会議を効率的に進め、目的を達成するために必要となるファシリテーション。
在宅勤務やリモートワークを取り入れる企業が増加している昨今ではオンラインでの会議の実施が増えており、発言順序の考慮や情報の整理がオフラインより難しいため、オンライン会議においてはよりファシリテーションの良し悪しが会議の質を決定します。
本記事をご覧頂いてる方の中には、会議などでファシリテーターを求められたご経験がある方も多いかもしれません。
そこで本記事では、ファシリテーションスキルがどのようなものなのかを理解し、身につけたいと考えている方に、ファシリテーションに必要なスキルやポイントなどについてご紹介します。
目次
ファシリテーションとは
まずはファシリテーションの定義について確認します。
ファシリテーションの普及を目指してつくられた民間非営利団体で、内閣府より特定非営利活動（NPO）法人の認証を受けている日本ファシリテーション協会では、ファシリテーション（facilitation）とは、人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすることと定義しています。
集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働きを意味します。
その役割を担う人がファシリテーター（facilitator）であり、会議で言えば進行役にあたります。
ファシリテーションスキルが誕生した背景
ファシリテーションがスキルとして認知されるようになった背景について見ていきます。
ファシリテーションのルーツはアメリカとされており、より生産性の高い会議実現のために話し合いの技法が考案されるようになりました。
これがファシリテーションの基盤になったと言われています。
そして、日本のビジネスシーンにファシリテーションスキルが認知され始めたのが1990年台の後半とされており、重要性が徐々に浸透していきました。
ファシリテーションに必要なスキル
それでは、ファシリテーションにはどのようなスキルが必要となるのでしょうか。
日本ファシリテーション協会では、ファシリテーションには下記のスキルが必要としています。
1. 場のデザインのスキル
まずは場所をいかに整えるかという点です。何を目的にした会議で、どのような参加メンバーにして何を話し合うのか、どう議論していくのかという会議の設定と、参加者の関係性を構築したり話しやすい雰囲気を作り出すという環境の構築の２側面があります。
2. 対人関係のスキル
会議で議論が始まると、会議の目的を達成するために効率的に、有用な議論を展開する必要があります。そのためには、参加者の各々が意見を言いやすいようにしたり、本音を引き出さなければなりません。
そのために、高い傾聴、応答、観察、質問などのコミュニケーションスキルが必要となります。
3. 構造化のスキル
多くの意見が出てきた後には、それらの意見を整理し、わかりやすく見える化する必要があります。それには、様々な意見を構造化するスキルが必要であり、また構造化するために論理的な思考力や、具体例を一般化するような抽象化のスキルが必要となります。
4. 合意形成のスキル
会議は、最終的には会議の目的に沿って結論を出さなければなりません。異なる意見が生じている場合は、いかに異なる意見を融合し、対立している意見を参加者が納得できる形で収束させなければなりません。
結論の合意に至るためのコンフリクト・マネジメントのスキルが必要となります。
ファシリテーションスキルならバヅクリ
バヅクリのオンラインファシリテーション研修は、オンライン会議のファシリテーションに特化した研修です。
オンライン会議特有の準備を確認し、会議の始め方、参加者の多様性を活かしたファシリテーションについて学ぶことができます。
全員が参加し、発言し、多様性を活かした意見交換や、チーム創りを目指すことを目標としたプログラムとなっています。
ファシリテーションを成功させるには
ここでは、ファシリテーションを成功させるために重要なことについてお話します。
ファシリテーターの心がけ
まずはどのような心がけでファシリテーションを実行するべきなのかという点に関してです。
1. 目的の明確化と共有
会議の目的をしっかりと定め、明確化し、それを参加者に共有して理解してもらうようにしましょう。
目的のない会議では、いかにファシリテーションをうまくやろうとしても良い会議にはなりません。
また、参加者がしっかりと理解していなければ、有意義な意見が出てきにくく、時間を無駄にしてしまう可能性が高くなるでしょう。
できれば会議の開催前、また会議開始直後に改めて、会議の目的をしっかりと伝えるようにしましょう。
2. 中立・公平性
ファシリテーターに大事なことの一つに、中立な立場で行うこと、公平性を保つことがあります。
ファシリテーターが特定の強い意見を持ったり、特定の参加者に肩入れしてしまうと、恣意的に議論の方向性をコントロールしてしまうことになり、意味のある議論や正当性のある結論にたどり着けなくなってしまいます。
もちろん自分の意見を持つべきではないというわけではなく、自分の意見も1参加者の意見として捉えること、自分の意見が絶対的に正しいと思い込まないこと、固執しないことを心がけ、客観性を持って会議を進めるようにしてください。
3. 多様な意見の受容、意見の深堀り
さらにファシリテーターに求められるのは、様々な意見を否定せず受け止めること、またそれぞれの意見を深掘りして具体化したり、その意見の真意や背景を読み取って整理することです。
特定の意見を否定してしまっては、同様の意見や、否定された参加者からの別の意見がでにくくなってしまい、議論の深まりや意見の昇華を妨げてしまう危険性があります。
まとめ
ファシリテーションをうまく実行することで独創的なアイデアが生まれたり、会議の効率性が向上したりするため、会議におけるファシリテーションの質は非常に重要です。
会社などの組織運営において会議は避けて通れないものなので、その会議を効率的で生産性が高いものにすることにより、企業の業績向上にも大きく影響します。
また昨今ではオンライン会議が増えており、オンラインでの会議はオフラインの会議よりも難易度が高くなるため、ファシリテーション向上のための研修などの機会も検討してみると良いかもしれません。
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バヅクリのオンラインファシリテーション研修は、オンライン会議のファシリテーションに特化した研修です。
オンライン会議特有の準備を確認し、会議の始め方、参加者の多様性を活かしたファシリテーションについて学ぶことができます。
全員が参加し、発言し、多様性を活かした意見交換や、チーム創りを目指すことを目標としたプログラムとなっています。
