コミュニケーションの活性化などを目的とし、様々な組織で実施されている社内イベント。
しかし、参加率が向上しないことに課題を感じている組織や担当者もいるでしょう。
そこで、社内イベントの参加率をアップさせるコツや、成功した社内イベントの事例などをご紹介していきます。
目次
社内コミュニケーション、取れていますか？
あなたの組織では、社内コミュニケーションが十分に取れているでしょうか？
課題に感じている企業は8割
HR総研が実施し、331件の有効回答を得たアンケートでは社内コミュニケーションに課題を感じている企業は8割にもなりました。
またこのアンケートによると、大企業・中小企業など企業規模に関係なく、コミュニケーションに対する課題が感じられているようです。
また、社内コミュニケーションは重要かという問いに関しては、9割の回答者が重要だと答えています。
つまり、多くの組織で社内コミュニケーションは重要だとわかっていても、うまくコミュニケーションが取れていないのです。
社内コミュニケーションの重要性
どうして社内コミュニケーションは重要なのでしょうか？
社内コミュニケーションを活性化させることで得られるメリットをご紹介します。
1. 従業員満足度の向上
社内コミュニケーションを活性化させることで、
- 悩みを相談しやすい
- 意見を言いやすい
- 人間関係に関してストレスなく仕事ができる
などのメリットが得られるため、従業員の職場環境に対する満足度が向上します。
離職率が低下し、エンゲージメントの向上が期待できます。
この状態を作り出すには、コミュニケーション機会を通してお互いをよく知り、認め合うことが大切です。
2. 業績への好影響
コミュニケーションが活性化するとそれぞれのメンバーが意見を言いやすい環境になり、新しいアイディアが出やすくなったり、イノベーションが起こりやすくなったりします。
また、分からないことなどを躊躇なく質問できたり、助けを求めたりできるようになり、業務もスムーズになります。
そのため、活発なコミュニケーションは業績にもいい影響を与えます。
社内イベントでコミュニケーションを活性化させよう！
コミュニケーションが活発になることで、メンバー同士の相互理解が深まり、心理的安全性も向上するのです。
コミュニケーションを活性化させるには、社内イベントの実施がおすすめです。
イベントを通して社員同士の親睦を深めると、相互理解が深まり、ハードルを感じることなく話しかけたり、雑談ができたりするようになります。
業務中も、業務以外の時間も、コミュニケーションが活発になるでしょう。
社内イベントならバヅクリ
社内イベントを実施するなら、研修やチームビルディングのためのワークショップを企画・運営してくれるバヅクリの利用がおすすめです。
バヅクリのプログラムは、その他の参加者とコミュニケーションを取りながら行うものが多いのが特徴で、相互理解を深めることができます。
また、参加者の相互理解を深めるためには「楽しい」と感じられる状況を提供し、素の状態を引き出すことが重要です。
バヅクリでは、ファシリテーターや講師はその業界のプロが行うため、盛り上がる時間を提供できます。
参加者満足度は97%を誇り、研修やワークショップの実施回数は800回以上。
企画から運営までをお任せできるので、社内負担を85%も削減できるのも魅力です。
「社内イベントに参加したくない 」不参加者の声
社内コミュニケーションを活性化させるため、定期的に実施したい社内イベントですが、開催しても社員に参加してもらえないと意味がありません。
しかし、「社内イベントに参加したくない」という人もいるのも事実です。
心当たりのある組織も多いでしょう。
社内イベントに参加したくないという人は、一体、どのような意見を持っているのでしょうか？
参加したくない理由を知り、改善することで多くの人に社内イベントに参加してもらいましょう。
【理由1】一方的に話を聞くだけで退屈
表彰式や総会などでは、役員などの一方的に話を聞くだけで退屈だという意見があります。
この場合、
- 双方向のコミュニケーションを意識する
- 参加型のイベントを実施する
