オンライン内定式とは？実践ノウハウや成功ポイント、７つの事例もご紹介

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テレワークの普及や働き方改革により、開催の方法が見直されている内定式などの入社イベント。
しかし、どの組織もオンラインでの内定式は初めてのことが多く、まだまだノウハウが蓄積されていません。
この記事では、意義のあるオンライン内定式を実施する際に押さえておきたいポイントや、オンラインで内定式を実施した7社の事例などをご紹介していきます。

オンライン内定者フォローで役立つプログラム一覧

人事が考えたいオンライン内定式 内定式の現状は？

新型コロナウイルスの流行や、テレワークの普及、働き方改革により、社内イベントの在り方が大きく変化しています。
新型コロナウイルスが流行し始めた2020年には新年会や忘年会、飲み会をオンラインで実施する組織が多くみられるようになりました。
それだけでなく、内定式や入社式なども従来の実施方法から変更して開催を検討している企業が多くあります。

ゼネラルリサーチ株式会社が人事の担当者765人、2021年の新卒大学生344人、計1,019人に行なった内定式に関するアンケートでは、24.7％が完全にオンライン、34%がオンラインとオフラインを組み合わせハイブリッド形式での内定式を実施すると回答しました。
合計すると、半数以上が、オンラインでの内定式を予定しているという結果になります。

しかし、オンライン内定式を取り入れ始めたばかりの企業が多く、どの組織でもノウハウがまだ蓄積されていません。
初めて同期となるその他の内定者と会い、入社に向けての決意を新たにする内定式ですが、オンラインで行うことでその有効性が薄れるかもしれないと、不安に感じている人事の方も多いのではないでしょうか？
では、どうすれば意義のあるオンライン内定式が行えるのか、オンライン内定式のメリットやデメリット、注意するポイント、事例などをご紹介していきます。

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オンライン内定式のメリット・デメリット

オンラインコンテンツには動画視聴型とLive配信型がありますが、オンライン内定式はLiveで行われることが多いです。
また、オフラインでの式典同様、内定式は10月1日に実施されることが多いでしょう。

まず、オンラインで行う内定式のメリット、デメリットをご紹介していきます。

オンライン内定式のメリット

1. 新型コロナウイルスの感染対策になる

オンライン内定式を行うことで人との接触や、密閉・密集・密接の三密を避けることができ、新型コロナウイルス感染防止への効果が期待されます。
遠方に住む内定者がいる場合、長時間かけて会社や内定式の会場となる場所へ足を運ぶことも感染リスクをアップさせるので、オフラインでの開催は慎重に検討したいもの。

オンラインでの実施にすることで、内定者の新型コロナウイルス感染への不安が払拭されるのが大きなメリットであり、多くの組織がオンライン内定式を取り入れる理由となっています。

しかし、オンラインで内定式を実施することで、新型コロナウイルスの感染対策以外にも得られるメリットが多数あります。

2. 会社に対する安心感を抱いてもらえる

内定者に社員の安全を考えてくれる組織だと、会社に対し安心感を抱いてもらえるでしょう。
そういうイメージを抱いてもらうことで、入社後のエンゲージメントも高まります。
無理に内定者を集合させ、内定式を実施することはやめましょう。

3. 交通費や宿泊代がかからない

遠方からの参加者の、交通費や宿泊代がかからないというメリットもあります。
金銭面だけでなく、移動する時間のコストも削減できます。

4. 会場費がかからない

企業側にもコスト面でメリットがあります。
それは会場費がかからないという点です。
内定者の人数が多くなる場合、全員が収容できる会場を抑えるのに多額の費用がかかります。
新型コロナウイルスの流行状況で、せっかく会場を抑えていても延期・中止になる場合も考えられるのではじめからオンラインでの開催にシフトするほうが安心と言えます。

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オンラインでの内定式のプログラムの一つとして役立つ「バヅクリ」をご紹介します。

バヅクリは、対面/オンラインに関わらず遊びを通して、内定者同士が本音で交流できるサービスです。
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1.5時間から可能なので、内定式の一部のコンテンツとして組み込むことができます。

株式会社みずほフィナンシャルグループを始めとする800社以上が導入しています。

オンライン内定式のデメリット

1. 通信環境を整える必要がある

スムーズに配信ができるように、通信環境を整える必要があります。
また、企業側の通信環境だけでなく、内定者側の通信環境も整っているか配慮しましょう。
費用を負担し内定者側の通信環境を整えたり、PCなどの機器を送付する企業もあります。
この際に内定者側の通信環境を整えておくと、入社後の新人研修もズムーズにオンラインで行うことができます。

2. ITの知識やツール、機材が必要

オンラインで行う式典やイベントを開催する際には、通信環境を整えておくことに加え、ITに関する知識やツールの使い方を知っておく必要があります。
またカメラやライトなどの機材が必要になる場合もあります。

