オフサイトミーティングとは？場所の選び方・準備に必要なこと・実施事例を解説

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リモートワークの普及や働き方の多様化は、私たちの働き方を大きく変えました。しかし、一方で、チームメンバー間のつながりや一体感が薄れるという課題も浮上しています。

そのようなコミュニケーションの変化に伴い、チームワークを強化し、より良い成果を生み出すための『オフサイトミーティング』が注目されています。

従来の社内会議とは異なり、非日常的な空間で行うオフサイトミーティングは、集中力や創造性を高め、チームの結束力を強める効果が期待できます。

この記事では、オフサイトミーティングを成功させるための基礎知識から、具体的な計画手順、場所選びのポイント、そして成功事例までご紹介します。

オフサイトミーティングとは

オフサイトミーティングとは、通常の会議室や事務所ではなく、別の場所で行われるミーティングのことです。

リラックスした雰囲気の中で自由な発想を促し、チームビルディングやコミュニケーション活性化、新規アイデア創出などを目的とするケースが多く見られます。

1泊2日で実施するケースもあり、その場合は研修合宿とも呼ばれています。

研修合宿について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

研修合宿のすべてがわかる！目的別のコンテンツ・準備の手順・合宿スケジュール例まで紹介

メリットとデメリット

オフサイトミーティングのメリット

集中力・生産性の向上

オフィスでは、電話やメール、急な来客など、様々な業務に中断されがちです。オフサイトミーティングではそういった妨げがありません。また、非日常的な空間が新しい発想や創造性を刺激し、活発な議論を生み出す効果も期待できます。普段とは違う環境に身を置くことで、参加者の心理的な切り替えが起こり、より高いパフォーマンスを発揮できるのです。

チームワーク・コミュニケーションの強化

普段とは違う環境での共同作業やレクリエーションを通して、参加者同士の相互理解が深まり、一体感が生まれます。オフィス内では部署や役職の違いから、コミュニケーションが取りづらいこともありますが、オフサイトミーティングでは平等な立場で交流できます。また、普段は話す機会の少ない社員同士が、親睦を深められる点も大きなメリットです。こうした効果は、その後の業務における円滑なコミュニケーションやチームワーク向上に繋がります。

企業文化・ビジョンの浸透

オフサイトミーティングは、経営層からのメッセージを直接伝えたり、社員全体でビジョンを共有したりする良い機会となります。日常業務に追われていると、会社の方向性や目標が見えにくくなることがありますが、オフサイトミーティングでは、企業の価値観や将来像を再確認できます。また、社員同士が自由に意見交換することで、会社への理解や共感が深まります。こうした共通認識を持つことで、社員のエンゲージメントや帰属意識を高める効果も期待できます。

オフサイトミーティングのデメリット

時間と手間がかかる

オフサイトミーティングの企画から実施まで、多くの時間と労力を要します。会場の選定、プログラムの作成、参加者の調整など、準備段階で様々なタスクが発生します。特に、大規模なイベントの場合、専任の担当者を置く必要が出てきます。また、開催当日も、運営や進行に人手が必要です。こうした時間と手間は、通常業務に加えて発生するため、社員の負担増につながる可能性があります。

業務が滞る可能性がある

オフサイトミーティングに参加する社員は、その間、通常業務を離れることになります。特に、主要メンバーが長期間不在になると、業務の進捗に影響が出ることがあります。また、参加者が多い場合、社内の人手不足が懸念されます。こうした業務の停滞は、会社全体のパフォーマンスを下げる要因になりかねません。オフサイトミーティングの実施時期や期間、参加者の選定には、十分な配慮が必要です。

費用がかかる

オフサイトミーティングを実施するには、会場費、交通費、宿泊費、飲食費など、様々なコストがかかります。特に、大人数での開催や、長期間に渡る場合は、費用が高額になる傾向があります。また、外部の会場を利用する場合、機材やサービスの追加料金が発生することもあります。こうしたコストは、企業の規模や予算状況によっては、大きな負担となる可能性があります。

