でやりとりする時間を週の中に組み込むだけで、チームの距離感は確実に縮まります。
その場では、気になったニュースを一つ共有する、同僚への感謝をひと言伝えるなど、業務以外の話題をあえて挟むのがおすすめです。短時間でも継続することで、画面越しのぎこちなさが少しずつほぐれていきます。
1on1ミーティングの実施
雑談や個別の相談が減りやすいテレワークでは、上司と部下が一対一で話す1on1ミーティングが効果を発揮します。テレワークではWeb会議で行うのが基本です。
評価や進捗の確認だけでなく、近況や悩みを気軽に話せる場として設計するのがポイントです。「最近どう？」から始まる時間が、部下の心理状態や業務の詰まりを早めに拾うきっかけになります。
上司と部下の間だけでなく、メンバー同士の1on1を推奨する企業もあります。定期的に対話の場を持つことで、テレワーク下でも互いへの理解が深まっていきます。
雑談が生まれる仕掛けづくり
自然発生していた雑談が消える以上、雑談は「仕掛けてつくる」ものへと発想を切り替える必要があります。チャットに雑談専用のチャンネルを用意するだけでも、ふとした一言が交わされる入り口になります。
オンラインのランチ会やコーヒーブレイク、ゲーム大会なども、業務から離れた会話のきっかけとして機能します。ただし参加を強制すると逆効果になりやすいため、あくまで自由参加を基本に据えておくと安心です。
成果や進捗の共有
どこまで進んだか、どんな成果が出たかを共有する習慣をつけると、一人で抱え込んでいる感覚がやわらぎます。協力してくれた相手へ感謝を伝え、成果を認め合う一手間が、テレワーク下でのモチベーションを支えます。
進捗を見える場所に置いておけば、周囲も状況を把握しやすく、必要なときに自然とフォローが入ります。「見てもらえている」という実感が、孤立感の予防にもつながっていくでしょう。
稼働状況の見える化
スケジュールやステータスを共有し、今どんな状況なのかを分かるようにしておくと、オンラインでもやりとりが滑らかになります。チャットを送る側が「今は手が空いていそうだ」と判断できるだけで、連絡のハードルはぐっと下がります。
「13時までランチ休憩」「15時まで資料作成に集中」など、ステータスに一言添えると状況がより明確になります。お互いの動きが見えることが、遠慮のない声かけを後押ししてくれるでしょう。
オンラインの場を活かす進行の工夫
交流の場を設けても、いざ始めると沈黙が続いて終わってしまう。これはオンライン会議で最も多い失敗です。場を用意するだけでなく、発言が生まれる進行を設計することが、ツール導入と同じくらい効いてきます。
「集まるだけ」では話が生まれにくい理由
オンラインでは、誰がいつ話し始めるかの呼吸が読みにくく、発言が重なるのを避けて全員が様子見になりがちです。その結果、「では何かありますか」の問いかけに沈黙が返ってくる場面が生まれます。
オフィスなら隣の人に小声で振れた会話も、オンラインでは全員に聞こえる前提が心理的なハードルを上げます。つまり、放っておいて自然に盛り上がることは、対面以上に起こりにくいのです。
最初の数分で発言のハードルを下げる
場を温めるうえで効くのが、冒頭で全員が一度は声を出す状況をつくることです。「最近あった小さな良いこと」など、誰でも一言で答えられる軽い問いを最初に一巡させると、その後の発言が一気に出やすくなります。
名前を呼んで順番に振る、リアクション機能やチャットで反応を促すなど、参加の入り口を複数用意しておくのも有効です。最初の一言さえ済めば、人は二言目以降を格段に話しやすくなります。
進行役を一人立てる
オンラインの集まりでは、話を振り、相づちを打ち、次の人へつなぐ進行役を一人決めておくと、場が安定します。「Web会議を設定して終わり」になっている職場ほど、この役割の不在が沈黙の一因になっています。
進行役は固定する必要はなく、朝礼や雑談タイムごとに持ち回りにすると、特定の人に負担が偏りません。誰かが場を引き受けているという安心感が、参加者の発言を後押ししてくれます。
テレワークのコミュニケーション活性化事例
ここからは、オンラインでのコミュニケーション活性化に取り組む企業の事例を紹介します。