オンラインイベントの企画や運営を代行してくれるサービスを利用することで、機材を用意しなくてもいい場合もあり、オンラインイベントの内製が難しい場合は社外サービスを活用するのも1つの方法です。

3. 内定者同士での交流が難しい

内定式は同期となるその他の内定者と初めて会う場でもあります。
内定式で同期との交流を求めている内定者も多いものです。
オフラインでの開催の場合、隣になった人との会話や、休憩時間の雑談など、突発的なコミュニケーションが生まれます。
しかし、オンライン内定式の場合、意図的に交流の場を設けないとコミュニケーションが生まれないのがデメリットです。

ゲームなどを実施したり、自己紹介の時間を設けたりすることで、コミュニケーションを取りつながりを作るための時間を提供することで、この課題を解決できます。

4. 社員との交流が難しい

内定者同士だけでなく社員との交流も、オフラインで内定式を開催する場合よりも少なくなるでしょう。
社員との交流が減ることによって、入社後の働いているイメージが持ちづらかったり、オフィスの雰囲気がわからず不安を抱いたりします。
社員との交流の機会の損失は、内定者のモチベーションやエンゲージメントを高める機会の損失とも考えられるでしょう。

5. 内定者と会社側と認識のズレが起こる

内定式は、内定者同士や社員との初顔合わせの場であるだけでなく、自社のビジョンやミッション、社風、新入社員に求めることを改めて共有する場でもあります。
オンラインでは五感を使うことが難しく「肌で感じる」ということができない分、オフラインでの開催時以上に、詳細に企業が内定者に求めることや、組織のビジョン、ミッション、カルチャーを共有しないと、内定者と企業側との認識にズレが生じる場合があります。
内定式を終えると、入社式まで内定者との接触がない場合、しっかりと相互理解を深められる時間になるように心がけましょう。

6. 内定式の格式や意義が薄れる

オンライン内定式は、どこからでも参加ができ参加しやすいのがメリットですが、内定式の格式や意義が薄れる場合も考えられます。
堅苦しい格式ばった式を行う必要はありませんが、内定者たちが改めて気持ちを引き締められるような式典になるように工夫をしましょう。

オンライン内定式を成功させるための意識したいポイント

準備の際に気をつけるポイント

1. 通信環境を整える

ストレスなく配信を行えるように、通信環境を整えましょう。
企業側の通信環境だけでなく、内定者側の通信環境にも気を配る必要があります。
企業側が1部を負担し、内定者の通信環境を整える企業もあります。
特に多人数で開催する場合は、通信環境に問題がないかテストを行うことをおすすめします。
当日に不具合などが起き慌てることのないようにしてください。

2. 細かいアナウンスを心がける

オンライン内定式は、企業側だけでなく学生側もはじめてでわからないことだらけです。
入室時間や、服装、用意するもの、背景の設定などなるべく細かに情報を共有しましょう。
また、そのほかどのような内容をどの時間に行うか、タイムテーブルも共有するといいでしょう。
内定者の不安を払拭するためにも、少しでも多く情報を共有し全貌をクリアにすることが大切です。

3. 服装のアナウンスをする

先ほど解説したように、詳細な情報を共有し全貌をクリアにすることが大切ですが、オンライン内定式に参加する際の服装について悩む学生が特に多いようです。
カジュアルな服装でもいいのか、または内定式なのでスーツで参加するのか、判断が難しいですから、会社側からメールなどで服装をアナウンスするようにしましょう。

4. メールやチャットなどで密に連絡を取る

内定式の開催までに参加者と密に連絡を取るようにしましょう。
内定式まで何も連絡を取らないでおくと、内定者は不安を覚えたり、この会社に入社するんだという自覚が薄れたりします。
連絡の手段はメールなどでもいいですが、密に連絡を取るためにチャットツールなどのアプリを用いる企業もあります。
新卒採用時の様々な課題にアプローチできるアプリやサービスは数多くリリースされており、内定辞退などの対策にも活かすことができます。

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企画において注意するポイント

1. 社員とコミュニケーションを取れるコンテンツを取り入れる

社員と関わりを作れるコンテンツを企画しましょう。
この企画の目的は、どんな人がいるか、どんな雰囲気の企業なのか、内定者に入社後働く環境のイメージを持ってもらうことです。
加えて、歓迎の気持ちを伝えるようにしましょう。

座談会や、役員や社員同士のパネルディスカッションを行う企業が多いです。
座談会は数人で会話ができるツールを使い、ブレイクアウトルーム機能を活用するなどして4〜5人程度で行うのがおすすめです。