などの方法で改善することができます。
【理由2】事前準備が面倒
社内イベントに参加するための準備が多いと、参加意欲を失う場合があります。
例えば
- 余興のダンスの練習に多くの時間を割かれプライベートの時間がない
- 通常業務と並行して社内イベントの準備をしなくてはいけないので大変
などのケースが考えられます。
力を合わせ社内イベントの準備をするうちに仲が深まることも考えられますが、参加する社員の負担が大きくならないよう、コンテンツ内容を考える必要があります。
【理由３】そもそも何をするのかよく分からない
- そもそも社内イベントで何をするかわからない
- 何のために実施されているかわからない
という理由から参加したくないという人もいます。
これを改善するためには、社内イベントを行う理由を提示したり、イベントに興味を持ってもらえる仕掛け作りをしたりする必要があります。
成功事例から見る企画の「カギ」
社内イベントに参加したくない理由として、心当たりのある項目や、改善できそうな点はあったでしょうか？
ここからは、社員に「社内イベントに参加したい！」「社内イベントは楽しい！」と思ってもらえるような方法をご紹介していきます。
今回はイベントの内容・企画運営2 つの軸からイベント参加率アップの方法を提案します。
社内イベントの種類
まず最初に、社内イベントの実施方法や種類をご紹介します。
それぞれのメリットやデメリット、組織の状況や、イベントの開催を通して得たい効果を踏まえて実施方法を決める必要があります。
「参加したい！」と思ってもらうためには、まず参加のハードルを下げることが重要です。
方法としてはオフラインとオンラインの2つがあり、メリットやデメリットは以下です。
| メリット | デメリット | |
| オフライン | ・直接コミュニケーションが取れる ・動きを伴うアクティビティの実施が可能 | ・遠方のメンバーなどは参加に対するハードルが高くなることも ・感染症のリスクに注意する必要がある |
| オンラン | ・遠方に住んでいるメンバーも参加しやすい ・感染症などのリスクを減らせる ・交通費宿泊費がかからない | ・一度に何人もが会話するのは難しい ・空気感が掴みにくい ・機材トラブルなどがある場合も |
事例紹介
それでは、社内イベントの実施に成功した企業の事例をオンラインの場合と、オフラインの場合に分けてご紹介していきます
オンラインでの社内イベント
1. 株式会社CHINTAI
株式会社CHINTAIでは、例年コミュニケーションの活性を目的とした合宿を実施していました。
しかし、新型コロナウイルスの影響で合宿の実施を断念。
オフラインからオンラインに変更し、研修・ワークショップの企画・運営サービス「バヅクリ」を利用してイベントを開催しました。
バヅクリのオンラインでコンテンツ数が多い点に魅力を感じ、普段はあまり体験できない非日常を感じられるプログラムを中心に実施しました。
- 食レポ
- おとなの図工
- 演劇
- グラフィックレコーディング
- 筋トレ
- ボイストレーニング
の6つを実施。
話を聞くだけでない参加型のプログラムで、「オンラインでここまで楽しいことができるんだ！」と非常に高い満足度を感じてもらうことに成功しました。
また、イベントを通してあまり話したことのない人とも十分なコミュニケーションを図ることに成功。
プロのMCが進行を務めることで、オンラインならではの孤独感を感じさせない、抑揚の付け方、声の掛け方、間の取り方が洗練された進行を実現することができました。
参考：本気で楽しみ交流を図ることで、業務内でのコミュニケーションが活発化
バヅクリ
2. HELP YOU
株式会社ニットが運営する、多彩なスキルを持つフリーランスが集結したコミュニティのHELP YOU。
オンラインで忘年会を実施しました。
様々な地域にメンバーがいる同コミュニティーに合った方法であるオンラインでの実施で、メンバーは函館・東京・広島・アメリカ・クロアチア・エルサレムと様々な拠点から参加しました。
- 忘年会でよくやりそうなゲームを取り入れる
