会議のファシリテーションを担当している人の中には「進行がうまくいっておらず、物事が決まらない」「ファシリテーションを改善して会議の質をもっと高めたい」といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。
ファシリテーションスキルを上げるためには、ファシリテーターの役割を理解し、会議をマネジメントできるようになることが重要です。
本記事ではファシリテーションに必要なスキルと、オンライン会議におけるファシリテーションのポイント、ファリテーションスキルを高めるおすすめの研修について解説します。
目次
そもそもファシリテーションとは
ファシリテーションとは、会議やワークショップを有意義かつ生産性の高いものにするため、チームの議論がより円滑に進むようサポートする役割を指します。
また、ファシリテーションを行う人のことを「ファシリテーター」と呼ぶこともあります。
ファシリテーターは「会議の司会」だけではなく、参加者の意見を引き出したり、意見の衝突をうまくまとめて軌道修正したりなど、さまざまなことを行う必要があります。
会議でファシリテーションがうまく行われると、
- 参加者から良いアイデアや意見が飛び交い、活気ある会議になる
- 会議に意義を見出しやすくなり、チームの結束力が高まる
- 物事がスムーズに決まっていくため、課題の解決も早く、生産性が向上する
など、チーム運営や生産性の面でメリットがあります。
ファシリテーションスキルは、チームでビジネスを運営する企業の社員にとって欠かせないスキルと言えるでしょう。
オンライン会議で求められるファシリテーションスキル
オンライン会議におけるファシリテーションの重要性は増しています。
ここではオンライン会議で求められるファシリテーションスキルを4つに分けて解説します。
1. 目標設定スキル
オンライン会議で求められるファシリテーションスキルに、目標設定スキルがあります。
会議の時間を有意義なものにするためには、事前準備が重要です。
そのためファシリテーターは会議を行う前に、その会議の目標を設定し、必要な事前準備ややってほしいことについて、参加者へ周知を行います。
ファシリテーターから参加者に事前に伝えることとして、
- 会議の目的
- アジェンダ
- 会議当日のルール
- それぞれの役割
- 当日までに用意してほしい資料や宿題
などがあります。
また会議の目標や事前の告知事項は、会議当日のはじめにアナウンスします。
そうすることで、参加者はルールや目的を理解した上で会議に参加できるようになります。
環境構築スキル
参加者が意見やアイデアを出しやすい空間を作るのも、会議のファシリテーションで必要なスキルの一つです。
価値観や考え方はそれぞれの部署や立場、バックグラウンドによって異なります。
しかし、異なる考え方に対して批判や無関心などネガティブな態度をとってしまう人が多いと、対話が生まれず互いの認識の齟齬が解消できなかったり、消極的な参加者が増えてしまったりなど、会議の目的が達成できなくなります。
さまざまな立場の人が参加する会議では、参加者それぞれの意見をかみ砕いて説明したり、こまめに質問を振って積極的に意見を求めたりするファシリテーションが重要です。
2. 決定スキル
ファシリテーションで最も重要なのが、会議の結果出された意見を整理して、意思決定をするスキルです。
会議で出た意見を整理する際には、それぞれの意見についてメリットやデメリットを明確にすると良いでしょう。
それぞれの良い点と悪い点を並べることで、客観的な比較がしやすくなります。
さまざまな意見を評価し、論点を整理することで参加者の理解も深まり、スムーズに参加者の合意形成ができるようになります。
3. タイムマネジメントスキル
会議を時間内に終わらせることも、ファシリテーションでは重要です。
タイムマネジメントをスムーズに行うためには、当日の会議のアジェンダに基づき、どのアジェンダにどれくらいの時間を使うのか事前に決めておきます。
また、当日は正確な時間管理を行い、話が脱線しそうな場合は軌道修正することで時間のオーバーを防ぎます。
特にオンライン会議ではファシリテーションが不可欠
ここでは、オンライン会議におけるファシリテーションの重要性を解説します。
オンライン会議での課題
会議がオフラインの場からオンラインへ移行したことで「一人ひとりの表情や姿勢が見えにくいため、雰囲気が掴めない」「通信環境が悪い参加者がいると、会議が後ろ倒しになってしまう」「人数が多いとリアクションや発言が被って聞き取れない場合がある」など、やりにくさを感じる人も増えています。
オンライン会議でよくある課題として、以下のものがあります。
- 盛り上がりに欠ける
- 発言が偏っている
- 参加者が集中していない
- 本音で語り合えない
これらの課題を解決する観点からも、オンライン会議におけるファシリテーションの重要性は増していっています。
オンライン会議におけるファシリテーションの役割・メリット
オンライン会議におけるファシリテーションの役割・メリットとして、以下のものがあります。
- メンバーの意見を引き出す
- 意見の整理
- 会議の合意形成
- 意見しやすい空気づくり
ファシリテーションスキルは一朝一夕で身につくものではありません。
会議の場がオンラインに移行したことで、求められるファシリテーションのレベルもより上がっていると言えるでしょう。
生産性を高めるオンライン会議の実現にはバヅクリがおすすめ
バヅクリのオンラインファシリテーション研修では、オンラインでも対面と変わらずにスムーズに会議をリードするために必要な考え方と技術を習得できます。
このプログラムを受講することで、オンラインでも議論を上手くまとめ、メンバーの意欲を高めて自発的な行動を促せるようになります。
自分の意見を押し付けずにメンバーを腹落ちさせることを目指したプログラムは、業種、職種、経験年数問わず、ファシリテーション技術の習得が必須な全ての方におすすめです。
まとめ
本記事ではファシリテーションに必要なスキルと、オンライン会議におけるファシリテーションのポイント、ファリテーションスキルを高めるおすすめの研修について解説しました。
テレワークの普及により、ファシリテーションの重要性が再び注目されつつあります。
ぜひバヅクリの研修で、ファシリテーションの学習を実践してみてはいかがでしょうか。
