組織診断とは？導入するメリット・具体的な導入手順をご紹介

少子高齢化により労働人口の減少が加速する今、多くの企業にとって人材確保と生産性向上は大きな課題です。

「優秀な人材の離職が続き、なかなか定着しない」「従業員の士気が低下しているが、何が原因か分からない」といった問題を解決するためには、組織診断によって組織の実態を正確に把握し、改善へ向けて適切な施策を立てることが欠かせません。

本記事では、組織診断とはどのようなものか、導入のメリットや具体的な導入手順を紹介します。

組織診断とは

組織診断（組織サーベイ）とは、自社の生産性向上や離職率の改善のために、現状の組織課題を把握し解決するための施策を検討するための調査です。

組織診断では従業員の仕事に対する意識や業務プロセスの生産性、組織風土などを調査します。

収集したデータを分析することで組織課題の本質的な原因を特定し、改善の糸口を見出すことができます。

組織診断の目的

組織診断の目的は下記になります。

• 組織の今後の方針の決定
• 組織課題の明確化　など

組織診断を行うことで客観的なデータを元に組織の現状を可視化でき、組織改善のための具体的な打ち手を立案できます。

また組織診断は組織全体の課題だけではなく、部署ごと、従業員ごとの課題も調査可能です。

様々な視点から組織の課題を把握し、組織の実態を知った上で対策を練ることで、組織改善の成果が上がりやすくなります。

組織診断導入のメリット

組織診断の最大のメリットは、経営陣や人事担当者の勘や経験に頼ることなく、データに基づいた組織改善の方針を立てられる点です。

ここでは組織診断導入の具体的なメリットを3つ解説します。

組織の現状分析

組織診断は、組織の課題を把握できるのはもちろんのこと、他の組織にはない強みも明らかにできます。

例えば特定の部署で「従業員が仕事に対する誇りを持っている」「コミュニケーションが円滑で業務効率が良い」という従業員の声が得られた場合、その部署のノウハウを他の部署にも共有することで組織全体が改善する場合があります。

組織の現状を正しく認識することで、その組織に合った施策やマネジメントの改善を取り入れることができます。

離職の防止

組織診断では組織全体の課題だけではなく、従業員一人ひとりの会社に対する満足度やストレスをはじめ、モチベーションの源泉なども調査可能です。

診断の結果、特定の職種や部門で離職リスクが高いことが判明すれば、システム導入による業務効率化や評価制度の改定や状況を改善するための対策を講じることができます。

さらに離職の可能性が高く、喫緊の対応が必要な従業員に対して1on1を実施、不満を直接聞くなど、組織診断によって離職のシグナルを早急にキャッチして柔軟に対応できるようになります。

生産性の向上

組織診断では現場の業務実態を分析することで、生産性を落としている要因や非効率な業務プロセスを特定できます。

例えばある部署で生産性が落ちている原因として、業務量の多さと上司とのコミュニケーションが課題だと判明すれば、業務の外注やDX、上司へのマネジメント研修の実施など、具体的な対策を打てるでしょう。

組織診断を行うことで、その組織に潜む本質的な課題に切り込むことができ、適切な対応を通じて生産性を向上できます。

組織診断の導入方法

ここでは組織診断の導入方法を解説します。

導入目的の精査

組織診断の導入時は、経営陣・人事で組織診断を行う目的の共通認識を作り、得たい成果や目標の目線合わせをしましょう。

目的が生産性向上なのか、従業員エンゲージメント向上なのか、それとも組織風土の改革なのかによって診断項目も変わります。

全員が同じ目標を共有しないと、結果の解釈や課題の抽出時に認識のズレが生じ、適切な対策を立てられなくなる可能性があります。

最初に自社の経営課題を洗い出し、「組織診断を通じてどのような成果を求めているのか」について合意を取ることで、組織改善の立案・実行までをスムーズに進めることができます。

質問項目・調査対象・頻度の検討

導入目的に沿って、質問項目や調査対象者、実施頻度を決めましょう。

質問項目が多すぎると従業員の回答のモチベーションが落ち、最悪の場合には正確な回答をしてくれない場合もあります。

診断を通じて把握したいことに直結する質問内容を中心に、最小限の質問項目を用意しましょう。

また調査項目を設計する際は、バイアスを排除するためにも回答を誘導するような設問は避け、従業員の本音を引き出すことができるフラットな質問内容を作りましょう。

社内への告知

診断を実施する前に、従業員に対して、組織診断の目的やメリットをしっかりと説明する機会を設けましょう。

単に「アンケートに回答してください」と伝えるだけでは従業員の理解が得られず、本音の回答が期待できません。

目的や具体的なメリットを丁寧に説明し、「なぜ組織診断が重要なのか」を共有することで、有用な回答を得られるとともに、従業員の協力が得やすくなります。

また匿名性の確保など、従業員が安心して本音を言える環境づくりにも配慮すると良いでしょう。

診断の実施

診断実施中は回答の提出状況を確認し、回答が滞っていたらリマインドを行いましょう。

特定の部署で解答率が下がっている場合は、「回答方法がわからない」「質問の意味がわからない」など、その部署や職種の固有の原因がある可能性があります。

回答率が一定に満たない場合は、期間延長や再実施などを検討する必要もあります。

課題分析・フィードバック

回答が集まったら分析を行い、明らかになった課題や改善のヒントとなる情報の抽出を行います。

部署ごと、役職ごと、職種ごとなど様々な切り口で分析し、課題や強みといった特徴を把握していきます。

分析結果は経営層や管理職にも共有し、優先順位をつけながら改善施策の立案に着手すると良いでしょう。

また、ここで立案した施策は従業員へフィードバックし、組織全体でアクションを起こしていくことが大切です。

サーベイを行ったまま従業員へその結果をフィードバックしないと「やる意味はあったのか」と疑問を持たれ、かえって従業員満足度やモチベーションが下がってしまう可能性があります。

施策を従業員に伝える際にも、一方的な施策の押し付けとならないように、組織診断の結果や施策の意図を丁寧に説明しましょう。

そうすることで、従業員の理解を得られ、改善施策の実行も効率的に進めることができます。

まとめ

組織診断によって組織課題が可視化されることは、経営層・管理者層が従業員の考えを認知することにもつながります。

しかし調査を行うだけで具体的な施策が実施されないと、かえってエンゲージメントを低下させる恐れがあるので注意が必要です。

らくらくエンゲージメントではサーベイ結果をもとに200種類以上のプログラムから最適な施策を提案します。

ぜひこの記事を参考に導入を検討されてみてはいかがでしょうか。