オフサイトミーティングを計画する手順

1. 目的の明確化

オフサイトミーティングを開催する目的を明確にしましょう。

・何を達成したいのか？

・どのような成果を期待するのか？

などを具体的に定めることが重要です。

目的例

・新規事業アイデアの創出

・チームビルディング、結束力の強化

・社員間のコミュニケーション活性化

・顧客満足度向上のための戦略立案

目的が曖昧なままでは、効果的なプログラムやスケジュールが立てられなかったり、参加者の理解が得られなかったりする恐れがあります。

2. 参加者の決定

目的に最適な参加者を決定しましょう。

・誰が参加することで目的を達成できるのか？

・参加者同士の関係性や立場は？

などを考慮しましょう。

例えば、新製品の開発を目的とする場合は、開発部門だけでなく、マーケティング部門や営業部門の担当者も参加することで、多角的な視点からのアイデア創出が期待できます。

3. 日程・場所の決定

参加者のスケジュールを調整し、開催日時と場所を決定します。

場所選びのポイント

アクセス：参加者にとって負担が少ない場所を選ぶ

会場規模：参加人数に合った広さであるか

設備：会議に必要な機材（プロジェクター、スクリーン、ホワイトボードなど）が整っているか

雰囲気：目的に合った雰囲気（開放的、リラックスできる、格式高いなど）

予算：会場費が予算内におさまるか

4. 内容・プログラムの企画

目的達成のために、具体的な内容やプログラムを企画します。

会議：現状分析、課題共有、目標設定、アイデア出しなど

ワークショップ：グループワーク、ブレインストーミング、アイデアソンなど

レクリエーション：チームビルディングゲーム、アウトドア体験など

懇親会：食事会、立食パーティーなど

参加者の集中力を持続させるためにも、会議やワークショップだけでなく、リラックスできる時間やアクティビティを適度に盛り込むことをおすすめします。

5. 予算計画

必要な費用項目を洗い出し、予算計画を立てます。

会場費・飲食費・移動費・宿泊費・資料作成費・備品費など発生が見込まれるすべての経費を洗い出し、総額を算出します。

予算の上限があれば、優先順位をつけて費用を抑える工夫が必要です。一方で、過度に経費を削ることは質の低下につながる恐れがあるため、バランスを考慮する必要があります。

6. 準備

当日の運営がスムーズに行われるよう、必要な準備を行います。

会場設営・資料作成・備品準備（名札、筆記用具、アンケート用紙など）・タイムスケジュール作成・役割分担・参加者への事前連絡（持ち物、集合時間、会場へのアクセスなど）など、当日の運営をスムーズに進められるよう万全の体制を整えましょう。

7. 当日運営

円滑な運営のために、タイムスケジュールや役割分担などを事前に決めておきます。

また、参加者の安全や健康に配慮し、緊急時の対応策を準備しておくことも忘れてはいけません。当日は、柔軟な対応とともに、参加者の反応を見ながら、臨機応変に進行を調整することが求められます。

8. 開催後の効果検証

オフサイトミーティング後には、アンケートなどを実施し、効果検証を行いましょう。

・目標は達成できたか？

・参加者の満足度は？

・改善点はあるか？

次回以降のオフサイトミーティングをより効果的なものにするために、反省点や改善点をまとめることが重要です。

オフサイトミーティングの企画のコツ

オフサイトミーティングを成功に導くためには、企画段階での工夫も重要です。参加者満足度を高め、目的を最大限達成するために、以下の3つのポイントを押さえましょう。

1. 参加者に応じたプログラム設計

オフサイトミーティングを成功させるためには、参加者一人ひとりの個性や期待に応えるプログラム設計が不可欠です。

参加者の属性として、年齢層、性別、役職、経験値、性格など、様々な要素が考えられます。また、参加者のニーズについては、事前にヒアリングを行うことで、より具体的な情報を得ることができます。「何を学びたいのか」「どのような体験を期待しているのか」といった質問を通して、参加者の興味関心や目標を明確にし、プログラムに反映させましょう。

