組織の健全性や従業員のエンゲージメントを向上させるために、現代の企業ではパルスサーベイが活用されています。パルスサーベイは、短期間で頻繁に実施される簡易的な従業員調査の手法です。その目的は、組織の健全性や従業員の声を把握し、課題の特定や改善の方向性を見出すことにあります。

本記事では、パルスサーベイの基本的な概念や手法に加えて、効果的な質問項目の設定方法や具体的な事例についてご紹介いたします。

パルスサーベイとは

パルスサーベイとは、組織や企業内で定期的に行われる短期的な調査のことです。従業員の意見やモチベーション、満足度などの側面を把握するために、組織が簡潔にアンケート調査を定期的に行います。

1〜5分程度で回答できる簡単な質問を、毎日・週1・月1と定期的に行うため従業員意識を常にリアルタイムでチェックできる点が特徴的です。組織の状況やトレンドを素早く把握し、改善策を導くための手段として利用されます。

パルスサーベイの活用シーン

従業員のストレス度合いの計測

従業員の役割が偏っていないか、仕事量が適切かなど、仕事上でストレスが発生していないかを調査することで従業員の労働環境を改善でき、従業員の健康や幸福感、ワークライフバランスを向上させる取り組みへとつなげることができます。

オンボーディングの達成度を知る

新入社員のオンボーディング（新規社員の定着支援）の効果を測ることもできます。オンボーディングとは企業が新規採用した人材を組織の一員として定着させるための一連のプロセスのことです。

入社後の最初の数週間や数ヶ月にわたって、新入社員に定期的なアンケートを実施して意見や感想を収集して分析することで、新入社員がどの程度組織に溶け込んでいるか、期待に沿ったサポートや情報提供が行われているかなどを把握することができます。

これにより、オンボーディングプロセスを改善し、新入社員の満足度とパフォーマンスを向上させるための具体的な施策を講じることが可能です。

新体制の人事制度の効果検証

組織が新しい人事制度を導入した場合、その効果を検証するためにパルスサーベイを利用することができます。新体制の導入後、従業員に定期的なアンケートを提供し、変化に対する意見や反応を収集します。

従業員の満足度やモチベーションなど、新しい人事制度が従業員のエンゲージメントにどのような影響を与えているかを評価し、改善の必要性や成功の要因を特定し、人事制度を最適化するための調整を行うことが可能になります。

パルスサーベイの実施方法

調査内容の決定

最初に、パルスサーベイの調査内容を決定する必要があります。調査の目的や目標を明確にし、収集したい情報や解明したい課題を定義します。

たとえば、従業員の満足度、コミュニケーションの質、業務プロセスの効率性など、具体的な領域を選ぶことが重要です。

調査の実施

調査形式の選択

パルスサーベイには、オンラインのアンケートツールや専用プラットフォームを使用することが一般的です。選択した調査形式に合わせて、質問の作成や配信方法を計画します。

調査のスケジュール決定

調査の実施時期や頻度を計画します。定期的なパルスサーベイを実施することで、変化や傾向を追跡しやすくなります。

アンケートの配信と回答収集

質問を含んだアンケートを従業員に配信し、回答を収集します。匿名性を保つことで、従業員の意見を開放的に収集することができます。

調査結果の集計、分析

収集したデータを集計し、分析するために以下の手順を実施します。

データの集計

収集した回答データを集計し、要約や統計的な指標を作成します。データの整理や分類を行い、洞察を抽出します。

データの分析

集計結果を分析し、傾向やパターンを特定します。相関関係や異常値の検出など、適切な分析手法を用いてデータを探索します。

課題解決策の検討、実施

課題の特定と優先順位付け

調査結果を分析し、特定の課題や改善のポイントを特定します。優先順位を付け、取り組むべき課題を選定します。

解決策の検討

課題に対して具体的な解決策を検討します。従業員のフィードバックや意見を参考にしながら、解決策を具体化します。複数の解決策オプションを検討し、その有効性と実施可能性を評価します。

実施計画の策定

選択した解決策に基づいて実施計画を策定します。実施スケジュール、責任者、リソースの割り当て、コミュニケーションプランなどを明確にします。

解決策の実施

策定した実施計画に基づいて、解決策を実施します。必要なトレーニングや変更管理の手続きを行い、関係者がスムーズに変化を受け入れられるようサポートします。

モニタリングと評価

解決策の実施後、効果や効果の測定方法を定め、改善の進捗をモニタリングします。定期的なフィードバックのループを確立し、必要に応じて修正や調整を行います。

質問項目一例

従業員幸福度

従業員が仕事のやりがいや喜びについて評価する場合の質問例は下記です。

・あなたの仕事はあなたの幸福感に寄与していますか？
・仕事に対して満足していますか？
・仕事とプライベートのバランスは取れていますか？
・上司や同僚との関係は良好ですか？
・自身の成長やキャリアの展望に満足していますか？

経営理念・ビジョンの理解度や浸透

従業員が自社の経営理念やビジョンをどの程度理解しているかを把握する場合の質問例は下記です。

・組織の経営理念やビジョンについて理解していますか？
・経営理念やビジョンが組織の日常業務にどの程度浸透していると感じますか？
・経営理念やビジョンが私の仕事に影響を与えていると感じますか？
・経営理念やビジョンが組織の意思決定にどの程度反映されていると感じますか？

業務内容について

従業員の業務内容における問題を発見・把握したい場合の質問例は以下です。

・自身の業務における役割と責任は明確ですか？
・業務内容は自身の能力や興味に合っていますか？
・業務において必要なリソースやツールは適切に提供されていますか？
・業務プロセスや手順は効率的で適切ですか？
・上司や同僚とのコミュニケーションは円滑ですか？

これらの質問項目は参考として挙げられるものであり、実際のパルスサーベイには組織や目的に合わせてカスタマイズする必要があります。質問の数や形式、具体的な項目は調査の目的や状況に応じて適宜調整し、従業員の意見やフィードバックを得るためにも自由回答の質問や評価尺度のバリエーションを組み合わせることが有益です。

質問項目設定のコツ

項目をバランスよく設定する

質問項目をバランスよく設定することで、組織や従業員の状況を多角的に把握することができます。幸福度やエンゲージメント、業務満足度、組織文化の理解度など、異なる観点をカバーする質問を組み入れることで、総合的な分析と改善の方向性を見出すことができます。

回答者全員が該当する内容を選ぶ

パルスサーベイでは、回答者全員が該当する内容に焦点を当てることが重要です。普遍的なテーマや組織全体の課題に関連する質問を設定することで、回答の多様性を確保し、組織全体の状況や傾向を把握することができます。

業務や役割に関連する質問も重要ですが、全員が回答できる共通項目を設けることで、参加者の関与とフィードバックの質を向上させることができます。

気軽に回答できる量にする

回答者が気軽に回答できる量の質問項目を設定することも重要です。質問の数や質問文の長さを適切に調整し、回答者の負担を軽減します。

短い文言や明確な質問形式を使用し、回答時間を最小限に抑えたり、選択肢や評価尺度の選択肢も適度な数にすることで、回答者の認識や意見を収集しやすくなります。

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また、直感的に分かりやすいスコアで、様々な切り口で分析が可能です。現場の担当者にとっても分かりやすく、簡単に課題を発見できます。

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まとめ

パルスサーベイを行うことで従業員や組織の現状を知ることができますが、正確な調査結果を得るには質問項目の工夫がカギとなります。複雑な内容にせず、測定したい項目を明らかにすることで回答の精度を上げることができます。

パルスサーベイを実施する際には、質問項目の設定に注目してみてはいかがでしょうか。