テレワーク下では、環境の整備がとても重要になります。
環境が、テレワーク下での生産性に大きく影響するからです。
そこで快適にテレワークを実施するため、導入したいアイテムやツール、テレワーク導入のための補助・助成金などをご紹介します。
目次
テレワークにおける環境整備の重要性
テレワークで、環境を整えることはとても重要です。
なぜなら環境整備をすることで、生産性やモチベーションが向上するからです。
デスクやチェアなどを導入し快適な環境にするだけでなく、ストレスなく通信するためや、不正アクセスや個人情報漏洩を防ぐために、セキュリティ対策をしっかり行うなどインターネット環境も整備する必要もあります。
テレワークで必要なもの
まずは、絶対に必要なものです。
テレワークに必須なものは、企業が経費でまかなう場合も多くあります。
絶対に必要なもの
まずは、絶対に必要なものです。
テレワークに必須なものは、企業が経費でまかなう場合も多くあります。
1. インターネット環境とPC
まず、インターネット環境と、パソコンは必ず必要なものです。
通信環境は、ストレスなく業務ができるように整備しましょう。
通信速度が高速で安定している光回線を繋ぐと作業効率が上がりますが、工事が必要な場合もあります。
賃貸住宅に住んでいる人は、工事が可能か調べる必要があるので、無断で工事をすることがないように注意してください。
2. Web会議で使用するアイテム
テレワーク下になると、業種によっては、Web会議を行う機会が格段に増えるでしょう。
その際、PCにカメラやマイクが搭載されていない場合は、イヤホン・ヘッドフォン、外付けのWebカメラ、マイクなどが必須のアイテムとなります。
Webカメラ、マイク付きのPCを使用している場合、搭載されているカメラやマイク、スピーカーを使用しても不便に感じることは少ないですが、より環境を整え、会議に集中したい場合などは導入を検討してください。
あれば快適にテレワークが行えるもの
以下は、テレワークに導入すると快適に業務が行えるものです。
必須アイテムではありませんが、導入し環境を整えることで生産性が格段に向上するでしょう。
1. デスク・椅子
長時間、デスクワークを行う場合は腰や肩、首などに負荷がかかります。
自分に合ったデスクや椅子を導入することで、腰痛、肩こりの改善になります。
デスクは高さ調節ができるものや、ワークスペースを広く取れるものが便利です。
また、収納スペースの付いたデスクであれば、業務時以外は、書類やPCを収納できるので、部屋をスッキリ見せることができます。
スタンディングデスクも人気で、腰痛、肩こりの軽減だけでなく、気分転換や集中力の向上も期待できます。
椅子は長時間ストレスなく座れる、オフィスチェアがおすすめです。
机と同じ様に座面が昇降するものを選ぶと、デスクと合った高さに調節できます。
椅子と合わせてフットレストを活用すると、脚のだるさも軽くなるでしょう。
デスクやチェアは、ロースタイルの物も発売されています。
ロースタイルの家具で揃えた部屋や、今ある低めの家具に合わせて使用したい人などにおすすめです。
2. サブモニターやアームモニター、モニタースタンド
サブモニターを導入することで、2つ画面を並べて作業ができます。
サブモニターは、ノートパソコンと接続するなどして使用します。
デスクトップ画面が大きい方が作業効率がアップするなど、様々なメリットがあります。
モニターアームや、モニタースタンドは、モニターの高さや角度を調節できる機器です。
活用することで、首を真っ直ぐにして作業ができるので、肩こりの改善などに繋がります。
3. ホワイトボード
アイディア出しの時などに便利なのはホワイトボードです。
オフィスに置いてあるものの様に大きなサイズでなくても構いません。
小さいサイズのものであれば100円均一でも購入することができます。
その他
最後に、あるとテレワークが円滑に進むものをご紹介します。
1. オンライン名刺
オンライン名刺は、名刺管理ツール内で作成した名刺データをQRコードやURLを使い、相手にシェアします。
得た相手の情報はサービス上やクラウド上で管理できるので、名刺管理も簡単です。
2. Webミーティング用の壁紙
Web会議をする際、部屋の様子を映したくない人や、プライベートの様子をあまり知られたくない人は、WEBミーティング用の壁紙を設定しましょう。
すでにサービスに搭載されている壁紙もありますが、オリジナルの壁紙を設定することもできます。
また、社外の人と会議をする場合、名前や部署名、オンライン名刺のQRコードなどが書かれている壁紙を使用すると親切です。
