どうしても対面の時と比べると、コミュニケーション量が少なくなってしまうリモートワーク。
そこで今回はリモートワーク下で、コミュニケーションを活性させる方法をご紹介していきます。
方法や活用したいツールを知ることで、リモートワーク下でもコミュニケーションは活性できます。
ぜひあなたの組織でもコミュニケーションを活性化し、働きやすいチームを作り上げてください。
目次
リモートコミュニケーションの課題
新型コロナウイルスの流行により、急速に普及したリモートワーク。
職場までの移動時間がかからず、家族との時間や自分の時間を作りやすくなった点、自宅でリラックスして作業ができる点などメリットもありますが、デメリットがあるのも確かです。
リモートワーク下では特にコミュニケーションに課題を感じる組織が多く、対面で仕事をしていた時と同じようにはコミュニケーションが取れないという組織がほとんどでしょう。
半数以上が「コミュニケーションがしにくい」と回答
実際に、サイボウズ チームワーク総研が20〜69歳の在宅勤務者3,000人を対象に行なった調査では、半数以上もの人が「リモートワークはコミュニケーションが取りにくい」と回答しました。
そこでまず、具体的にリモートワークはどのような点がコミュニケーションを取りにくいと感じるのかみて行きましょう。
意思疎通ができない
リモートでのコミュニケーションは、意思疎通が対面の場合よりも難しいと感じることが多いでしょう。
同じオフィスで働いていた時のように気軽に話しかけることは難しく、コミュニケーション量は少なくなることがほとんどです。
リモートコミュニケーションでは要件を決め、短くても15分程度の「会議」という形を取ることが多く、急ぎでないけれどちょっと質問したいというような事柄は、後回しにしている人や、質問しなくなった人もいるのではないでしょうか。
そのため、上司も部下が困っていることや悩みに気づきにくくなるという課題があります。
また、チャットなどの文面では細かいニュアンスを伝えられなかったり、画面越しのWeb会議では空気感が伝わりにくかったりと、対面のコミュニケーションと比べると情報量は十分なものではありません。
情報格差
リモートで仕事をしていると、オフィスで仕事をしている時と比べ情報が入ってくる量が少なく、メンバーの中で情報格差が出てくる可能性があります。
オフィスで顔を合わせて仕事をしている時は、「あの人は今、調子がよくないらしい」「隣の部署でこんなことが起こったらしい」と些細な情報も入ってくるものでした。
リモートワークになり些細な情報が入って来ず、仕事に集中しやすくなったと感じる人もいる一方で、業種によってはその些細な情報が業務に関係していたことを実感する人もいるでしょう。
情報が共有されにくいことで、仕事に今まではかからなかった手間が増えたり、トラブルが起ったり、同僚と対面で働いていた時よりもよりも仕事がスムーズに進まないと感じる人もいます。
リモートワークを望む人が多数
コミュニケーション面に対し課題を感じている人の多いリモートワークですが、バヅクリ株式会社が330名の会社員に対し実施したアンケートでは、7割もの会社員がリモートワークを望んでいるという結果が出ています。
デメリットもある一方で、リモートワークで得られるメリットに魅力を感じている人が多いようです。
また、転職先を探す際に、どれだけリモートワークが浸透しているかを重視する人も増えてきています。
このような結果からも、アフターコロナでもリモートワークは継続されることが予想されます。
新型コロナウイルスの収束後もリモートワークを実施する方向性で、今のうちからリモートワーク下でのコミュニケーション活性ノウハウを身に付けたほうが良さそうです。
リモートコミュニケーション解決のポイント
リモートコミュニケーションの課題の解決ポイントをご紹介します。
ポイントを把握し、リモートワークでもコミュニケーションを活性化させましょう。
自分から発信を意識する
受け身ではなく、自分から発信、発言することを意識しましょう。
メンバー全員にそのような意識を持ってもらうためには、まずリーダーが積極的に発信をしたり、誰もが発信しやすい環境を作ったりしなくてはいけません。
誰もが発信、発言しやすい環境をつくるためには、日頃の関係性が重要になってきます。
オンライン上でもこまめにコミュニケーションを取る機会を作り、相互理解を深め、メンバーの心理的安全性を高めることがとても重要です。
心理的安全性についてはこちらの記事へ
雑談を意識する
リモートワークが普及しオフラインで顔を合わせる時間や、飲み会などの時間が大幅に減った今、雑談や、気軽に相談できる機会は少なくなってしまいました。
オンライン上で構わないので雑談をする機会を意識して設けるようにしましょう。
雑談など仕事の内容以外のコミュニケーションを取っている時の方が、メンバーの本心を引き出すことができます。
