社内コミュニケーション活性化ならバヅクリにご相談ください。

円滑な企業活動行っていくうえで社内コミュニケーションが大切と理解していても、完璧に取り組めている企業は意外と少ないのではないでしょうか？

社内コミュニケーションの活性化は、業務を円滑化やトラブル防止、社員の定着にも役立ちます。

そこで今回は、オンラインとオフラインを両立させながら働くウィズコロナ時代に取り組める、社内コミュニケーションの施策例や役立つサービスをご紹介します。

社内コミュニケーションはなぜ重要なのか？

社内コミュニケーションはなぜ重要なのか？

企業にとって、社内コミュニケーションがうまくいっている状態とは「社員同士がお互いの強み・弱みや特徴を理解し合い、それぞれの持ち味を業務や成果に結びつけている状態」を指します。
社員同士のおしゃべりが多く、仲良しであることがゴールではありません。
社内コミュニケーションが活発になることで、企業の業績にプラスの影響が出ている状態が1番の理想と言えます。

社内コミュニケーションの目的と得られる効果

社内コミュニケーションの最終的なゴールは「業績アップ」だけではありません。
社内コミュニケーションに取り組めば、次のような効果も期待できます。

社内コミュニケーションの目的（得られる効果）

  • 企業理念や価値観の共有、浸透
  • 社員同士の理解、お互いのスキルを高めあうこと
  • 企業独自の文化の醸成、企業ブランディング
  • 社員の定着率アップ
  • スムーズな情報共有による業務効率化　など

各社が抱える社内コミュニケーションの課題

社内コミュニケーションを強化すれば、社員同士の発信が盛んになり、独自の企業文化が醸成されることがわかりました。
採用ブランディング、企業広報、社員の定着化などメリットも多い社内コミュニケーションですが、多くの企業が社内コミュニケーションに課題を抱えているのも事実です。

HRProの調査によると、企業規模を問わず約8割の企業が「社内コミュニケーションに課題がある」と感じているというデータもありました。

社内コミュニケーションに関する調査
出典：HRpro「社内コミュニケーションに関する調査」

社内コミュニケーションを阻害する要因は？

最近の新型コロナウイルスの影響で、テレワーク中の社内コミュニケーションの活性化にとくに課題を感じている企業も増えています。

ここで、日経BPコンサルティングが2020年の緊急事態宣言中に実施した調査を確認してみましょう。
コロナ禍では上司と部下の行動が見えなかったり、気軽な雑談ができないことが社内コミュニケーションを阻害しているという声が多く挙げられています。

新型コロナの影響による、企業内のコミュニケーション課題
出典：CCL.

そのほかにも、コロナ禍でテレワークを導入したことで「親睦をはかる場を持てない」「会議が出来ず指示・連絡が浸透しない」「資料や商品を共有できず意見がまとまらない」など、社内コミュニケーションが滞ってしまう要因が複数挙げられています。

社内コミュニケーションがうまくとれないと、業務に関する連携がスムーズにいかず、結果として社外とのコミュニケーションでトラブルが起きてしまうという意見もありました。

今後もウィズコロナ時代にあわせた社内コミュニケーションの施策を企画していくことが必須となっていることがわかります。

社内コミュニケーションを活性化させる施策とポイント

社内コミュニケーションを活性化させる施策とポイント

社内コミュニケーションがうまく行かなければ、新たなアイデア創出の機会や、組織的目標の一体感などが、どんどん低下してしまいます。

本章では、コロナ禍でも取り組める社内コミュニケーション活性化のための施策を複数ピックアップしてご紹介していきます。

施策1　社内イベント

社員全員が参加できるイベントから、部署ごと・少数チームに分かれて行うものなど、社内イベントの場で交流促進を図る方法です。

オンライン社内イベントのメリットや他社事例、成功ポイントを解説

施策2　社内報

事業の実績や、業界ニュース、社員の誕生日のお知らせや社員インタビューなど、社内報で定期的な情報共有を行い、社内コミュニケーションを促す方法です。

定期的に発行することで帰属意識を促進することもできますし、社員の誕生日や趣味の話題などを入れることで、社員同士の話題のネタにもなります。

紙媒体で実施するのは手間がかかるので、メルマガのようにテキストのみで流すのも良いでしょう。
社内報に掲載する内容は自由度が高いので、企画内容や発行頻度は無理ない範囲で決めてください。