- 最近入った人も古参メンバーもどちらも楽しめる内容に
- 誰か一人がずっと喋り続ける状態を避ける
という3点に気をつけて企画。
また、運営に本格的な忘年会を実施すると伝えたところ、予算がついたため、参加者にプレゼントを用意でき、「【賞金5000円】HELP YOUオンライン忘年会参加者募集【開催！】」というキャッチコピーをつけ、周知することができました。
本格的なスタートを22:00〜とすることで子育て世代も、子供を寝かしつけてから参加可能に。
2次回はChartwork Liveを使用し、話し足りない人のみで行われました。
参考：100人参加！一風変わった「オンライン忘年会」に参加者が殺到したワケ
くらしと仕事
3. ブリヂストン労働組合様
ブリヂストン労働組合様では、リモートワーク環境でもできる社員同士や社員家族とのコミュニケーション活性ができるイベントを探していたところ、「謎解き」を見つけイベントを実施。
社員同士のコミュニケーション活性に成功し、参加者からはポジティブな意見が聞かれたそうです。
謎解きプラス
オフラインでの社内イベント
1. アイスタイル
新入社員と既存の社員が仲良くなれるキッカケを作ることを目的とし、「新卒がアイスタイルをジャック！」というイベントを実施しました。
イベントの流れは以下です。
- 新卒がチームに分かれ、各部署の社員にランチをしながらインタビューをする
- チームごとにインタビュー内容をまとめた資料を作成（作成方法は自由）
- 食事をしながら取材内容を発表
- 発表した内容や資料を全社員にシェア
新卒のメンバー同士が親睦を深め、先輩社員と繋がりをつくるきっかけになることはもちろん、既存の社員同士がお互いを知るきっかけにもなるイベントです。
参考：新しい社内イベント「新卒がアイスタイルをジャック！」を実施しました！
STORiES istyle blog
2. 日本マイクロソフト株式会社
日本マイクロソフト株式会社では、ファミリーデーという社員やその家族を対象としたイベントが実施されており、2018年は約440家族、約1,460人が参加しました。
イベントでは、応接フロアとなっている最上階の31階、30階、また19階フロアの社員食堂「One Microsoft Cafe」を公開しています。
お子様ランチの提供なども行われました。
目的は、家族やパートナーに職場を実際に見てもらうだけでなく、実施後、社員同士の話題ができ、会話が増えたため、コミュニケーションを活性させるという目的もあります。
上司や同僚と、お互いの家庭環境や人間関係を知るきっかけとなり、プライベートを配慮した働き方にも繋がりました。
参考：ファミリーデーを実施した企業の事例とは？企画の例や効果について
mitsucari
共通する「成功の秘訣」は？
成功した社内イベントの事例をご紹介しましたが、それを踏まえ「成功の秘訣」を見ていきましょう。
1. 参加型のコンテンツがある
参加型のコンテンツを取り入れることで、自分ごととしてイベントに参加してもらえるようになります。
また、業務のリフレッシュにもなるでしょう。
ただ話を聞くだけの社内イベントは、参加意欲を損なう可能性が高くなります。
2. 対面でもオンラインでも参加者同士の「繋がり」を意識
イベントを通し「繋がり」を作り出すことで組織に対するエンゲージメントや、イベントに対する満足度が向上します。
その他の参加者と前向きなコミュニケーションを取れるようイベントを設計しましょう。
また、参加者同士の一体感を生むためには、時間や体験を共にすることがポイントです。
- 同じワークやゲームを楽しむ
- 一緒に食事を楽しむ
- チームで協力して取り組みを行う
などをイベント内に取り入れてみてください。
3. 社員のためになる目的がある
参加することで何かメリットがあるイベントを企画しましょう。
- 他の参加者とコミュニケーションが取れる
- 景品がもらえる
- スキルアップになる
など、イベントに参加することで提供できるメリットは様々なものが考えられます。
どんなイベントだったら、またどんなメリットがあれば、社員が参加したくなるのか考えてみましょう。
