自社でテレワークを推進するためにおすすめの研修とは？ポイントや各社サービスを紹介

数年で格段に普及したテレワーク。
移動時間がかからない、好きな場所で仕事ができるなどのメリットがある一方で、まだ慣れない人も多いこの働き方は、業務にデメリットをもたらす場合もあります。
それを回避するためにぜひ行なって欲しいのが、テレワークを円滑に進めるための研修です。
メンバーに研修を通して、テレワークをスムーズに行うためのスキルや知識を身につけてもらいましょう。
今回は、テレワーク研修を実施する際に気をつけたいポイント、おすすめのサービスなどをご紹介していきます。

定着しつつあるテレワークの普及

新型コロナウイルスの流行をきっかけに導入する企業が増えたテレワークですが、働き方改革や取り入れることによって様々なメリットが得られることから、多くの組織で働き方の1つとして定着してきています。
コロナ後もリモートワークの実施を検討している企業も多くあります。

東京都が行なった調査によると、新型コロナウイルス流行のタイミング、そして緊急事態宣言発令の際に、テレワークの普及は大幅に増加しました。
緊急事態宣言後、多少普及率は下がったものの、2度目の緊急事態宣言の際に再び上昇しています。

また、1週間におけるテレワーク日数は、3日以上の企業が半数を占めており、従業員数の多い企業ほどテレワークを導入しているというデータも出ています。

テレワークの種類

「新しい働き方」から、「通常の勤務形態」として定着しつつあるテレワーク。
しかし、テレワークと言っても、様々な種類があるのをご存知ですか？
以下のような働き方をまとめてテレワークと呼んでいます。

在宅勤務

在宅勤務はその名の通り、自宅から業務を行う勤務形態です。
移動時間がかからない点が在宅勤務の大きなメリットと言えます。

モバイルワーク

モバイルワークとは、「モバイル（mobile）：可動性」のある働き方を指します。
作業を行う場所は自宅だけに限らず、カフェ、コワーキングスペース、移動中の電車、取引先のオフィスなどもモバイルワークの勤務場所となります。
柔軟性を持って好きな場所で働けるのがメリットです。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィスとは、本社や本部から離れた場所に設置されたオフィスのことを指します。
その場所に数人程度が集まり勤務します。
移動は伴いますが、1つの場所に集まる人数を少なくすることができるため、感染症の感染対策を行えます。
また、サテライトオフィスで勤務しているメンバー同士なら、オフラインでコミュニケーションを取ることができるのもメリットの1つです。

テレワークによる課題

移動時間がかからない
好きな場所でリラックスして勤務できる

など、様々なメリットがあるテレワークですが、課題やデメリットがあるのも事実です。
ここから少し、テレワークにおける課題や注意するべき点をご紹介していきます。

チベーション維持

テレワークで勤務しているとオフィスで勤務をしていた時のように、その他のメンバーの様子がわかりません。
1人で黙々と作業をしていると、孤独感を感じ仕事へのモチベーションの維持が難しくなる場合があります。

コミュニケーション量が減る

メンバー同士のコミュニケーションが減ることで様々な課題が生まれます。
例えば、今までは円滑に進んでいた業務がうまく回らなくなったり、メンバー間で情報の格差が生まれたりする点です。
このような課題は仕組みづくりなどを行えば解決できるかもしれません。

しかし、雑談などのカジュアルなコミュニケーション機会が減ることで、メンバー間の関係性の構築が難しくなり、エンゲージメントの低下や離職率が増加することも考えられます。

マネジメント不全

部下がどんな作業を行っているか、どんな悩みを抱えているか、トラブルを抱えていないかなどを、オフィスで勤務していた時よりも把握しづらくなります。
今までは、小さな芽のうちに対処できていたものが、事が大きくなってから知ることになる場合も多々あるでしょう。

チームワークが希薄になる

1人で黙々と作業を行い、また、誰がどんな業務を行っているかや、どんな助けを求めているかが分かりづらいのでチームワークが希薄になる可能性があります。

セキュリティ面の準備が必要

情報漏洩などが起こらないように、リモートワーク導入時にセキュリティーを強化する必要があります。
モバイルワーク時に、カフェなどで近くの人にPC画面を見られ情報が漏洩する可能性もあるので注意が必要です。

テレワークで必要なスキル

メリットだけでなく課題もあるテレワークですが、円滑にテレワークを行うために身につけておきたいスキルをご紹介します。

文字でのコミュニケーションスキル

テレワークでのコミュニケーションは、チャットやメールなど文字でのコミュニケーションが中心になってきます。
文字だけでは伝わりづらい部分も多いですが、感情や情報を文字で相違なく伝えられるスキルがあるとリモートワークでのコミュニケーションが円滑になります。

自己管理スキル

リモートワークでは、上司や先輩がいつでもすぐ近くにいるわけではありませんから、スケジュールなど自分のことは自分で管理することが求められます。
人目のない場所での勤務になるのでサボろうと思えばサボれてしまうのがリモートワーク。
そのような状況下でも生産性を落とさないようにするスキルが求められます。

