社員のフォローや、エンゲージメントの向上のために定期的に開催したい社内イベント。
社会の状況や新しい働き方を考えると、定期的に開催するためにはオンラインでの社内イベントの実施も検討しなければいけなくなりました。
しかし、社内のオンラインイベントを自社で企画することはおすすめしません。
その理由や、社内イベントの企画・運営を外注した企業の声などをご紹介していきます。
目次
内定者や中途入社社員のニーズを満たすにはオンラインイベントの定期的な開催が肝心
あなたの組織では、社内イベントをどれくらいの頻度で実施していますか？
数時間程度のイベントを実施するだけでも、時間や労働力など、様々なコストがかかることはみなさんもよくご存知かと思います。
バヅクリ株式会社が内定者320人を対象に実施したアンケートでは、半分以上の内定者が1ヶ月に1回は、内定者フォローを実施してほしいと回答したという結果がでています。
また、その他の社員などと交流をしたいという社員は多く、リモートワークが普及しコミュニケーション機会が減少した昨今、社内イベントのニーズはさらに高まってきていると言えます。
定期的に、社内イベントを実施することで、
- エンゲージメントの向上
- 生産性の向上
- コミュニケーションの活発化
- 内定辞退や離職の防止
などが期待できます。
社内イベントは、新型コロナウイルスの流行やそれに伴う働き方の変化、働き方改革などにより、定期的に実施するには、オンラインへと移行し実施する必要性もでてきました。
実際に、多くの企業がオンラインでのイベント実施を検討・実行していることを、実感している方も多いでしょう。
オンラインイベントの自社内製に失敗する理由
ニーズが高まっているオンラインでの社内イベントですが、人事担当者が自身で企画し、実施することはあまりおすすめしません。
その理由は以下になります。
1. 進捗管理やマネジメントがしづらい
オンラインイベントには、踏むべき手順や用意するものが多く、初めてオンラインイベントを開催する場合、思ったよりも開催までのタスクが多いなと感じるでしょう。
数人の担当者で協力して開催に向けて準備をする必要があり、人が多くなればなるほど、1人にかかる負担は少なくなりますが、進捗管理やマネジメントがしづらくなります。
オンラインイベントそのものだけでなく、準備もリモートでそれぞれ自宅などから作業をする可能性も高いので、その環境も進捗管理やマネジメントがしづらい原因と言えます。
また、初めてのオンラインイベントは思わぬアクシデントなどに見舞われる可能性も高いため、社外サービスを利用したり、外注をしたりした方が安心です。
2. 感情や意図が伝わりにくい
オンラインでのコミュニケーションは、オフラインで行うコミュニケーションよりも感情や意図が伝わりにくく、スムーズに意思伝達を行うためにはコツが必要です。
オンラインでのコミュニケーションに関するノウハウがない場合、オンラインイベントを運営するサービスを利用したり、プロのMCを招いて司会を務めてもらうようにすることがおすすめです。
3. 雑談が減少し、チームの一体感がなくなる
オンラインイベントは発言するタイミングが掴みづらかったり、オフラインイベントの時の様に隣の人に気軽に話かけるというような行動ができなかったりするため、雑談が少なくなります。
そのため、せっかくイベントを実施しても参加者同士の一体感が感じられにくいのです。
「1人でイベントに参加している」という気持ちや、「ただ画面を眺めていて終わってしまった」という時間になりがちです。
オンラインイベントでも参加者の一体感を醸成するには、発言しやすい空気づくりや、雑談や会話を促すなど、司会者の役割がとても重要になります。
社内イベントの実施ならバヅクリ
社内イベントを実施するなら、バヅクリの利用がおすすめです。
バヅクリでは研修やチームビルディングのためのワークショップなどを企画・運営してくれ、オンラインでの実施が可能です。
バヅクリは、その他の参加者とコミュニケーション機会を提供するプログラムが多いのが特徴で、企画から運営までをお任せできるので社内負担を85%も削減できるのも魅力。
各講座の講師や、司会はその分野のプロが務め、楽しみながら親睦を深めることができる盛り上がるイベントを実施できます。
バヅクリの社内イベント実施事例はこちらから
外注成功事例：業界最大手は外注して、こんなに成功している
それでは、社内イベントの企画や運営を外注し、成功した企業の事例をご紹介していきます。
