リモートワーク、在宅ワークを取り入れる企業が多くなってきている昨今ですが、今までそうした制度を実施した経験がない場合には様々な課題が生じるものです。
その中の一つとして挙げられるのが、オンライン会議の進行です。本記事をご覧の方の中にも、オンライン会議を行ってみたがうまくいかずに進行がうまくいかなかったという経験をお持ちの方がいらっしゃるかもしれません。
そこで本記事では、オンライン会議をうまく進める方法や、オンライン会議に参加する際のコツなどについてご紹介します。
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目次
司会者について
オンライン会議をうまく進行するには、司会者の準備や工夫が重要です。
まずは司会者が事前準備や会議中にどのようなことに注意しなければならないか、どのような工夫が必要かについてお話します。
オンライン会議の事前準備
まずはオンライン会議の前の準備段階でやるべきことについてお話します。
1. 会議の目的や議題を事前に参加者に共有する
オンライン会議を実施する際は、会議の目的や議題、及び参加者に準備してほしいことなどを事前に共有するようにしましょう。
会議で何について話し合うのかを参加者が事前に知ることで、それについて考えを整理したり、疑問点などを洗い出すことができるので、会議での議論が深まるとともに、会議のゴールに効率的にたどり着くことができます。
また、可能であれば資料はなるべく事前に共有しておく方が望ましいです。参加者が資料に事前に目を通すことができると、より理解が深まり、疑問点などもあらかじめピックアップすることができます。
2. 会議開始前に入る
会議の参加者は開始時間ピッタリにWEB会議に入室するとは限りません。時間ギリギリまで待機状態が続くと、時間が合っているのか不安な気持ちが生じてしまうかもしれません。
司会者・ホストが先に入室しておくことで、スムーズに参加者を迎え入れることができ、少し雑談することでリラックスした状態で会議を始めることができるようになります。
3. 機器の接続テストを行う
Web会議開催には、スピーカーやマイクなど、各機材の準備・接続が必要となります。システム設定でマイクをミュートにしていたり、意図していない機材が設定されていたりする場合もあり、事前確認を怠ると相手の声が聞こえない、自分の声が伝わらないといったトラブルが発生する可能性があります。
事前にシステムの動作確認や機材の接続テストをしっかりおこない、映像や音声の途切れなどのトラブルが起こらないように気をつけましょう。
4. 参加者に周辺環境への配慮をお願いする
周囲が騒がしい環境でWEB会議に参加する参加者がいると、ノイズが入ってしまい、会議に集中できなかったり、参加者にストレスが生じてしまいます。
自宅から参加する人には、家族への理解を事前に呼びかけてもらったり、オフィスからの参加者もオフィス内の会話をマイクが拾ってしまう可能性があるため会議室からの参加をお願いしたりと、周辺環境への配慮をお願いすることも重要です。
会議毎での依頼は司会者への負担も大きく、また手間となるため、会社としてのルールとしてWEB会議参加時の環境を指定するという方法も検討してください。
5. 会議前にリマインドを送る
ウェブ会議に参加するためのURLがわからなくなってしまったり、会議の存在を忘れてしまったりすることがないように、主催者・司会者はリマインドを送るようにすると安心です。タイミングとしては、前日や当日朝一番などが良いでしょう。
またその際に、改めて議題や会議の目的も共有するとより丁寧です。
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オンライン会議開始時
続いて、オンライン会議開始時にやるべきことについてお伝えします。
1.アイスブレイクを行う
オンライン会議に慣れていない参加者が多い場合や、初めてオンライン会議を行う場合、また初対面の参加者がいる場合などは、最初に軽い雑談を交えて緊張をほぐしたり、話しやすい雰囲気を作ることが重要です。
その際には、できるなら参加者全員とコミュニケーションをとるとよいでしょう。
2. 会議の目的やゴールの説明
会議の目的やゴールを改めて簡単に説明することで、認識のズレをなくしましょう。
事前に共有していても、ちゃんと確認できていない場合や失念している場合もあるので、会議の初めに触れることで会議がよりスムーズに進みやすくなります。
3. 参加者の説明、立ち位置の共有