内定式に参加が難しい社員や、役員などはビデオレターを作成し、それを内定式内で放送することもできます。

2. 内定者同士が一体感を感じられる取り組みを

内定者同士がコミュニケーションを取り、一体感を感じられるイベントにしましょう。
企業側から一方的なコミュニケーションばかりを行うのではなく、双方的なコミュニケーションを意識し、参加型のイベントにすることがポイントです。

簡単なゲームなどレクレーションを取り入れてもいいですし、内定者に数分の持ち時間を与えそのなかで自由に出し物を行なってもらってもいいでしょう。
内定者同士が協力して物事を成し遂げられたり、相互理解が深められる企画を用意してください。

ユニークなプログラムを行うと参加者の印象に残る内定式になり、また楽しむことで参加者の素の状態や本音を引き出すことができます。

また、内定式後にオンラインで座談会や懇親会を行なう際に、食事を用意する場合は、参加者が同じものを食べるように準備することをおすすめします。
同じものを食べることででオンラインでも一体感が生まれ、会話のきっかけにもなるためです。
ケータリングサービスなどを活用し、参加者の自宅へ食事を届けることもできます。
住所の管理や、注文のとりまとめなどをおこなってくれるサービスを利用すると負担が削減されます。

ケータリングについて詳しくはこちら

3. 組織の理念やビジョンを再度共有する

改めて組織の理念やビジョンを内定者に共有してください。
入社後に、新入社員と組織との間に認識のズレを生じさせないために必要なこととなります。
代表挨拶などの内容に交えてもいいですが、資料を作り配布をすると視覚からもアプローチができ強く印象づけることができます。

4. コンテンツ内容や司会が重要

内定式は内定者に「この企業に入社するんだ」という意識を持ってもらうほか、同期となるその他の内定者や先輩社員などを交流し関係性を作り、入社に対する不安を取り除く役割もあります。

関係性を構築させるためには、参加者の素の状態や本音を引き出すことが重要です。
そのためにはかしこまらずに「楽しい」と思ってもらえるような時間を提供しなくてはいけません。
楽しいと思ってもらうプログラムを実施するには、コンテンツ内容や司会者の技術が必要です。

内製が難しいと感じる場合や、社内に適した人材がいない場合は、外注をするのも1つの方法です。

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開催時に気をつけるポイント

1. カメラはONにしてもらう

当日、カメラはONにして参加してもらうようにしましょう。
音声だけの場合、ラジオ音声を聞いているような感じになり緊張感が薄れてしまいます。

2. 長時間になる場合は休憩を入れる

何時間も集中力は持たないものです。
特にオンラインになると画面越しでずっと話を聞いたり、動画を視聴したりするため、注意が散漫になる可能性が高くなります。
開催が長時間になる場合は間に休憩を入れましょう。
1部と2部に分け、間に休憩を入れるなど、式にメリハリをつけましょう。

開催後に気をつけるポイント

1. 懇親会などで足りないコミュニケーションを補う

内定式だけでは、内定者同士や社員とのコミュニケーションが十分でないと感じる場合は、内定式後や別に日を設けて、懇親会などを行うといいでしょう。
ざっくばらんに話ができるような、フランクな雰囲気づくりを心がけてください。

2. メールなどでフォローを行う

内定式後は入社日までメールなどで連絡を取り合うことで、モチベーション高く入社をしてもらえます。

オンライン内定式の他社事例

西濃運輸株式会社

カンガルー便などの愛称で呼ばれる西濃運輸株式会社は、研修やワークショップの企画・運営をお任せできるサービス「バヅクリ」を活用し、オンライン内定式内の1コンテンツを実施。

内定式のタイミングで、これからどんな社会人になりたいのか、絵を使い、理想の姿を棚卸しするように整理してほしいと、「大人のおえかき」プログラムを選択しました。
描いたものは、参加者同士でシェアし合います。

参加者からは、「違いを理解し、認め合うことができ、面白かった」「ほぼ初対面の方と共通点を見つけられ、相手のことを短時間で深く知ることができた」などの感想が上がっています。

【参考】限りなくリアルに近いオンラインイベント

バヅクリ

バレットグループ株式会社

「人とテクノロジーで世界をつなぐ」を企業理念とし、広告、人材、ECなどさまざまな分野で事業を展開するバレットグループ株式会社では、2021年入社予定の内定式をオンラインで開催しました。

内定者は17名で、自宅からスーツで参加しました。
内定式の内容は、社長や役員の挨拶、先輩社員からの動画を視聴、内定者たちが作成した動画を視聴、内定者1人1人からの自己紹介と決意表明というものでした。