以下に属性別のプログラム設計の例をご紹介します。

経営層向け

内容：長期的なビジョン策定、新規事業のアイデア創出、組織文化改革など、組織全体の戦略に関わるテーマが効果的です。

形式：フォーラム形式、ケーススタディ、グループディスカッションなど、思考を深め、多様な意見を引き出す形式が適しています。

場所：高級ホテルの会議室や自然豊かなリゾートなど、格式ある落ち着いた雰囲気の場所がおすすめです。

例：未来の市場環境を予測し、自社の戦略を立案するワークショップ。

若手社員向け

内容：チームビルディング、コミュニケーションスキル向上、キャリアパス設計など、個人の成長とチーム連携を促進するテーマが効果的です。

形式：ロールプレイング、グループワークなど、参加型の形式がおすすめです。

場所：コワーキングスペース、アウトドア施設など、カジュアルで開放的な雰囲気の場所がおすすめです。

例：チームで協力して課題を解決する脱出ゲーム。

各々の強みを活かしてチーム目標を達成するワークショップ。

ミドルマネージャー向け

内容：リーダーシップ開発、部下育成、目標設定など、中間層の役割に焦点を当てたテーマが効果的です。

形式：ワークショップ、グループワーク、ロールプレイングなど、実践的なスキルを習得できる形式が効果的です。

場所：カジュアルな雰囲気で意見交換ができるカフェやコワーキングスペースがおすすめです。

例：部下の成長を促すための具体的な行動計画を立てるワークショップ。

専門部署向け

内容：専門知識の共有、新たな技術の習得、部門間の連携強化など、専門性の高いテーマが効果的です。

形式：プレゼンテーション、グループディスカッション、ケーススタディなど、知識を深め、情報交換できる形式が効果的です。

場所：専門的な設備が整っている会議室や、研究施設がおすすめです。

例：各メンバーが最新の研究成果を発表し、相互にフィードバックを行うセミナー。

2. 柔軟なスケジュール変更

オフサイトミーティングでは、予期せぬトラブルが起こる可能性があります。天候の急変による移動の遅延、設備のトラブル、参加者の体調不良など、様々な事態が想定されます。そのため、スケジュールにある程度の余裕を持たせておくことが大切です。

柔軟なスケジュール変更ができるように以下のような準備をしておくと良いでしょう。

緊急時の対応

予備のプログラムを用意しておく（天候不良時の室内アクティビティなど）
連絡体制を確立しておく（緊急連絡網、参加者への連絡方法など）
柔軟に対応できるよう、スタッフを配置しておく

時間の有効活用

プログラム間の休憩時間を短縮する
参加者同士の交流時間を設ける
フィードバックの時間を設ける

スケジュール管理ツール

Googleカレンダー、Microsoft Teamsなど、共有可能なスケジュール管理ツールを活用し、リアルタイムで情報を共有する

3. スムーズな進行

円滑な進行のために、議論をリードするファシリテーターを立てましょう。

ファシリテーターは、参加者全体を俯瞰して見て、状況に応じて柔軟に対応できる人物が適任です。プロのファシリテーターを外部に依頼することもできますし、社内の人材を育成することも可能です。いずれの場合も、議事進行の技術だけでなく、テーマや参加者に関する深い理解が求められます。

ファシリテーターの役割

議論の活性化：質問を投げかける、意見をまとめる、異なった視点からの意見を求めるなど
時間管理：各議題の時間配分を適切に行う
雰囲気作り: 参加者全員が発言しやすい雰囲気を作る

ファシリテーターの選定

コミュニケーション能力が高い
各テーマに関する知識がある
中立的な立場を保てる

スムーズな進行のための事前準備

参加者への事前アンケートを実施し、興味関心や期待を把握する
議事進行のシナリオを作成する
必要に応じて、資料や道具を準備する

これらのポイントを踏まえることで、より有意義で効果的なオフサイトミーティングを実現できるでしょう。

オフサイトミーティングにおすすめの場所・サービス紹介

タイプ別の場所紹介

貸し会議室

都心の高級ホテルや専門の会議施設などに設置された会議室は、オフサイトミーティングに最適な環境を備えています。プロジェクターやホワイトボード、高速Wi-Fiなどの設備が整っており、集中した議論や作業に適しています。短時間の効率的な会議から、1日がかりのワークショップまで幅広く対応可能です。アクセスの良さも大きな利点です。

ホテル

リゾート地のホテルや旅館などでは、宿泊を伴うオフサイトミーティングを開催できます。都会から離れた閑静な環境で、メンバー同士の交流を深めながら、じっくりと議論に専念できます。大人数を収容可能な大会議室や、中小規模の部屋もあり、ニーズに合わせて選べます。宿泊と会議の一体型プランがある施設もあるため、手配の手間が軽減されます。

コワーキングスペース

オフィス街に点在するコワーキングスペースは、気軽に利用できるオフサイトミーティングの場所として活用できます。創造的なデザインや開放的な作業空間となっている場合もあり、新しいアイデアを生み出す刺激にもなります。会議室のほか、カフェスペースなどもあり、用途に合わせて場所を使い分けられます。時間単位での柔軟な料金体系も魅力です。

レンタルスペース

一軒家やゲストハウス、イベントホールなどのレンタルスペースを利用するのも一案です。ユニークでくつろげる雰囲気が参加者の創造性を刺激し、発想の転換が期待できます。さらにスペースをレイアウト次第でカスタマイズ可能なため、目的に合わせた使い方ができるのが利点です。プライベート感のある空間で、リラックスした環境が得られます。

質を高めるサービス紹介

ケータリングサービス

オフサイトミーティングの運営を効率化するため、ケータリングサービスを活用するのがおすすめです。飲食の手間が省け、参加者は会議に専念できます。食事の質が高いことで、リフレッシュやモチベーション維持にも役立ちます。ドリンクサービスなども合わせて利用できるため、長時間の会議でも集中力が持続しやすくなります。

アクティビティプログラム

チームビルディングを目的とするオフサイトミーティングでは、レクリエーションなどのアクティビティプログラムを取り入れるのがよいでしょう。例えば体を動かすアクティビティでチームワークを養ったり、自然体験プログラムで気分転換を図ったりと、様々な選択肢があります。プログラムの実施を委託できるサービスもあり、企画の手間が省けます。