施策3　社内SNS・掲示板

インスタグラムやFacebookなど一般のSNSではなく、社員限定のSNSや掲示板を活用する方法です。
SNSで身近な話題について投稿することは便利な一方で、プライベートのSNSを会社の人に見られたくない人も一定数います。
社内限定のSNSや掲示板であればプライベートと完全に切り分けることができますし、お休みの日に会社の情報を見ないよう、オンオフをはっきりさせることが可能です。

SNSや掲示板の活用は、無理に強制するとストレスを感じる人もいます。投稿頻度をルールづけるかどうかは慎重に判断してください。

施策4　1on1の実施

1on1を実施して、業務中に聞けなかった疑問・質問を解消したり、雑談でコミュニケーションを促進したりする方法です。

1on1であれば、対面でもテレワーク中でも簡単に取り入れることができます。
ただし、目的を決めずに1on1を取り入れても話しづらい社員もいますので、「今日はこんなテーマで話しましょう」「今日は業務外の何でもない話をメインにしよう」など事前に決めておくとスムーズです。

話す相手は直属の上司に限定せずに、他部署の同僚や人事、経営メンバーなど工夫してみるのも良いでしょう。

施策5　朝会や夕礼の実施

毎日の始業と終業タイミングで、朝会と夕礼を実施する方法です。

朝会の時間では、業務進捗の確認や、各部門からの社内共有などを行うことが一般的です。

余力がある企業は、当番制でその日の業界ニュース・トピックス発表を行ったり、「最近あった良い話」などテーマを設けて発表しあうのも良いでしょう。

なるべく業務連絡で終わらないように、負担にならない程度のテーマを用いて発表しあうことをおすすめします。

施策6　グループウェアの導入

社員のスケジュールや業務の進捗管理、Tod管理や会議室予約などの機能を1か所に集めたグループウェアを導入する方法です。

最近のグループウェアには社内掲示板やチャット機能、社内SNSが搭載されている場合が多いです。
グループウェアを見れば、会社や業務に関する情報が常に手に入るという点ではテレワークにも適しています。

施策7　社内部活動

社内部活動や運動会など、趣味やスポーツ活動を通して社内コミュニケーションを活性化させる方法です。

  • オンラインヨガ・ストレッチ
  • 各スポーツの任意クラブを作って活動
  • 年に1度、球技大会や運動会を行う
  • 趣味や読書の感想を言う同好会　など

ウィズコロナ時代では、リアルの運動会を実施するのは難しいかもしれませんが、オンラインでつないで趣味の話題で盛り上がる同好会であれば気軽に導入できるでしょう。
先にご説明した社内イベントと掛け合わせて、社内部活動のイベントを実施しても良さそうですね。

施策を導入するときの注意点

この章でご紹介したような、社内SNSや社内部活動などの施策を導入したにも関わらず、まったく社内コミュニケーションが活性化しなかった！というケースもあり得ます。

うまく行かない企業は、次のケースに当てはまっているかチェックしてみてください。

  • 社内SNSや掲示板など一部の人だけが盛り上がってしまった
  • テレワーク以前から、社員同士の信頼関係が悪いため施策を投じても意味がない
  • 社内コミュニケーションの目的を伝えていない　など

もともとの社員関係が希薄にも関わらず、いきなりワークショップやイベントなどの施策を投じてもあまり意味がありません。
まずは、1on1回数を増やして地道に関係構築を行う、チャットツールを導入して会話の頻度を上げるなど、自社の状況にあった施策から着手することが大切です。

また、なんとなく社内コミュニケーションの施策を行うのではなく、施策を実施する目的をきちんと共有することも忘れないようにしてください。
具体的なツールの使い方や、施策の進め方も丁寧に説明をしましょう。

当たり前のことですが、どのような人事施策も目的や取り組み方を伝えないと期待している効果はなかなか得られないものです。
焦らずに1つずつのステップを踏みながら、社内コミュニケーション施策に取り組んでいくようにしてみてください。

社内コミュニケーション活性化の他社事例

社内コミュニケーション活性化の他社事例

ここからは、社内コミュニケーションの施策を実施している企業の事例をご紹介していきます。
コロナ禍でも取り組める、テレワークに適した事例もピックアップしていきます！

事例1：離れた拠点を常時接続で社内コミュニケーション活性化

ITインフラの導入コンサルティングを行うシステージ株式会社では、各拠点をWeb会議システムで常時接続をすることで、社内コミュニケーションの質を保っています。

常時接続をしておくことで、相手の様子が分からず関係が希薄になることを防ぎ、文字では伝わりづらいニュアンスを共有することが可能です。

システージ株式会社
https://jp.vcube.com/case/15701.html

事例2：お互いの良いところを褒め合うイイネカードの導入

橋梁用伸縮装置の専門メーカーである株式会社クリテック工業では、社員同士の良かった行動を褒め合うためにイイネカードを導入し、社内コミュニケーションを活性化させています。
イイネカードとは、その名の通り、同僚の取り組みの中で「イイネ！」と思ったことを専用のメッセージカード書き留めて送り合う制度です。