【参考】【21卒】オンライン内定式を実施いたしました。

バレットグループ株式会社

株式会社ファイバーゲート

ネットワーク構築やブロードバンド回線販売をはじめ、通信機器の開発・製造から電気通信サービスまでを手がける株式会社ファイバーゲート。
新卒採用もほとんどをオンラインで行なった2020年は、北海道から九州まで各地からの採用となったためオンラインでの内定式開催を決定しました。

株式会社ファイバーゲートでは、リモートワークが普及し普段の会議だけでなく、面接や株主総会、決算説明会等などもオンラインで行なっており、そのノウハウを活かし内定式を実施しました。

内容は、内定者の自己紹介、内定証書授与、代表取締役あいさつなどを行い、そのほかにもオンライン面談や先輩質問会、懇親会を例年より多く開催し、社員とのコミュニケーション不足を解消しています。

【参考】2021年度入社　オンライン内定式レポート

株式会社ファイバーゲート

株式会社ピーエスシー

WEBサイト構築からビジネスプロセスアウトソーシングまで、インターネット関連の事業を展開する株式会社ピーエスシーは、2021年度新規学卒者内定式を50名の内定者、30名の代表、役員、人事メンバーの総勢80名で実施しました。

代表のあいさつでは企業理念が伝えられ、内定者と企業側の認識のすり合わせを行い、そのほかにも、内定者たちが作成した意気込みを発表した動画の視聴、記念撮影などが行われました。
その後の懇親会では数人に分かれて交流し、役員とも会話ができる時間を作っています。

【参考】【21新卒向けオンライン内定式】その内容を大公開！その1

株式会社ピーエスシー Wantedly

株式会社オロ

テクノロジー×クリエイティブをスローガンに、さまざまな事業を手がける株式会社オロは、2部構成のオンライン内定式を実施しました。

1部はONLIEN CEREMONYとし内定証授与、パネルトークを、2部はONLIEN MEET UPとしアイスブレイク、懇親会を行なっています。
パネルトークでは、役員陣が「イマとミライ」とうテーマでトークを行い事業部の現状や、新入社員に求めることなどを共有しました。
2部は先輩社員との交流で、入社後のイメージを掴んでもらうこと、同期同士の交流を目的としています。

懇親会では、ケータリングサービスを利用し各参加者の自宅に、食事と飲み物を配送しています。

【参考】オンライン内定式をレポします

株式会社オロ note

株式会社ソシオークグループ

学校給食の受託業務や、保育事業などを行うソシオークグループは70名の内定者に向け、オンラインで内定式を行いました。

内容は、代表挨拶、内定証授与、内定者・先輩社員との交流が行われました。

内定者・先輩社員との交流は、Zoomのレイクアウトセッション機能を使用し、数人に分かれ実施されました。

【参考】2021年度内定式をオンラインで開催しました

ユナイトアンドグロウ株式会社

企業の情報システム部門のために人材・時間・知識を「シェア」する事業を行なっているユナイトアンドグロウ株式会社の2021年入社予定の内定者は10名。
2日間実施し、内定証授与だけでなく相互理解を深めるための時間を過ごしました。

内容は内定者1人1人が30分ずつ持ち時間を与えられ、自由に企画進行を行います。
内容はオンラインでできるものであればなんでもOK。
内定者お手製のゲームや、自分史の発表など企画内容は様々で、2日目には自分の未来を描きシェアし、内定証を授与しました。

【参考】2021新卒内定式を行いました！｜オンライン企画にみんなで初挑戦！

ユナイトアンドグロウ株式会社 総合採用サイト

ディップ株式会社

ディップ株式会社は、人材サービスに加え、AI・RPAを提供する『労働力の総合商社』としてさまざまな社会課題を解決する企業です。
内定式では内定証の授与の他に、企業のカルチャーや理念を浸透させること、春の入社に向けての決意を固めてもらうことを目的とし実施しています。

企業の理念やカルチャーを伝えるための動画の上映、新卒採用の様子を写した動画の上映、内定者たちが相談し作成した動画の上映、少人数での座談会を行いました。

全国から内定者、社員含め270名が参加しています。

【参考】2021年度内定式、270名の先輩社員が参加するオンラインで開催

ディップ株式会社

その他の、オンライン入社式のコンテンツ事例はこちらから

まとめ

入社に向け決意や覚悟を新たにする内定式は、オンラインで行うことによってその意義が薄れてしまうと感じるかもしれません。
しかし、コンテンツ内容や実施方法を工夫することによって、内定者の気持ちに強く働きかける式を作り上げることができます。

• 他の内定者や社員と交流できる機会を設ける
• ビジョンやカルチャーを改めて共有し、入社後、認識にズレのないようにする
• タイムテーブル、持ち物、服装などを共有し参加者の不安を払拭する

などの点に注意しながら実施し、内定者が入社に向けてモチベーションの上がる時間にしてください。

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