外注をすることでどんなメリットがあるのか、ぜひ参考にしてみてください。
1. 貝印株式会社
貝印株式会社は、製造と販売部門から成り立つ、刃物のメーカー。
利用したサービスは、研修やワークショップを企画・運営してくれるバヅクリです。
新型コロナウイルスの流行による緊急事態宣言の発令から出社制限が続き社員同士のコミュニケーション機会が減少したことに課題を感じていた同社。
特に当時の新入社員は、入社後3～4日で在宅研修に切り替わったため同期や同部署の人とほとんど顔を合わせる機会がありませんでした。
入社10年までの若手社員を対象とし、社内イベントを実施。
コミュニケーションの活性を目的としているため、堅苦しい印象にならないよう「研修」ではなく「社内イベント」と名付けて開催されました。
アンケート結果を見るとMCの評判がとてもよく、岐阜と東京、大阪、名古屋と参加している場所は離れていても、和気あいあいとした雰囲気のイベント実施を実現しました。
同社の教育研修担当者は、「雰囲気をガラッと変え、社内研修と違う空気感や、非日常感を演出するには、さまざまなスキルや仕掛けが必要。
自社で内製してしまうと、どうしても日常になってしまうので、こういった社員交流イベントは外部サービスをうまく活用していきたい」と話しています。
バヅクリ
2. 株式会社コムコシステム
情報システムに関するコンサルティングや、情報システムの開発及び保守などを行う株式会社コムコシステム。
同社は、新型コロナウイルスの影響により開催できなくなったBBQやクルージング社内イベントに代わり、オンラインで社内イベントを実施しました。
利用したサービスは、バヅクリです。
他社サービスよりも申し込みがイベント直前でも可能だった点や、体験会を通しサービスに納得できた点などから利用を決定。
カメラトラブルの際もサービス会社のスタッフが対応してくれ、イベント中も、ほぼお任せ状態で実施できたそうです。
参加者満足度も高く、親睦を深めるという目的を達成できました。
バヅクリ
3. 森永乳業グループ
授賞式や、理念・行動指針の理解を深める『夢共創フォーラム』などの社内イベントをオンラインで実施した森永乳業グループ。
利用したサービス・会社は、社内コミュニケーションの戦略設計から個別施策の企画実行までを行うゼロインです。
オンラインイベントの実施に関して社内にノウハウがまったくなく、ツール選定や配信方法含めて実施方法がわからなかった同社。
事前準備から当日運営まで、プロの力を借りることができとても心強かったそうです。
また、抽象的なコンセプトを、映像の魅せ方や音楽の使い方などディテールに落とし込んでいくのはプロのなせる技だと話します。
参考：森永乳業グループのオンライン社内表彰イベント『Morinaga Milk Awards』
ゼロイン
4. ワークスモバイルジャパン
チャットのSNSツール「LINE」などを提供するワークスモバイルジャパンは、コミュニケーション不足により、
- 新規アイデアのきっかけが減少
- 新入社員の顔と名前が一致しない
- 仲間の繋がりが広がらない
などの課題を抱えていました。
そこで社内イベントの実施を決定。
久しぶりに会う社員や初めて会う社員ともコミュニケーションの機会が生まれるトークメインのコンテンツ、一体感が生まれる一緒に問題へと挑戦するコンテンツなどを用意しました。
準備の開始時は開催まで1ヶ月を切っているという状況でしたが、外部サービスを利用することで幹事のイベント準備にかける時間を最小限にし、通常業務をこなしながらもイベントの開催が実現しました。
参加者の中からは新たな交流ができたという声が多くあがり、8割の参加者が次回も参加したいと答えたそうです。
イベモン
自社内製にかかるコスト
費用の面から社外サービスの利用を躊躇している企業も多いでしょう。
しかし、社内イベントの開催は費用以外にも様々なコストがかかります。
自社でオンラインイベントを内製する場合にかかるコストは以下です。
人のコスト
社内イベントは1人で実施するのは難しく、多くの人を必要とします。
必要な役割を簡単にあげるとすると、
- 司会、ファシリテーター
- 企画を考える担当
- 通信環境を整える担当
- 当日トラブルが発生した際に対応する担当
- 実施のアナウンスや問い合わせに対応する担当
- 配布物や食事などを用意する担当
などが考えられます。
特殊なスキルを必要とする役割もあるため、社内で人材の確保が難しい場合もあるでしょう。