初対面の参加者がいる場合や、初めての会議体で会議を実施する場合は特に、参加者についての簡単な説明や立ち位置を参加者全員に共有するとよいでしょう。
発言者がどのような立場、立ち位置の人であるのかがわかるだけで、発言の理解度が高まり、結果として効率の良い議論にすることができます。
オンライン会議中
続いて、会議中のコツや注意点について触れていきます。
1. 画面共有やオンラインホワイトボードなどの共有機能を使う
オンライン会議中は、画面の共有機能を使って、言及している資料やサイトを表示するようにしましょう。
説明対象が共有されることで、聞き手にわかりやすくなり、理解も深まります。
どのページについて話しているかがいつでもわかる状態を簡単に作り出せることはオンライン会議の利点といえるでしょう。
2. チャットの活用
オンライン会議ツールのチャットなどを利用してURLなど情報の共有を行うことも有効です。
会話や議論の中ででてきた補足情報などについて、手早く参加者に共有し、実際に各々の画面で閲覧してもらうことがスムーズにできるようになります。
3. 挙手制・指名制を行う
会議中の発言ルールを決めておくと良い場合があります。
オフラインの会議でも同様に言えることですが、参加者それぞれが好き好きに発言し、議論が本筋からずれてしまったり、ヒートアップしすぎるという事態が発生する可能性があります。
そのような事態を避けるためにも、発言時のルールを設定しておくことが有効になり得ます。
この方法は、発言しにくくなってしまう、意見を言いにくくなってしまうなどのデメリットもあるため、採用する際には注意が必要です。
4. 司会者・ファシリテーターが時間配分（タイムキーパー）の役割を担う
議題によって話す配分を見極め、議題を次に移したり、一人の人が話しすぎることの無いように別の人に話を振ったりと、会議をコントロールして進めていくことが司会者に求められます。
難しい場合は、最初は議題毎の時間管理から着手すると良いでしょう。
オンライン会議終了時
最後に、オンライン会議終了後のポイントについてお話します。
1. 会議の振り返りと今後の活動内容を確認
会議中に出てきた論点や結論に至った内容、宿題や持ち越しになった内容などを忘れないうちに整理しましょう。
また、ネクストアクションが定められた場合はその確認及び次回のMTG設定、招待を行いましょう。
2. 議事録や録画データの共有
会議中に話された内容を議事録に簡単に整理し、参加者に共有しましょう。
またオンライン会議を録画している場合は、その動画も一緒に共有すると良いです。
参加者側について
オンライン会議のスムーズな進行には、司会者側だけでなく、参加者側でも準備や心構えが必要です。
続いては、参加者側の注意点を見ていきましょう。
参加者側の前提
カメラについては、表情などのノンバーバルな情報によって意図が伝わりやすくなるため、オンライン会議に慣れないうちは常にオンにし、参加者の表情がお互いにわかるようにしたほうが良いです。
慣れてきたらカメラは必ずしも必須ではありません。
また、発言時以外はミュートにするように心がけましょう。
常時マイクをオンにしていると環境音や相手の声が入ってしまい、会議の内容が聞き取れなかったり、騒音やハウリングでストレスを与えてしまう可能性があります。
発言をする際の注意点
発言する際には、発言の終わりをわかりやすく伝えるようにしましょう。話が終わっているのかどうか参加者が判断できず、意見を言って良いのか迷ってしまい、スムーズな会議進行を妨げる可能性を避けるためです。
また、なるべく簡潔にロジカルに自身の意見を伝えるように心がけてください。
聞き手に回る際の注意点
オンライン会議では、話を聞く際にもコツがあります。
重要な事柄の一つが、オフラインの会議以上にはっきりとしたリアクションを取ることです。相槌をうつ、ハンドサインを行うなどの積極的な反応を取るようにすると話し手が安心します。
また、よほど緊急でない限りは会議に関係ない業務は行わないようにしましょう。
まとめ
コロナ禍をきっかけにリモートワークや在宅勤務が増え、それに伴いオンライン会議の重要性が増しています。
オンライン会議では話すタイミングがずれることや会話が途切れること、トラブル発生することなどオフライン会議ではほとんど生じなかった問題が発生することがあるため、会議の司会進行役がうまくまとめることが大事になります。また聞き手や発言側も会議を進めるうえで配慮することも重要です。
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