同社は小規模な会社にも関わらず、今まで2000枚ものイイネカードを送りあっているそうです。

なお、テレワーク中はチャットやメールでイイネメッセージを送ることでも代用できます。

株式会社クリテック工業
https://note.com/cretec/n/na06f50b49c82

事例3：フリーアドレス制度の導入

ヤフー株式会社では、社員全員がフリーアドレス制という取り組みを行っています。
フリーアドレスにすると、一部のエリアに人が偏ってしまいWi－Fiが重たくなってしまったり、空き席を探すのに一苦労という声もあります。

しかし、フリーアドレス制を導入することでフロアーの一角や社員食堂で、社内勉強会の実施が増えたと言います。

今はコロナで出社を控えている企業も多いですが、出社ができるときこそ「社員同士の偶発的な出会い」を生めるように、オフィスの使い方を工夫するのも良いかもしれませんね。

ヤフー株式会社
https://techblog.yahoo.co.jp/advent-calendar-2016/non_territorial_office/

社内コミュニケーションに役立つサービス

社内コミュニケーションに役立つサービス

最後に、社内コミュニケーションを加速させるITツールやサービスをご紹介していきます。

サービス１：チャットツール

社内コミュニケーションを活性化させるには、日々のコミュニケーション回数を増やすことが重要です。
メールと電話のコミュニケーションだと、どうしても時間がかかってしまいます。
そこでぜひ取り入れて頂きたいのがチャットツールです。

チャットツールは、テキストでのやり取りだけでなく通話機能や顔を見ながら話せるWeb会議機能もデフォルトで搭載されていることが多いです。
チャットツールの中にタスク管理機能やスケジュール機能もセットになっているサービスもあります。

代表的なチャットツールは、Slack、ChatWork、LINEWORKSなどが挙げられます。
無料で利用できるものと、通信容量や人数で課金が必要なものがあるため、プラン比較してから導入してみてください。

Slack
https://slack.com/intl/ja-jp/

ChatWork
https://go.chatwork.com/ja/

LINEWORKS
https://line.worksmobile.com/jp/

サービス２：社内掲示板

テレワークではオンラインでのやり取りが増えますが、メールやチャットだけだと情報が流れてしまい、検索性にも欠けるため今一つです。

そこで、テレワーク中の社内コミュニケーションを活性化させるには、社内掲示板の導入もおすすめです。
社内掲示板であれば、部署ごと・チームごとなどでグループを分けて情報共有ができますし、大事な情報は速報機能で通知をしたり、コメントを残すこともできて便利です。

社内掲示板のサービスにもよりますが、既読・未読の表示や、スタンプでコミュニケーションをしやすくする機能なども搭載されています。

■サービス例
rakumoボード
https://rakumo.com/product/gsuite/board/

サービス３：チームビルディングサービス

バヅクリ

テレワーク環境下でも、オンラインでゲームやワークショップを行うことで社員同士のコミュニケーションを活性化させることが可能です。

社員同士で実施するゲームや体験コンテンツの企画を社内で行うのは非常に手間がかかりますが、チームビルディング系のサービスを使えば、常時数十種類の体験コンテンツを選ぶことができるため便利です。

また、サービスによっては当日の司会・ファシリテーターもプロに依頼することができるため、非常に手離れが良く、効率的に社内コミュニケーションを増やすことができます。

■サービス例
バヅクリ
https://buzzkuri.com/

まとめ

社内コミュニケーション活発化

社内コミュニケーションを活発化させ、社員同士の有意義なコミュニケーションを増やすには中長期的に取り組んでいく姿勢が大切です。
1回だけ社内イベントを行えばうまくいくものではないため、複数の施策を取り入れ、自社にあった社内コミュニケーションの仕組みをつくっていきましょう。

また最近は、新型コロナウイルスの影響でテレワークにも対応できる社内コミュニケーション施策を求める企業も増えています。
テレワークでは対面よりも交流がしづらいこともありますが、Webツールをうまく用いればゲーム感覚で楽しく社員交流ができる場合もあります。

1つの手法に限定せず、ぜひさまざまな社内コミュニケーションの手法を試していってください。