オンライン飲み会を成功に導くには、進行が1つのポイントとなります。
そこで今回は、幹事が知るべき進行のポイントをご紹介します。
オンライン飲み会の幹事を務める方はぜひこの記事を参考に、当日までの準備や、当日の進行などの参考にしてください。
目次
幹事が行うオンライン飲み会開催までの流れ
居住地などに関わらず参加ができ、大人数でも一同に会することのできるオンライン飲み会。
メリットも点もある一方で、会話のタイミングが掴みにくい、機材や通信環境を用意する必要があるなどの課題もあるため、オンライン飲み会を成功させるためには、幹事の進行や準備が重要になります。
まず、幹事が行うオンライン飲み会の開催までの流れを簡単にご紹介します。
1. ツールの準備
使用するツールの準備をします。
通信ツールは、参加人数や使用したい機能、使用時間などを踏まえて選定してください。
使用時間や人数に限りがある場合が多いですが、無料で利用できるツールもあります。
また、カメラやライトなどの機材も必要であれば準備しましょう。
オンライン飲み会で使える通信ツールについてはこちら
2. トークテーマ・企画を決める
盛り上がるオンライン飲み会にするには、飲み会の中でどのようなコンテンツを実施するかもポイントです。
- 参加者同士の親睦を深める
- 部署を越えた交流
- カジュアルな雑談の機会を提供する
など、飲み会開催の目的を、まず明確にしてください。
参加者の満足度の高いオンライン飲み会にするには、目的を明確にすることが重要です。
そうすれば自ずと、実施するべきコンテンツが見えてくるでしょう。
オンライン飲み会の目的に合わせて、オンラインでも盛り上がるようなコンテンツや、コミュニケーションを取れるようなコンテンツを実施しましょう。
オンライン飲み会でおすすめのコンテンツはこちら
3. 開催日時を決める
次に開催日時を決めます。
必ず開催したい日が決まっていないのであれば、候補日をいくつか出し、1番参加者の多い日にオンライン飲み会を開催してもいいでしょう。
4. 参加者を募る
参加者を募る際に、開始時間や終了時間などスケジュールを共有すると、参加者は予定を調整しやすくなるでしょう。
また、途中参加や途中退出はOKかどうかかも共有しましょう。
「調整さん」など参加希望者のスケジュールを簡単にまとめられるツールやオンラインサービスなどを使用すると、スムーズに日程を決めることができます。
5. 役割分担を行う
代表幹事の他、司会、機材係、手配係など運営スタッフの役割を分担しましょう。
オンライン飲み会の開催まで数多くのタスクがあるため、数人で運営することをおすすめします。
6. 事前準備
食事やイベント景品の準備をします。
食事は参加者みんなで同じものを食べることで会話のきっかけになったり、オンラインでも一体感を醸成できたりします。
食事は、住所や注文のとりまとめまでを任せることができるケータリングサービスを利用すると便利です。
また、オンライン飲み会の中で開催するイベントに必要となるグッズや、景品なども忘れずに準備してください。
招待メールの作成も大切です。
開催日時や、注意点などを記載し、参加者にメールを送ります。
飲み会当日が楽しみになるようなメールを書いてみてください！
おすすめのケータリングサービスはこちら
オンライン飲み会を成功させる進行のポイント
簡単にですが、オンライン飲み会までの運営側の行うべきことや流れをご紹介しました。
オンライン飲み会を成功させるには、開催前、当日、両方とも幹事をはじめとする運営スタッフの進行がポイントになります。
スムーズな進行や運営を行い、参加者に喜んでもらえるオンライン飲み会を開催しましょう！
ここから、オンライン飲み会をスムーズに運営・開催するために、気をつけておきたいポイントや、押さえておきたい点をいくつかご紹介します。
1. ツールは使い慣れたものにする
通信ツールや機材は使い慣れたものにしましょう。
接続方法や使い方に手間取ってしまい時間がかかってしまうと、参加者の満足度が低下してしまう可能性があります。
使い慣れていないものを使用する場合は、事前にテストを行うと安心です。
2. 途中参加、途中離脱、離席を自由にしておく
2〜3時間の時間を取るのは難しいけれど、少しだけなら参加したいという場合もあります。
また、途中参加、途中離脱、離席を自由にしておくことで、参加へのハードルが下がります。
3. 事前にスケジュールを共有する
