「テレワーク中も離れた社員とコミュニケーションをスムーズにとりたい」「社内コミュニケーションを活性化させて事業を促進したい」と考えていませんか？
事業の発展には社内コミュニケーションの活性化が重要とわかっているものの、社内のコミュニケーションに課題を感じている企業は多いです。
今回は、社内のコミュニケーションをスムーズに進めるために欠かせない、社内コミュニケーションツールについて取り上げます。
社内コミュニケーションツールの重要性や導入メリットを確認したうえで、おすすめのコミュニケーションツールをご紹介します。
目次
社内コミュニケーションツールとは
社内コミュニケーションツールとは社員同士のやり取りをスムーズに行うためのデジタルツールです。
従来は、メールや電話でのコミュニケーションが一般的でしたが、デジタル化が進み、多様な社内コミュニケーションツールが誕生しています。
社内コミュニケーションツールの基本機能
社内コミュニケーションツールの機能は、 チャットや社内SNS、グループウェアなどが代表的です。
ツールによってはチャットに加え、タスク管理や進捗管理などの機能も兼ね備えています。
テキストコミュニケーションがメインのものや、絵文字やスタンプを用いてコミュニケーションを活性化させるもの、音声通話やWeb会議機能が備わったものもあります。
基本機能の例
- チャット機能
- 通話機能
- グループ通話機能
- Web会議システム
- タスク管理
- 進捗管理
- スケジュール管理
- 社内SNS
- ファイル共有
社内コミュニケーションの重要性
社内コミュニケーションとは、社員同士で行われる会話や情報伝達のことです。
コミュニケーション方法は対面で直接行うものと、オンライン上で行うものに分けられます。
社内コミュニケーションは、業務上の伝達ミスを防いだり、社員同士の良いアイデアや意見を出し合ったりするために欠かせないものです。
業務に関わる情報を適切なタイミングで共有しながら、チーム一丸となって組織の目標達成を目指すために社内コミュニケーションは重要です。
なぜ社内コミュニケーションに課題を抱えているのか
社員同士の情報共有をスムーズに行い、事業を拡大させていくためには社内コミュニケーションが欠かせません。
ほとんどの企業で社内コミュニケーションの重要性を理解しているにも関わらず、実は7割近い企業が社内コミュニケーションに課題を抱えているとわかりました。
HRproが2019年に発表した「社内コミュニケーションに関する調査」によると、社内コミュニケーションに課題を抱える理由は以下の通りです。
コミュニケーションを阻害している要因
1位 管理職のコミュニケーション力
2位 組織風土・ 社風
3位 社員のコミュニケーション力
4位 経営層のコミュニケーション力
5位 対面コミュニケーションの減少
6位 会議・ミーティングの運営方法・内容
7位 ITツール依存
8位 食事会・飲み会の減少
9位 雇用形態の多様化
10位 働き方の多様化（フレックス・テレワークなど）
社内コミュニケーションを阻害する要因は必ずしもテレワークやフレックスなどの働き方に起因するものではありません。
多くの場合、管理職や経営層、社員本人のコミュニケーション力が要因となっているようです。
このことから社内コミュニケーションを活性化させるためには、従業員向けのコミュニケーション研修や対面コミュニケーション、食事会などの減少をカバーする社内コミュニケーションツールの導入が必須でしょう。
社内コミュニケーションツール導入のメリット
社内コミュニケーションツールを導入すると次のようなメリットが得られます。
非対面コミュニケーションの情報共有スピードが上がる
社内コミュニケーションツールを活用すれば、スピード感のある情報共有が可能になります。
在宅テレワーク中の社員が混在していても、社内コミュニケーションツールがあれば気軽に声かけができるメリットがあります。
新型コロナの影響で非対面型の業務体制をとっている企業は、社内コミュニケーションツールの導入が必須と言えるでしょう。
社内情報やコミュニケーションのログを一元化できる
社内コミュニケーションツールには様々な情報が蓄積されるため、業務に必要な情報やファイル、社員同士の会話などを全て一箇所に集約することができます。
チャットやり取りに画像や資料のファイルを添付することもできて、同時にタスク管理をすることも可能です。
社内コミュニケーションツールひとつあれば、情報が散らばらず、コミュニケーションに関するログをすべて一元化できる魅力があります。
コミュニケーション機会が増える
社内コミュニケーションツールを活用すれば自然とコミュニケーション機会が増えるでしょう。
電話やメールのコミュニケーションに比べて、短い文章やスタンプなどでやり取りできるチャット形式であれば、会話のキャッチボールの質もあがりコミュニケーション機会が増大します。
コミュニケーション手法にストレスがなければ、上司に対する報連相もしやすくなり、伝達ミスを防ぐことができるでしょう。
これらのメリットを総合的に見ていくと、コミュニケーションが良好になることで事業が円滑に進み、組織活性化が目指せると考えられます。
社内コミュニケーションツールの選定ポイント
企業にさまざまなメリットをもたらしてくれるコミュニケーションツールですが、自社にあったツールを選定しなければ、導入効果が得られにくくなってしまいます。
ここからは社内コミュニケーションツールを選定するポイントをまとめていきます。
社員から見た使いやすさ
社内コミュニケーションツールを使う当事者から見て、使いやすいかどうかを正しく判断する必要があります。
よくありがちなミスとして、導入を推進する管理職や人事担当者だけでツールを選定してしまった結果、実際に使う人の意見が反映されていないケースです。
社内コミュニケーションツールを選定する時、費用面ももちろん重要ですが、最も大事なのはツールを使う本人が使いやすいものを選ぶことと覚えておきましょう。
- 必要な機能は備わっているか
- パソコンやスマートフォンなど複数のデバイスに対応しているか
- テキストリンクの貼り付けや資料共有の仕方、スタンプや絵文字の充実さ
など、実際に使う人の目線で社内コミュニケーションツールを選び取りましょう。