自己開示スキル

個々での作業になりがちなテレワークだからこそ、今自分は何を思っているかや、どんな作業をしているか、どんな助けが欲しいかを開示する必要があります。
また、自分自身のことを開示するのはもちろん、相手の状況や思いを開示させるためのヒアリングスキルも合わせて身につけておきたいものです。

論理的思考力

オフィスで勤務をしている時と比べ、リモートワークでは得られる情報が少なくなります。
そのため、少ない情報量でも理論的に考え、状況や相手の意図を的確にとらえられる力も必要になります。

ICTに関する知識

ICTとは「Information and Communication Technology」の略で、「情報通信技術」のことを指します。
スムーズにリモートワークを行いたいのであれば、ツールの使い方やセキュリティの強化方法など、ICTに関する知識が必要不可欠になるでしょう。

テレワークを推進するために研修を活用！

課題・デメリットもある一方で、様々なメリットも得られるリモートワーク。
続いてデメリットを最小限に抑え、リモートワークを導入するための方法やコツをご紹介していきます。

テレワーク導入の研修とは？

リモートワークを導入する際には、テレワーク導入のための研修を行うことをおすすめします。

テレワーク導入のための研修では、テレワーク下でのマインドセットやツールの使い方、オンライン上での円滑なコミュニケーション方法などを学びます。
また、管理職のメンバーには、リモートワークでの部下のマネジメント方法などを加えて学んでもらいます。

この研修を行うことで、テレワーク下で起こりやすいトラブルを阻止したり、スムーズにテレワークを導入したりすることができます。

テレワーク下での研修に必要な準備

テレワーク導入のための研修を実施する際、まず用意するべきものは以下です。

システム・ツールの導入

テレワークをする際に利用するチャットツールや、Web会議ツール、勤怠管理ツールなどを用意しましょう。
業務で実際に使用するツールを研修でも使う事で、実務で使用する際も戸惑う事なく利用ができます。

オンライン研修の仕組みづくり

テレワーク研修は、実際にテレワークを行っている場合と同じようにオンラインで実施することをおすすめします。
少しでもメンバーにオンラインでのコミュニケーションに慣れてもらうためです。
また、研修の5分前に入室する、発言しない際はマイクをミュートにしておくなど、オンライン研修の仕組みやルールづくりを行いましょう。

スケジュールの見直し

オンラインでの研修は、ツールの使い方を説明する時間など、オフラインでの研修では必要のなかった時間が必要になったり、逆に、削減できる時間があったりします。
そこで、何にどれだけの時間を使うのか、スケジュールの見直しも行いましょう。

テレワーク下での研修、成功へのポイント

それでは、テレワーク研修をオンラインで行う際、その研修を成功させるためのポイントをいくつかご紹介します。

ツールの使い方のレクチャー

最初に、使用するツールの使い方をしっかりとレクチャーしましょう。
レクチャーをしっかり行うことで、その後の研修がスムーズに進行します。

また、質問がある際は挙手ボタンを押す、反応はスタンプで行う、ツールに不具合があった場合は連絡をする担当者を決めておくなどのルールも決めておくとスムーズです。

役割・目標を設定

研修を実施するにあたり、何を学び取って欲しいかなど目標や、この研修の役割を明確にするようにしましょう。
またその目標や役割を参加者に伝えることで、参加者は研修から何を学び取ればいいのかや、押さえるべきポイントがわかりやすくなります。

一方通行にならない

オンラインでの研修は動画を見ているだけの時間になってしまいがちです。
発信側の一方通行の研修にならないよう、スタンプやジェスチャーで反応を求めたり、質問を求めたりして、受講者側からも発信を行う時間を設けるようにしましょう。

集中力を持続させる

集中力を持続させるのも大切です。
一方通行ではない研修を行うことは、集中力を維持させることにも繋がります。
また、間に休憩時間を設ける、1つのセクションの時間を細かく分けるなどの方法もあります。

また、参加者の集中力を持続させ、受動的ではなく能動的に研修に参加してもらうには「面白い」と思ってもらえる研修を作る必要があります。

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グループディスカッションは少人数で行う

グループディスカッションは少人数で行いましょう。
オンラインでの会話はタイミングが掴みづらく、ただでさえ発言が難しいものです。
大人数で行うディスカッションは、発言できる人が1部だけになってしまう可能性が高くなります。
ブレイクアウト機能を活用し、3〜5名程度の少人数で行うようにしてください。

まとめ

導入することで様々なメリットを得ることができるテレワーク。
導入前に研修を実施し、様々なトラブルや課題を回避しテレワークを実施できるようにしましょう。

学びのある研修にするために

一方的な研修ではなく参加者が「面白い」と受動的になれる研修を行う
研修の目標や役割を明確にする
ツールの使い方などをしっかりレクチャーする

などの点に気をつけて実施してください。