参加者に、開始時間や終了時間などのスケジュールを事前に共有しましょう。
イベントの開始時間などを共有しておくと、途中参加や離脱がしやすくなるためです。
また、いつ終わるのか分からない飲み会は、参加者の満足度を低下させます。
自宅から参加することが多いオンライン飲み会は特にダラダラ長引いてしまいがちなので終わりの時間をはっきりさせておきましょう。
4. トークテーマと少人数の会話タイムを提供する
オンライン飲み会に慣れていない人は、いきなり「自由に話して下さい」とアナウンスしても、戸惑ってしまう場合もあります。
トークテーマをいくつか準備しておくと、スムーズなコミュニケーションを促せます。
そして、オンラインでの発言はオフラインよりもタイミングが掴みづらく、大人数での会話だと1度も話せない人も出てきてしまいます。
発言ができなかった参加者は、「誰ともコミュニケーションが取れなかった」と孤独感を感じてしまうので1人1回は発言があるといいでしょう。
そのため、ブレイクアウトルーム機能などを使い、少人数で会話できる時間を設けて下さい。
5. 司会はコンビで進行＆盛り上げフォロー
先ほどもお伝えしたように、盛り上がるオンライン飲み会を開催したいのであれば、司会がとても重要になります。
一体感を感じられるようにコミュニケーションの機会を作ったり、参加者に発言を促したりと司会者には様々な役割があります。
1人では十分に司会の役割を果たせない場合も考えられるため2人で行うことをおすすめします。
1人が進行をメインに行い、もう1人が盛り上げ役やフォローを行うと、スムーズかつ盛り上がるオンライン飲み会を作り上げることができるでしょう。
6. マイクオフでも参加可能な企画を考える
小さな子供がいる参加者など、場合によってはマイクオフで参加したい人もいるでしょう。
マイクオフで発言しなくても参加できるようなコンテンツを準備しましょう。
チャットなどを使うことで、マイクオフでもコミュニケーションを取ることができます。
7. 一旦、終了時間でお開きにする
自宅から参加でき終わりの時間がないオンライン飲み会はダラダラと長引いてしまいがちです。
しかし、長時間にわたる飲み会になると参加者満足度が下がりかねません。
一旦終了時間で終わり、参加したい人は2次会に参加するようにしましょう。
8. オンライン懇親会のサービス会社に代行してもらうのも手
オンライン飲み会の運営は、食事や飲み物の手配や発送、コンテンツの企画など行うことがたくさんあります。
また、「司会ができるような人がいない」などと人材不足の場合もあるでしょう。
そんな時は、社外のサービスを利用したり、司会者を招いたりする方法もあります。
全て運営スタッフで行うオンライン飲み会は、幹事やフタッフの負担がとても大きくなることもあるので、ぜひオンライン飲み会や懇親会の代行サービス会社に依頼することも検討してみてください。
オンライン飲み会の運営を社外サービスに任せたい場合は、バヅクリがおすすめです。
企画から運営までをサポートしてくれ、社内負担を90%も削減することができます。
司会進行を務めるのはプロのMC。
参加者たちとコミュニケーションを取りながら、盛り上がるイベントを作りあげてくれます。
オンライン飲み会の事例
オンライン飲み会を開催した企業の事例をご紹介します。
株式会社システムコンサルタント
オンラインでも盛り上がるよう
- 1つの話題についてみんなで盛り上がる
- 誰かが話しているときはちゃんと聞く
などの点を意識しオンライン飲み会を開催したところ、気がつけば4時間も飲み会を開催していたとか。
また、おつまみや飲み物は、オンライン送金で幹事から資金を渡し、各自で用意しました。
参考：https://www.ksc.co.jp/blog/online-drinking-party/
まとめ
オンライン飲み会を盛り上げるためには、スムーズな進行がポイントです。
参加者満足度の高いオンライン飲み会を開催するために
- 使い慣れたツールを使用する
- 時間やスケジュールを明確にする
- 途中参加、途中退出をOKにする
- 重要な司会は2人で務める
- 1人1回は発言できるようにする
などの点に注意しながら運営してください。
また、運営側の負担が大きくなりすぎると感じた場合や、重要となる司会ができる人材がいない場合などは、オンライン飲み会運営代行のサービスなどを活用するのがおすすめです。