時間のコスト
社内イベントの実施には、多くの時間がかかります。
初めてのオンラインイベントであれば、通信環境を整えたり、オンラインという状況に合わせてプログラムを考え直す必要があるためさらに時間を必要とします。
ノウハウがなかったり、コツを掴めていない場合は、せっかく準備に時間をかけたのに、盛り上がらないままイベントが終わってしまうことも。
お金のコスト
- 食事の費用
- 会場費
- 講師などゲストを呼ぶ費用
通信機材を揃える必要があるため初回はお金のコストがかかりますが、会場費などは必要がないため、定期的に実施するのであればオンラインイベントの方が費用が抑えられる可能性があります。
しかし、機材の面に関しては維持費や買い替えの必要も。
オンラインイベントを実施する際に気をつけたいことはこちら
その点を踏まえると、費用面のコストをかけ社外サービスを利用することで、時間や労働力のコストや負担をカットできる上、プロの力を借りることができるので、賢く質の高い社内イベントが実現すると考えられます。
最悪のケース：内定者辞退・オンボーディング失敗
うまくオンラインイベントが実施できなかった場合や、初回のイベントがうまくいかず定期的なイベントの実施をしなかった場合、内定辞退やオンボーディングの失敗、離職などを招きかねません。
最悪のケースに至らなくても、イベントに対する参加者満足度が低下し、次回の社内イベントの参加率が低下する可能性があります。
1度社内イベントに対し「楽しくない」という印象を抱いてしまうと、次回参加へのハードルが高くなります。
また、社員同士の口コミで「社内イベントはあまり楽しくなかった」という感想が広まると、次回は参加しようと思っていた社員の参加機会を損失することに繋がります。
そのため、1つ1つのイベントをしっかり作り上げ、参加者に「社内イベントは楽しい」と感じてもらう必要があります。
社内イベントの企画案
社内イベントの例として、以下の様なものが挙げられます。
例年、オフラインで開催されていましたが、新型コロナウイルスの影響や、働き方改革などによりオンラインで実施されることも増えてきています。
1. 入社式・内定式
新型コロナウイルスの影響により、オンラインで実施する企業も増えました。
オンライン入社式で注意すべきポイントや手順はこちら
オンライン内定式の注意ポイントや事例はこちら
2. 懇親会
懇親会は、既存の社員に対するフォローや、新入社員に対するオンボーディングになります。
コミュニケーションが活性化されると
- 業務がスムーズに進めやすくなる
- 新しいアイディアやイノベーションが生まれやすくなる
などのメリットがあります。
オンラインで懇親会を開催するときのポイントはこちら
オンラインで懇親会を開催する際利用したいケータリングまとめ
3. 忘年会・新年会
社員をねぎらうことや、コミュニケーションの活性が目的として行われることの多い忘年会や新年会。
新型コロナウイルスの流行以降は、オンラインで実施されることも多いです。
4. 勉強会
社員の学習やスキルアップを、社内イベントを用いてサポートできます。
ゲストを招いた講演会や、座談会などが企画内容として考えられ、これらはオンラインでも実施可能です。
5. 合同組合のイベント
合同組合のイベントも定期的に実施したいものです。
オンラインでも部署や役職を超えた繋がりを作ることができます。
プロの手を借りてイベント実施がおすすめ！
社員が「参加したい！」と思うイベントや、イベントで実施する面白いプログラムが思いつかない場合はイベントやワークショップなどを企画・運営するサービスを利用することをおすすめします。
プロならではの視点で考えられたプログラムや、数々のイベントを運営して培ったノウハウから、盛り上がるイベントを実施するための運営方法を提供してくれます。
面白い社内イベントの企画案はこちらから
まとめ
参加者満足度の高いイベントを開催することで、エンゲージメントの向上や、内定辞退・離職の防止、コミュニケーションの活性などが期待できます。
- 初めてのオンラインイベントの開催でノウハウがない場合
- 社内で人材の確保が難しい場合
- 楽しいと感じてもらえる企画を考えられる自信がない場合
- 盛り上がるイベントを運営できる自信がない場合
などは、特に、社外サービスを利用し社内イベントを実施することをおすすめします。
上手にサービスを活用し、賢く質の高いイベントを実施しましょう。