3. テレワークがしやすい仕組
テレワークを円滑に行うためには、積極的なコミュニケーションや、情報共有ができる仕組みを作る必要もあります。
テレワーク下でコミュニケーション不足では、多くの課題を抱えることになるでしょう。
コミュニケーションを活性化させ情報共有を行うことで、トラブルの早期発見や、離職のリスクを抑えることに繋がります。
仕組みづくりには研修の実施がおすすめ
テレワークがしやすい環境や人間関係を作るために、研修を実施するのがおすすめです。
研修を通して、テレワークでのコミュニケーションのコツを学んだり、人間関係の構築をしたりできます。
また、オンライン研修を実施することで、より実践的に学ぶことができます。
テレワークを円滑に進めるための、おすすめの研修プログラムをいくつかご紹介します。
以下のプログラムは、研修やワークショップの企画・運営をしてくれるサービス「バヅクリ」を活用し実施できます。
バヅクリは、その他の参加者とコミュニケーションを取りながら行うプログラムが多いのが特徴です。
その業界のプロが講師やMCを務め、楽しみ、参加者同士で相互理解を深めながらも、しっかり学ぶことができます。
① オンラインファシリテーション研修
オンライン会議でありがちな、盛り上がらない、発言する人が偏っているなどの課題を解決するためには、ファシリテーション力がとても重要です。
この研修プログラムでは、
- オンライン研修特有の準備
- 会議の始め方
- 参加者の多様性を活かしたファシリテーション
などを学びます。
基礎編と実践編に分けてプログラムが用意されています。
② オンラインビジネスマナー研修
オンラインで行われる会議や商談に参加する際、身につけておくべきマナーや心構えを学びます。
カメラ映り、声、挨拶、敬語の基礎的な部分の学習から、実践に近いよくあるビジネスシーンをテーマにしたワークまで実施され、その他の参加者と交流しながら学習することできます。
③ 相談力向上ワークショップ
不明点の質問や、調整、提案といった相談のケースを実際に体験し、相談に関するテクニックを身につけることで「打ち明けづらい」という課題を解決します。
相談力を身につけることで、相談することへの抵抗がなくなり業務の生産性が向上します。
オンライン研修やコミュニケーション研修について詳しく
テレワークに活きるITツール
テレワークに導入すると便利なITツールを
- ビジネスチャット
- Web会議システム
- ファイル共有システム
- 人事・労務関連のITシステム
のジャンルに分けてご紹介します。
ビジネスチャット
1. Slack
SlackはアメリカのSlack Technology社が開発しているビジネスチャットツールで、2019年の時点で、1,000万人ものユーザーに、世界中で使われています。
2. チャットワーク
日本発のビジネスチャットツールです。
そのため、日本人が操作しやすいツールと言えます。
Web会議システム
1. Zoom
Zoomはビジネスシーンでも多く活用されているツールです。
ホストはユーザー登録が必要ですが、ゲストは共有されたURLをクリックするだけで参加することができます。
https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/
2. Microsoft Teams
Microsoft社が提供しているMicrosoft Teams。
このツールの中に、チャット・通話機能、ビデオ会議機能が搭載されており、その他にも、ファイル共有機能、Officeアプリとの連携機能があります。
Microsoftアカウントを所持している人であれば無料で利用できます。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
ファイル共有システム
1. Dropbox Business
クラウド上で、書類や画像などのデータを保管・管理できるサービスです。
ビジネス用プランは数種類用意されており、プランによって料金や容量は異なります。
2. Google ドライブ
Googleアカウントがあれば無料で利用できます。
無料プランの容量上限は15Gまでですが、有料プランを利用すれば最大5TBまで使用できます。
https://workspace.google.com/intl/ja/
人事・労務関連のITシステム
1. Jinjer勤怠
Jinjer勤怠は、勤怠管理ツールで、PCやスマートフォンから打刻が可能です。
データは自動で集計されます。
様々な勤務形態、就業規則に対応可能です。
