みなさんが所属する組織や会社の中には、国内や海外に複数の活動拠点を持ち、物理的に距離が離れた場所で働く同僚とコミュニケーションを取りながら業務を行う機会があるところもあるでしょう。
別々の拠点で働く人同士で一つの仕事をすすめる難しさに直面した経験を持つ方もいらっしゃると思います。
また、リモートワークが促進されて非対面での業務が今まで以上に増えたことにより、電話やメールでのコミュニケーションに不自由さ、そしてそれによる業績へ不安を抱えている方もいらっしゃるかもしれません。
拠点間コミュニケーションをスムーズに進めるためにはどうしたら良いのか。また、そもそも拠点間コミュニケーションを活性化する必要はあるのか。
そんなお悩みにお答えすべく、拠点間コミュニケーション促進のためのポイントや施策、事例をご紹介します。
目次
拠点間コミュニケーションのメリット｜売上にも影響がある？
まずは、拠点間コミュニケーションが促進されるとどのようなメリットがあるのかについてご説明します。
生産性の向上
重要な要素の一つが、生産性の向上です。コミュニケーションが普段から行われていると、顔も知らない相手とやりとりする場合と比べてコミュニケーションロスが発生しにくいため、余計な労力やコストがかからず、結果的に各々の生産性の向上に繋がります。
信頼関係が深まる
別拠点の同僚のことを知る機会があることで、相手のことをよく知っている状態になり、信頼関係が構築されます。相互に信頼しあっている状態では、仕事上のストレスも少なくなります。
スキルアップ
拠点間の交流が活発になり、業務のノウハウや情報交換が頻繁に行われるようになると、双方の拠点の社員のスキルアップに繋がります。その結果、個々人のパフォーマンスが上がり、拠点や全社的な業績の向上に寄与すると言えます。
上記のように、拠点間コミュニケーションが促進されることで社員や会社に様々なメリットがもたらされるため、積極的に多拠点の交流を進めていくとよいでしょう。
拠点間コミュニケーションを促進させる施策
拠点間のコミュニケーション促進は、様々なメリットをもたらすことがおわかりいただけたかと思います。
続いては、どのようにすれば拠点間コミュニケーションが促進されるのか。その具体的な施策についてご紹介します。
社内イベント
一般的かつ効果的な手法としては、社内イベントがあります。懇親会や親睦会、忘年会、社員旅行、お花見やバーベキュー、また社員旅行など、普段の業務から離れて社員同士がコミュニケーションをとることができる良い機会となります。
こうしたイベントのタイミングでは、あらかじめ日程を合わせることで複数の拠点の社員が一同に会すことができるため、拠点間交流を促進するよい施策となるでしょう。
社内SNSの活用
社内専用のSNSを採用して、複数拠点に勤務する社員同士の交流を促進する方法もあります。社内SNSで情報を発信することで、他拠点で起きていることをリアルタイムで知ることができたり、同僚の業務内容やどんな顔をしているのかを知ることができます。
また、SNSに投稿した内容を話題にできるため、より自然に気楽にコミュニケーションを取ることができます。
形だけにならないように運用を工夫する必要はありますが、拠点や部署を横断して日常的な交流機会を提供することができます。
オンライン会議
テレワークや拠点間コミュニケーションは、チャットやメールなどテキストベースでも成立はしますが、オンライン会議で相手の顔を見てリアルタイムでやり取りをすることでより深いコミュニケーションが成立します。
表情や仕草など、言語以外の情報のやり取りも発生するため、より円滑に交流が進むでしょう。
おすすめのコミュニケーションツール
オンラインで拠点間コミュニケーションを取る際のおすすめのツール・サービスについても簡単にご紹介します。
チャットツールとしてはChatwork、slackなどがあり、オンラインミーティングツールとしてはzoom、Googlemeetなどが有名です。
また、手軽にオンラインでコミュニケーションを促進するサービスとして、オンラインチームビルディングサービス「バヅクリ」があります。
バヅクリでは、テレワークで失われがちな“社員同士のつながり“、”オフコミュニケーション“、”部門横断的な接点“を、アソビを通じたワークショップで創り出し、モチベーションとエンゲージメントを向上させることができます。
バヅクリのプログラムの一部をご紹介します。
クイズバトル
思わず間違えてしまう雑学4択クイズや、頭を捻らないと解けないような記述クイズを、グループで挑戦する、レクリエーション型プログラムです。
おえかきキャリアデザインワークショップ
今後の自身の変化やなりたい姿を絵で描き、それを元にグループごとに深堀りやフィードバックを行うプログラムです。将来の目標を改めて再認識し、現状の悩みをクリアにし、最後に今後実践したいアクションを言語化することで、仕事に対するモチベーションの向上を図ります。絵を元にした対話を通じて、相互理解のある関係性を構築します。
お互いを知れるオンライン焚き火
癒やし効果やリラックス効果が得られる「焚き火」をオンラインで囲んで、参加者同士が本音で語り合うプログラム。
やりたいこと、不安に思っていること、悩みを共有することで、参加者同士の相互理解とモチベーションを高めることができます。普段の会話の中では出てこない心の内を焚き火で引き出し、本音で腹を割って対話する場を創ることができます。
拠点間コミュニケーションに取り組む企業事例
オンラインレクリエーション
コロナの影響で毎年実施していたオフラインでのレクリエーションの代わりに、オンラインレクリエーションを実施した事例です。
多拠点間の交流がオンラインで実現し、楽しみながら違う部署や拠点の人とコミュニケーションが取れ、新入社員の帰属意識も強まりました。
参考：多拠点間で組合員同士がつながるオンラインレクリエーション
バヅクリ
拠点間モニターの設置
複数の拠点間を繋ぐ、常設のモニターを設置した事例です。広画角のモニタを利用することで、より臨場感のある双方向のコミュニケーションを実現しています。
参考：デザインと開発の責任者が考える、複数拠点における関係性構築とコミュニケーションの在り方
wantedly フラー株式会社
ノーディスタンス・オフィス
こちらも、各拠点の様子をモニターに写し、双方の雰囲気を共有できるようにしている事例です。常時他拠点の様子をモニターで見ることを可能にすることで、より近くに身近に感じられ、ふとした時にすぐにコミュニケーションが取れるようになりました。
参考：【社内事例】複数拠点間のコミュニケーションを円滑にするノーディスタンス・オフィス
株式会社インデックスビジネスサービス
まとめ
従来のように、一箇所に全社員が集まって働くだけでなく、複数の拠点間で働くことは今後主流になっていくでしょう。そのため、早めの対策を心がけることをおすすめします。
ご紹介してきたようにデジタル化やDX化を推進していくことにより、拠点間の交流が促進され、ノウハウや情報の交換が円滑に進むことで各拠点ともパフォーマンスが出やすくなり、企業全体の売上拡大や従業員満足度の向上に繋がるでしょう。