イベント準備のポイント
成功する社内イベントを実施するために、どのようなコンテンツを実施するかも重要ですが、どれだけしっかり準備ができるかもイベントの質を大きく左右します。
ここからは、社内イベントの準備の際に気をつけたいことを見ていきましょう。
準備の段階で気を付けることとは？
1. 課題や目的をはっきりさせる
課題や目的を明確にしておかないと、実施しても意味のないイベントになってしまいます。
また、課題や目的を明確にすることで、イベントの中で実施するコンテンツも選択しやすくなります。
2. 繰り返しアナウンスする
イベント開催の周知方法はメールやチャットなどが主になると思いますが、しっかり目を通していない人も多いものです。
1度だけでなく、何度か開催を知らせるためのアナウンスをするようにしましょう。
参加率の向上に繋がります。
3. 参加方法の説明は丁寧にわかりやすく
参加方法が難解であったり複雑であると、社員のイベントへの参加意欲を損ねることに繋がります。
また、参加を検討している人の中には、不明点がある人がいる場合もあるので質問に対応をする担当者を置いたり、よくある質問に対し再度メールなどで全体に向け回答・アナウンスするようにしてください。
4. 必要に応じてハイフレックス制を取るなど、柔軟な対応を
- 途中からしか参加ができない
- 途中退出したい
など、参加に関して様々な要望が出てくる可能性があります。
その際は多くの社員が気持ちよく参加できるように、なるべく柔軟に対応するようにしてください。
企画担当者向けチェックリスト
それでは最後に、企画担当者向けのイベントを周知するまでの手順を流れに沿ってご紹介します。
1つ1つクリアできているか、チェックリストのように活用してみてください。
1. イベントの種類、概要、目的を決める
まず、イベントの目的を決めます。
その後に、目的や課題、参加見込みのあるメンバーの特徴などに合わせて、どんな社内イベントにするかを決めていきましょう。
社内イベントの種類をシーン・目的別で詳しく
2. 開催方法、使用ツールを決める
オンラインかオフラインか、実施方法を決めましょう。
どの方法がイベントの目的・社内状況にふさわしいのか考える必要があります。
オンラインで実施する際は、使用するツールを決めます。
ツールにより使える機能や、参加可能人数の上限、実施可能時間などが異なるので、しっかり調べてから導入してください。
ツールについて知りたい方はこちら
3. プログラムを決める
目的や、選択した実施方法の中でできることを踏まえプログラムを選択します。
先ほどご紹介した
- 参加型のプログラムがあるか
- 「繋がり」を作ることができるか
- 社員のためになる内容か
のポイントを頭において選択してください。
おすすめプログラムはこちらから
4. メンバーをアサインする
社内のメンバーを、各役割にアサインします。
通常業務を行いながら社内イベントの運営も行う場合は、負担が大きくなりすぎないように注意してください。
5. 外注をする（必要な場合）
イベントを実施する際には必要な手順や人員が多く、社内ではまかないきれないこともあるでしょう。
また、社内イベントに関するノウハウがない場合、さらに時間がかかったり、不安が大きくなることも考えられます。
- コンテンツの企画、運営
- 司会、ファシリテーター
- イベントの録画、配信
- 食事の準備
など、時間がかかるものや、社内で対応できる人材がいない場合は外注をしましょう。
企画は外注した方がいい？その理由はこちら
6. 社員に周知する
メールやチャットなどでイベントを周知してください。
先ほどもお伝えしたように、何度かアナウンスすることをおすすめします。
まとめ
社内イベントの参加率を向上させるためには、
- 参加型のプログラムがあるか
- 「繋がり」を作ることができるか
- 社員のためになる内容か
の3つに気をつけイベント内容を計画し
- イベントに参加するメリットを打ち出す
- 何度もアナウンスする
ことが大切です。
社内イベントを実施し、コミュニケーションを活性化させましょう！