おすすめの社内コミュニケーションツール10選
ここからは、おすすめの社内コミュニケーションツールを10個取り上げてご紹介します。
1. zoom
Zoom Meetingsとは、高品質なビデオミーティングができるコミュニケーションツールです。
新型コロナウイルスの流行が加速した2020年ごろから注目が高まり、多くの企業の社内MTGやWebinar、オンライン研修などで活用されています。
料金：基本機能無料。大規模MTGや40分を超える利用の場合は、月額2000円～。
https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/
2. Chatwork
中小企業向けのビジネスチャットとして、30万社以上が導入しているチャットツールです。
デザインや機能がシンプルで使いやすく、チャットツール初心者におすすめです。
料金：基本機能は無料。 ビジネスアカウントは月額500円～。
https://go.chatwork.com/ja/
3. Slack
アメリカのSlack Technology社が開発しているビジネスチャットツールです。
チャンネルと呼ばれるグループチャットを作成すればメールのように cc をつけて送信する手間が省けます。
通知設定のカスタマイズも可能で、自分宛のメッセージのみ通知させる、特定の時間に一切通知をさせないなど、柔軟に設定ができます。
料金：基本機能は無料。プロプランは月額850円～。
4. LINE WORKS
コミュニケーションアプリの LINE が提供するビジネス向けのコミュニケーションツールです。
日常的に使い慣れたLINEであれば、社内で使い方を教育する手間が省けます。
料金：基本機能を無料。ライトプランは月額300円～。
https://line.worksmobile.com/jp/
5. Confluence
Confluenceは、コンテンツコラボレーションツールとして社内の情報共有に活用されています。
チャットでのやり取りではなく、Wordのような仕様のページに情報を書き込み、コンテンツをストックすることができます。
料金：基本機能は無料。月額600円～。
https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
6. Talknote
Talknoteは通常のチャット機能だけでなく、組織活性スコアという独自の指標から組織コンディションを診断したり、タスク管理や予約投稿など多数の機能が備わっています。
料金：問合せ
https://talknote.com/
7. Microsoft Teams
チャット、通話、ビデオを使ったコミュニケーションを始め、ドキュメント、写真、ビデオ、チャット履歴などにいつでもアクセスし、コラボレーションできるグループウェアです。
料金：基本機能は無料。月額540円～。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
8. Google Workspace
GmailやGoogle Meet、Googleドキュメントなど多様なアプリケーションを展開している、ビジネス向けのグループウェアです。
Microsoft Teamsと同様に、チャット、通話、ビデオを使ったコミュニケーションやオンラインでの共同作業に適しています。
料金：ビジネス利用の場合、月額680円～。
https://workspace.google.co.jp/intl/ja/
9. Dropbox Business
業務で利用する画像や動画、資料などのファイルをすべて一か所に保存し、チームで管理できるツールです。
料金：月額1250円～。
https://www.dropbox.com/ja/business
10. incentive point
同僚やお世話になっている相手に、気軽にサンクスポイントを送って感謝を伝えられるコミュニケーションツールです。
部下への行動評価、プロジェクトの達成など、さまざまなシーンで感謝のコミュニケーションをとることができます。
料金：問合せ
https://bs.benefit-one.co.jp/incentivepoint/
社内コミュニケーションをさらに活性化させるには
社内コミュニケーションツールの導入に加えて、よりコミュニケーションを活性化させるためには、オンラインで完結できるチームビルディング研修がおすすめです。
バヅクリ株式会社のチームビルディングサービス「バヅクリ」は、遊び要素をふんだんに取り入れた独自の研修カリキュラムを提供しています。
テレワーク中の社員も気軽に参加ができて、チーム内のコミュニケーションを高めるコンテンツが充実しています。もちろん対面（オフライン）でも実施することができます。
社内コミュニケーションツールを導入するだけでは物足りない企業は、併せて活用してみてはいかがでしょうか。
社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点
最後に社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点をご紹介します。
導入担当者から車内全体に社内コミュニケーションツールの導入背景や使用方法を周知しなかったり、ツールの使い方に関するルールを整えなかったりしたため、導入失敗に終わった事例もあります。
使い方が分からなくて使いこなせない人がいる、一部の社員だけが使っているといった状態は意味がありません。
社内コミュニケーションツールを導入する際は、使用目的を明確にし、車内全体に使い方やルールを丁寧に説明するようにしましょう。
まとめ
社内コミュニケーションは企業の発展に欠かせない重要な要素です。
社内コミュニケーション活性化させるためには、チャットや画像・動画ファイルなどのやり取りがスムーズになるコミュニケーションツールの導入をおすすめします。
社内コミュニケーションツールには、チャットやファイル共有機能だけでなく、タスク管理やグループウェア機能の備わったものもあるため、用途に合わせて選んでみましょう。
もし管理職や経営層、従業員たちのコミュニケーション力に不安がある場合は、コミュニケーション力を高めるバヅクリの研修を試してみてはいかがでしょうか。