法改正があった場合も、自動で対応してくれます。
https://hcm-jinjer.com/kintai/
2. SmartHR
従業員の様々な情報を一括管理できるツールです。
- 入社手続き
- 様々な申請、承認作業
- 文書の配布
- 年末調整
- 人事評価
- 給与明細
などの操作や管理ができ、従業員はPCやスマートフォンから情報を入力するので、用紙の用意も必要なくペーパーレス化も簡単にできます。
テレワークに必要なITツールを詳しく
おすすめのテレワーク環境レイアウト例
テレワーク時のデスクやPCなどのおすすめレイアウトをいくつかご紹介します。
自分に合ったレイアウトを見つけ出し、快適にテレワークに取り組みましょう。
ディスプレイ方法は大きく分けると2つ
デスクのディスプレイ方法は大きく分けると
- 壁付け型
- アイランド型
の2つになります。
それぞれの特徴をみていきましょう。
1. 壁付け型
壁付け型はその名前の通り、デスクを壁に付けて配置したディスプレイ方法です。
部屋のデスク周辺以外のスペースを大きく使えることや、壁に向かうことで周囲が気にならないこと、目の前の壁にメモなどを貼れることなどがメリットです。
2. アイランド型
アイランド型は壁にデスクを付けず、空間をあけてデスクを配置します。
壁に向かっていると人はアイディアが出にくいと言われています。
前方の圧迫感を感じることなく作業ができます。
レイアウトにさらに一工夫
上記のディスプレイに、もう一工夫加えたレイアウト方法をいくつかご紹介します。
1. 作業効率を向上させるL字デスクのレイアウト
L字のデスクを使うことで作業スペースを広く取れます。
周辺機器が多い人や、作業によってワークペースを変えたい人におすすめです。
2. デスク周りに間仕切りを構築するレイアウト
デスク周りに間仕切りをすることで、1人の空間になり集中しやすくなります。
3. リラックスできるロースタイルのレイアウト
床に近いロースタイルのデスクやチェアを使用したスタイルは、リラックスして作業ができます。
ただ、猫背になりがちで、肩、首、腰に負担になることもあるので注意してください。
4. リビングで仕事をするときのレイアウト
リビングでは、ダイニングチェアなどに座り作業するのがおすすめです。
家族がいる場合は、迷惑にならないよう配慮しましょう。
テレワークに関する助成、補助金
テレワークを進めるにあたり、様々な機器やツールが必要となり、企業の経費だけではまかなえない場合もあるでしょう。
そこで活用したいのが、助成金や補助金です。
テレワーク定着促進助成金
東京都では、テレワーク促進助成金の制度を導入しています。
この助成金は、都内中堅・中小企業等に対し、テレワークの導入に必要な機器やソフトウエア等の経費を助成するためのものです。
2022年7月現在、最新の募集は令和4年5月9日（月曜日）～令和5年1月31日（火曜日）まで募集されています。
参考：テレワーク促進助成金
東京都
人材確保等支援助成金（テレワークコース）
人材確保等支援助成金（テレワークコース）は、厚生労働省が運営している助成金制度です。
テレワークを試行的に導入している事業主、新規に導入する事業主の他、試行的に導入していた事業主も対象になります。
厚生労働省
IT導入補助金
一般社団法人 サービスデザイン推進協議会が運営している補助金制度で、中小企業・小規模事業者などが、自社の課題やニーズに合ったITツールを導入する経費の一部を補助し、業務効率化・売上アップのサポートを目指します。
ソフトウェア購入費、クラウド利用料、導入関連費、デジタル化基盤導入枠（デジタル化基盤導入類型）、ハードウェア購入費などを対象に補助されます。
参考：IT導入補助金2022
ものづくり補助金
中小企業などが生産性を向上させるための、設備投資を支援する補助金です。
様々な課題を対象に補助金制度が運営されており、テレワークに関しては
- ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金
- デジタル枠
- 回復型賃上げ・雇用拡大枠
などの補助金の活用が検討できるでしょう。
まとめ
快適にテレワークを実施するためには、様々なアイテムやツールが必要になります。
それらの導入を従業員の自主性に任せるだけでなく、企業側もできるだけサポートしましょう。
経費だけでまかなえない場合は、助成金、補助金を上手に活用してください。
また、快適にテレワークが進められる環境には、円滑なコミュニケーションも必須です。
コミュニケーションツールの導入や、研修の実施を検討してください。
