なぜテレワークにより生産性が低下？原因や生産性向上の対策を解説

昨今、新型コロナの影響や働き方改革により、テレワーク・リモートワークの導入を検討している企業が増えてきています。しかし、リモートワークでは社員の生産性が低下してしまうのではないかと不安を抱いている経営者や人事の方も多いと思います。

本記事では、リモートワークで実際に生産性は低下するのか、生産性が低下しないためにはどうしたらいいのかなどについてご紹介します。

テレワークにおける課題

テレワークにはさまざまな課題が

実際にテレワークには、様々な課題が存在します。どのような側面で問題が生じる可能性があるかを見ていきましょう。

1. プロジェクトやタスクの進行管理

オフィスで対面でコミュニケーションを取っている際は、比較的いつでも気軽に進捗確認ができたり、遅れが生じている際にはすぐに共有できたりと、チームメンバーのタスクの進捗を管理できました。

しかしテレワークになると、対面環境と比べると気軽なコミュニケーション機会が減少するため、そうした業務進捗に関する情報が入りにくくなります。
結果、今までは問題なくできていたプロジェクト管理も、遅れや問題が生じやすくなってしまう可能性があります。

2. 労働・勤怠管理

テレワークにおける労働・勤怠管理は、社員の自己申告となることが多いです。そのためオフィスの場合と違い、実際には働いているにも関わらず稼働を報告せずに隠れ残業が嵩み、労働過多になってしまう危険性もあります。
また、社員はサボっていると思われることを避けるためになかなか休憩も取りづらいケースも多く、健康面での悪影響が懸念されます。

3. 人事評価

テレワーク中では、人事評価も今までと異なります。
従来では、仕事ぶりが目で確認できたため、業務の過程や頑張りなども評価することができましたが、テレワークとなると基本的に成果やアウトプット、結果での判断がメインとなります。そのため、定量的に成果を図りにくいバックオフィスなどの部署では、評価が厳しくなり、不公平感を生み出してしまう可能性もあるため注意が必要です。

4. 社員教育

新入社員の教育における問題もあります。
オンライン環境では、従来のように細かく手順を示しながら教えることができません。
教えてもらう側としても、気軽に質問できる機会が減少してしまうため、業務キャッチアップに大きく影響を受けることとなります。

5. 帰属意識の低下

リモートワークでは、自宅やカフェなどで業務することが一般的なため、周囲に同じ組織のメンバーがおらず、組織の一員としての認識が薄くなりがちです。
結果、会社や部署への帰属意識が低くなってしまい、離職リスクが増大します。

6. セキュリティ

セキュリティでの問題も存在します。
在宅やカフェ、コワーキングスペースなどで業務を行う際には、会社支給のPCやUSBの紛失・盗難リスクが生じます。
セキュリティ対策がされていないネットワークへ接続したり、電話やオンラインMTGの際に声が漏れてしまうこともあります。

テレワークによって生産性が下がっている？

それでは、テレワークの社員の生産性についてはどうでしょうか。
経済産業省が2021年2月に発表した『コロナ禍の経済への影響に関する基礎データ』によると、日本企業と労働者に対して、職場勤務と比較した在宅勤務の生産性を質問したところ、「在宅勤務のほうが生産性が低い」と回答した割合は企業で92.3％、労働者で82.0％となりました。
日本では現時点では、企業側も、働く側も、大多数の人がテレワークによって生産性が下がっていると認識しているようです。

しかし、同調査において、アメリカの同様のデータを見て見ると、「職場勤務と同じ」との回答が43.5％、「在宅勤務の方が効率的」との回答が41.2％。となっており、職場勤務の方が生産性が高いと回答した人は2割に満たない数値となっています。

このデータから、テレワークは必ずしも生産性が下がるとは言えず、考え方ややり方、ルールによってはテレワークでも十分に生産性を高めることができると言えます。

生産性が下がる理由

テレワークで生産性が下がるのはどうしてでしょうか。ここでは、テレワークで生産性が下がる理由についてご紹介します。

1. 勤務環境が十分でない

特に自宅での勤務の場合は、仕事用の机や椅子がない、仕事ができるスペースが確保できない、ネットワーク環境が整っていない、家族に話しかけられてしまうなど、オフィスのように集中できる環境が整っていない場合があります。