株式会社あしたのチーム
人事評価システムの導入支援や運用コンサルティングを行う株式会社あしたのチームは、日本各地に拠点を持つ組織です。各地をテレビ電話でつなぎ、毎朝の朝礼やランチ会を実施しています。
定期的に顔を合わせる時間を設けることで、拠点が離れていてもチームの一体感が生まれやすくなっています。離れて働く組織ほど、こうした習慣的な接点が効いてくるといえます。
TSUTAYA STORES
蔦屋書店や蔦屋家電などを運営するTSUTAYA STORESは、全国の店舗とエリアを管轄するユニット長、本部スタッフとの連携を密にする目的で遠隔会議システムを導入しました。本部へ移動することなく、各地のユニット長が会議に参加できるようになっています。
出張などで日程を合わせにくかった会議も、オンライン化によってスムーズに開催できるようになりました。ツールの活用が、コミュニケーション機会の損失を防いでいる好例です。
テレワークのコミュニケーションに役立つツール
最後に、テレワーク中のコミュニケーションを支えるツールを種類ごとに紹介します。働き方やチームのスタイルに合うものを選んでください。
オンライン社内イベント・チームビルディングサービス
オンラインでイベントを行い、交流とチームビルディングをまとめて進められるのがこの種類のサービスです。バヅクリは、おえかきやオンライン焚き火など、遊びを通じてチーム内のコミュニケーション活性化を図れる研修・チームビルディングサービスです。
プログラムはプロの講師が進行するため、参加者が置いてけぼりにならず、自然と会話が生まれる設計になっています。雑談のきっかけづくりに悩む職場ほど、こうした場の力を借りる価値があるでしょう。
ビジネスチャットツール
テレワーク中に最も頻繁に使うのがチャットツールです。代表的なSlackは、通話やリマインダー機能も備え、短文で気軽に連絡を回せる点が支持されています。
国内発のChatworkは、チャットに加えてタスク管理もでき、日本のビジネス慣習に馴染みやすい作りが特徴です。過去のやりとりを追いやすいので、途中から参加した人も流れを把握しやすくなります。
Web会議ツール
表情や声のトーンといった非言語の情報まで伝えられるのが、Web会議ツールの強みです。ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsが広く使われており、画面共有や録画にも対応しています。
録画や文字起こしの機能を使えば、参加できなかったメンバーへの共有もスムーズです。利用人数や時間に応じて、自社に合うものを選ぶとよいでしょう。
バーチャルオフィスツール
仮想空間に同僚と集まれるバーチャルオフィスは、テレワークの広がりとともに普及したツールです。oViceやGatherでは、アバターの距離に応じて会話が始まり、オフィスで隣の席に話しかける感覚に近い体験ができます。
誰がどこにいて何をしているのかが視覚的に分かるため、声をかけるタイミングをつかみやすくなります。「常時つながっている」感覚が、在宅勤務の孤独感をやわらげてくれるのです。
情報共有・ドキュメントツール
コミュニケーションを円滑にするには、情報をきれいに整理しておくことも欠かせません。Stockは、議事録や決定事項をノートのようにまとめ、チャットで流れてしまいがちな大事な情報を残せるツールです。
ドキュメントやデータベースを一元管理できるNotionのようなツールも、チームの共通の置き場として役立ちます。必要な情報にすぐたどり着ける状態が、無駄なやりとりを減らしてくれます。
まとめ
テレワークの広がりとともに、多くの人がコミュニケーション量の減少を実感しています。生産性の高いチームをつくるには、「誰が何をしていて、何を考えているのか」が見える状態を保つことが土台になります。
そのためには、ルールづくりや1on1、雑談の仕掛け、そして場を活かす進行の工夫を組み合わせていくことが効果的です。ツールを入れて終わりにせず、運用と進行まで含めて設計することで、テレワーク下でもエンゲージメントの高い組織に近づいていけるでしょう。