雑談を行なうことでメンバーのパーソナルな部分や、最近思っていることなどを知れ、相互理解が深まり、メンバーの心理的安全性を高めることができるのです。
心理的安全性を高めることで、自分から発信、発言をしコミュニケーションを活発に行なうメンバーが増えるはずです。
心理的安全性を高めるために…
雑談をする機会を設ける他に、ゲームなどを通して心理的安全性を高めることができます。
「雑談をしましょう！」と時間を設けた際、身構えてしまう人がいることも考えられます。
ゲームをするなど何か共通の目的を持つことで、仕事以外のコミュニケーションが生まれる場を作りやすくなり、楽しく盛り上がった雰囲気は素の状態や本音を引き出せます。
心理的安全性を高めるゲームはこちらの記事から
おすすすめサービス「バヅクリ」
バヅクリ株式会社が運営するバヅクリでは、豊富な研修プログラムに加え、お絵かきやマインドフルネス、オンライン焚き火など、非日常的な「遊び」を一緒に体験することで、相互理解を深める機会を提供しています。
また、遊びを通して自身のビジョンを描いたり、仕事にも繋がる学びを得られたりと、業務にも活かせる体験が多く用意されています。
オンライン会議などツールを活用する
チャットやメールなど文面だけでのコミュニケーションは手軽ですが、情報量が少なくなってしまいます。
文面だけでは微妙なニュアンスや本心を伝えることは難しく、受け手も相手の真意を掴めないことが多くあります。
リモートでのコミュニケーションは、Web会議システムを利用するなどツールを活用しましょう。
オンライン上でも顔を合わせることで、リモートワーク中でも実際に会ったような感覚になり、相手との距離が近く感じられます。
リモートワークに取り入れたいコミュニケーションツールはこちらから
リモートワークをうまくやるための仕組みや方法
リモートワーク下でコミュニケーションを活性化させるポイントを知ったところで、続いてさらに具体的にどのようなアクションをすればいいのかをご紹介していきます。
同じ時間に働くようにする
同じ時間帯に作業をすることで一体感を生むことができます。
また、チャットなどで連絡するタイミングも掴みやすいのもメリットです。
使用しているチャットツールに、オンライン中、離席中などステータスを表示すると、さらにコミュニケーションを取るタイミングを掴みやすくなります。
また、一言好きな文章を設定できるチャットツールもあるので、作業に集中したい際は「○時まで集中作業」などと記載するといいでしょう。
また、リモートワークではメンバーの勤務状態を管理するのが難しく、短時間勤務、または逆に長時間勤務になりやすい傾向にあります。
チャットツールや勤怠管理ツールを活用し、リモートワークでも勤怠管理を行なうようにしてください。
誰でも資料にアクセスできるようにする
オフィスにいるときは資料室に行けば自由に資料を見れたり、同僚に見せてもらうことができたりと、多くの資料に誰でもアクセスしやすい状態でした。
しかし、リモートワークではそのようにはいきません。
共有されていない資料があることで、メンバー内で情報格差が生まれます。
リモートワークでは情報格差をなくすため、資料はオンライン上で管理し、メンバーならだれでもアクセスできる環境を整えましょう。
情報を整理し共有することで、新しいプロジェクトを始める際など、資料の送信や、情報共有をする手間が省け、スピード感もアップします。
その他、誰がどのような作業や案件を担当しているかなどもクリアにすると、チームで働いているという認識を持つことに繋がります。
チャットツールで気軽に質問できる環境を整える
オフィスで仕事をしているときは「ちょっといいですか」と気軽に話しかけられ、話しかけるタイミングを見つけるのも簡単でした。
しかし、リモートワークではそのように気軽に話しかけることがなかなかできません。
そこでチャットで上司に気軽に相談できたり、話しかけたりできる環境を作りましょう。
何でも書き込みをしていい雑談チャンネルを作ることがおすすめです。
もちろん人にあまり聞かれたくない内容は、個人チャットを利用してください。
チャットで雑談を行いやすい環境にするためには、日頃からチャットや、チャット以外でのコミュニケーションを重要視しなくてはいけません。
また、週に1回、チャットに今週頑張ったことや、メンバーに感謝したいことなどを書き込むようにすることで、チャットで発信しやすい環境が作れる上に、チームに一体感も生まれます。
まとめ
コミュニケーション不足が課題になるリモートワークですが、ツールを利用したり、日頃からの関係性をしっかり構築することで、オンラインでもコミュニケーションを活性化させることができます。
オンラインでもコミュニケーションを活性化させるためには、まず心理的安全性の高い、素の状態をさらけ出せるチームを作ってください。
それが、オンラインでもコミュニケーションが活発なチームの土台となります。