ファシリテーションサービス

建設的な議論を促進し、オフサイトミーティングを効果的に運営するためには、ファシリテーターの力が不可欠です。プロのファシリテーター派遣サービスを利用すれば、経験豊富なファシリテーターに任せられるため、スムーズな進行が期待できます。また、中立的な立場から、公平な議論を導いてくれるでしょう。

このように、目的やニーズに合わせて、適切な場所やサービスを組み合わせることで、より効果的なオフサイトミーティングの開催が可能になります。

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オフサイトミーティングの事例

株式会社SPC様

目的

MVV策定: 会社のミッション、ビジョン、バリュー（MVV）を策定するための合宿。

内容

集中議論：MVV策定に向けた議論を長時間行う。
休憩：校庭で竹馬やキャッチボールなど、体を動かすことでリフレッシュ。

効果

MVV策定の円滑化：集中して議論することで、MVVを効果的に策定できた。
創造性の向上：リフレッシュすることで、新たなアイデアが生まれやすくなった。
チームワークの強化：共通の目標に向かって協力し、チームワークが深まった。

株式会社SPC様は、OUTWORK木更津でMVV策定合宿を行い、高い満足度を得ました。集中して議論を行いながらも、自然の中でリフレッシュすることで、創造性を高め、チームワークを強化することができました。OUTWORK木更津の施設が、MVV策定という重要なミッションを成功させる上で大きな役割を果たしたと言えるでしょう。

詳細：https://note.com/ci_outwork/n/nab9406dcdce2

株式会社ココナラ

目的

チームビルディングの強化：新規メンバーの加入によるチームの活性化と、既存メンバーとの連携強化。
課題解決能力の向上：チーム内で抱える課題を共有し、改善策を検討する。

内容

カタカナーシ（ゲーム）：カタカナ語を説明しあうゲームを通じて、多様なバックグラウンドを持つメンバー間のコミュニケーションを活性化。
課題改善企画：アンケート結果を基に、チームで課題を洗い出し、改善策を提案。
コードネーム（ゲーム）: チーム対抗の暗号解読ゲームを通じて、メンバーの相互理解を促進

効果

コミュニケーション活性化：様々なゲームを通じて、メンバー間のコミュニケーションが活発になり、相互理解が深まりました。
課題解決意識の向上：チームで課題を共有し、改善策を検討することで、課題解決に対する意識が高まりました。
チームの一体感向上：共通の体験を通じて、チームの一体感と帰属意識が向上しました。
組織への貢献：オフサイトで得られた知見を活かし、組織全体の課題解決に繋がる取り組みが開始されました。

詳細：https://zenn.dev/coconala/articles/bf1fbae6d1b14e

株式会社SocialDog

目的

チームビルディングの強化：フルリモート勤務のメンバー間のコミュニケーションを深め、一体感を醸成する。
企業文化の浸透：会社のバリューを再確認し、社員一人ひとりがバリューを実践できるようにする。
未来への共創：チームで未来のビジョンを共有し、組織全体の成長に繋がるアイデアを創出する。

内容

自己紹介とアイスブレイク：新規メンバーの歓迎と、チーム全体のアイスブレイクを実施。
バリューに関するワークショップ：会社のバリューを再確認し、個人の行動と照らし合わせ、改善点を見つける。
未来のビジョンワークショップ：チームで5年後の会社像を描き、実現するための具体的なアクションを検討する。
懇親会：食事を楽しみながら、普段話せないメンバーとの交流を深める。

効果

コミュニケーションの活性化：普段顔を合わせないメンバーとの交流を通じて、コミュニケーションが活発になり、関係性が深まった。
企業文化の浸透：会社のバリューを再確認することで、社員一人ひとりがバリューを実践する意識が高まった。
チームワークの強化：チームで協力して課題解決に取り組むことで、チームワークが強化された。
未来への共創：チーム全体で未来のビジョンを共有し、組織全体の成長に繋がるアイデアが創出された。

詳細：https://www.wantedly.com/companies/socialdog/post_articles/917603

まとめ

オフサイトミーティングには、日常から離れることで創造性を高め、チームの絆を深める効果が期待できます。しかし、準備不足や運営の失敗で無駄な時間とコストを費やしてしまう可能性もあります。本記事で解説したように、明確な目的設定、参加者特性に合わせたプログラム設計、適切な場所・サービスの選定が成功のカギとなります。オフサイトミーティングを上手に活用することで、イノベーションの創出、組織活性化などの成果が期待できるでしょう。オフィスから離れた場所でリフレッシュしながら熱心に議論を重ね、会社の発展に向けた新たな一歩を踏み出しましょう。