2. コミュニケーションが取りづらい

オフィス環境であれば直接話しかけて数秒で解決するようなちょっとした問題や疑問でも、リモート環境だとすぐに解決できない場合があります。
また、チャットや通話におけるコミュニケーションでは、相手の表情などノンバーバルな情報が読み取れず、意図を汲み取りにくくなります。
雑談からのアイデアも生まれづらく、こうした状態が業務の生産性に繋がる可能性があります。

3. 労働時間をコントロールしにくい

在宅勤務の場合は特に、仕事とプライベートの切り分けが難しいと感じる方が多くいらっしゃいます。
また、いつでも業務ができてしまうがゆえに、無申告で残業をしてしまうケースも多く、労働時間も長くなってしまい、結果として生産性が低下してしまう恐れがあります。

生産性を向上させる方法

1. サテライトオフィスの導入

テレワークの生産性を向上させるために企業ができることの一つに、サテライトオフィスの導入があります。
また、コワーキングスペースを契約するなどでも構いません。

自宅では集中できない社員に、集中して業務できる環境を提供することは、生産性を向上させる有効な施策となります。

2. コミュニケーションの改善

また、コミュニケーション機会を増やすこと、そしてコミュニケーションの障壁を下げることが重要です。
具体的には、朝会や定期的な1on1の実施、チャットツールの活用、バーチャルオフィスの導入などが考えられます。

またテレワークでは、オフィスでの勤務以上にチームの心理的安全性が重要です。普段から表情等が見えにくい分、心理的安全性が高く保たれていることはコミュニケーションの量や質に直結します。

3. 労務管理と評価制度の整備

勤怠管理は、インターネットで管理できるサービスの導入がおすすめです。
また、働きすぎて効率が落ちないようにするために、特に就業時間に関しては明確にルールを決めて運用しましょう。

評価は、基本はアウトプットやパフォーマンスなど定量的、客観的に測定できるもので行うようにします。明確な成果物が見えにくいバックオフィスの部署などは、定期的に目標設定を行い、達成が客観的に判断できるようにしていくことが重要です。

生産性が向上した企業事例

ここでは、テレワークを取り入れることにより生産性が向上した企業を、総務省が発表した「令和元年度テレワーク先駆者百選取り組み事例」の中からご紹介します。

1. 住友商事株式会社

在宅勤務、サテライトオフィス勤務、モバイルワークの3形態全てを利用可能。育児・介護等の理由不問で、全社員が使える制度としてテレワークを導入しました。
またテレワーク活用にはITリテラシーの向上が欠かせないため、全社員向けにIT講習会を実施しました。

導入までは、海外の取引先との電話会議の為待ち時間が発生していたそうですが、テレワーク制度を活用することで、待ち時間に食事や家事を済ませ、webから会議へ参加することが可能となり、業務効率が上がりました。また、客先訪問の前に在宅勤務を利用することで、通勤ラッシュ回避、外出間の隙間時間にサテライトオフィスを利用することで時間を有効活用することが可能となりました。

2. ユニリーバ・ジャパン・ホールディングス株式会社

2016年7月から、働く場所・時間を社員が自由に選べる、全く新しい働き方「WAA(Work from Anywhere and Anytime)」を導入・推進しています。
社員の9割が制度を活用しており、「WAA」導入後の社員アンケートから、社員がそれぞれのライフスタイルに合った働き方を選び、生産性を高めていることが分かっているそうです。
また、導入前に比べて残業時間が減っている一方で、売り上げ成長が続いています。

3. 株式会社ポーラ

モバイルPCにSIMカードをセットで支給し、どこでも利用できる環境を整備しました。
また、業務上使用する全てのシステムやネットワークに、社外からでもアクセス可能な環境を作るとともに、コワーキングスペースサービスの契約、フレックス制度におけるコアタイムの縮小などを行いました。
さらには、働きすぎを防止するため、休日ならびに深夜の利用禁止をガイドラインに明記し、PC利用状況のログ管理も行いました。
結果、効率的な働き方ができるようになり、残業時間の削減に寄与し、ペーパーレスも促進されました。社員の育児、介護等との両立支援につながり、多様な働き方を選択できるようになったそうです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
テレワークを初めて導入する企業では、まずは半分オフィス、半分テレワークの、ハイブリットから開始してみることもおすすめです。
テレワークでは、生産性の低下を招かないように、本記事でご紹介した手法を試してみてください。