新入社員向けビジネスマナー研修｜リモートワークでのポイントも解説

ビジネスパーソンとして信頼される所作や振る舞いを身につけてもらう、学生気分から抜けて社会人としての自覚を促すなど、新入社員にビジネスマナーを教えることにはさまざまなメリットがあります。
社会人に必ず必要なスキルだからこそ、少しでも早くビジネスマナーを身につけてもらいたいと考える経営者や人事担当者も多いのではないでしょうか。

本記事ではビジネスマナー研修を行う際のポイントを解説します。

新入社員がビジネスマナーを身に付ける重要性

ここでは新入社員がビジネスマナーを身につける重要性について確認します。

そもそも現代の新入社員の特徴って？

昨今の若者はデジタルネイティブ世代とも呼ばれ、生まれたころからスマートフォンやパソコンなどの通信機器に慣れ親しみ、SNSも自由自在に使いこなすことができる世代です。

これらの通信機器やSNSの普及は、若者のコミュニケーションの在り方にも大きな変化をもたらしました。
若者たちはオンラインを駆使して24時間友人とつながれるようになったため、年上の世代とのコミュニケーションをとる機会が大きく減りました。
また、SNSを使って友人とやりとりするため、テキストコミュニケーションの割合が増えます。
さらに、仲間内で使う独自の言葉、いわゆる「若者言葉」を多用することもしばしばあります。

このように、同世代以外の他者と、実際に顔を見合わせながら直接会話する時間が減っています。
そのため先輩や年上の人といった目上の人に対する言葉遣いやマナーを学ぶ機会が極端に少なくなっています。

その結果、最近の新入社員の特徴として「間違った敬語で話している」「若者言葉を使ってしまいがち」など、正しい言葉遣いができていないケースが多くあります。

ビジネスマナーは企業イメージを左右する

ビジネスマナーが重要な理由として「従業員一人ひとりのビジネスマナーが身についているかどうかが、企業イメージ全体をも左右する」点があります。

例えば、新入社員が取引先に送るメールで相手の名前を間違えたり、文頭に「お世話になっております」や「いつもありがとうございます」といったあいさつがなかったりする場合、相手は不快な思いをしてしまうかもしれません。

そして相手がもらったメールに対して抱いたネガティブイメージは、そのまま会社のイメージにも反映されてしまいます。
このように、新入社員だったとしてもビジネスマナーが身についていないと、社外の人と関わった際にネガティブイメージを持たれ、企業イメージ全体の低下にもつながってしまいます。

新入社員に教えたいビジネスマナー

ここではビジネスマナーの中でも、特に新入社員に教えたいものについて解説します。
ビジネスマナー研修を企画する際の参考にしてください。

1. 挨拶・言葉遣い

ビジネスマナーの基本として、挨拶と正しい言葉遣いはぜひ身につけてもらいたいものです。

自分から挨拶をおこなうメリットとして、「相手に好印象を与えられる」「初対面の相手ともコミュニケーションを取りやすい雰囲気になる」などのメリットがあります。
相手の目を見ながらハキハキと挨拶を行うことが、仕事を円滑に行う第一歩になります。

また、信頼されるビジネスパーソンになるために欠かせないのが正しい言葉遣いです。
新入社員の中には、友人や同世代の相手と話すときに使う、いわゆる「若者言葉」「学生言葉」が抜け切れていない社会人も散見されます。
年齢が離れた相手や社外の人ともスムーズなコミュニケーションを行うためにも、適切な言葉遣いを身に付けることは必須です。

2. 時間に対する意識

社会人として働くときに持ってもらいたい意識として、「時間厳守」という考え方があります。

業務の締め切りや会議の開始時間など、社会人になると時間に関する約束事が増えます。
そのような約束を破ることは、ビジネスパーソンとしての信頼を失うだけではなく、自分以外の多くの人に迷惑をかけることにも繋がります。

自分の仕事に責任を持つためにも、時間を守る意識を学んでもらうことは欠かせません。

3. メール対応・電話対応の仕方

家族や友人と、テキストメッセージのやりとりや電話をする中で、マナーを意識することは少ないでしょう。
一方で、ビジネスの場におけるメールや電話のやりとりには、いくつかのマナーがあります。
　　
特にメールや電話は社外の人ともおこなうことが多いため、新入社員がビジネスマナーを身につけていないと直接企業イメージダウンに繋がってしまいます。
現代の新入社員はテクストコミュニケーションに慣れているとはいえ、目上の人にメールをする機会は少ないため、入社直後のなるべく早い段階で教えるのが良いでしょう。

新入社員向けにビジネスマナー研修をおこなう際の注意点

ビジネスマナー研修を行う際に、気をつけるべき点はどこなのでしょうか。

なぜビジネスマナーが必要なのかを考えさせる

ビジネスマナー研修でよくある失敗として、ビジネスマナーの「型」だけを教えてしまい、
「なぜこのマナーが必要なのか」を理解できていないままに実践している状態があります。

ビジネスマナーは厳格なルールではなく、相手への思いやりや敬意を行為としてあらわしたものです。
「なぜこのマナーが必要なのか」という本質的な部分が理解できていないと、状況が変わった場合に臨機応変に対応できません。

ビジネスマナーを教える際には「型」だけを教えるのではなく、なぜこのビジネスマナーが重要なのかも合わせて教えるようにしましょう。

座学中心ではなく、実践型の研修をおこなう

ビジネスマナーは知識として持っているだけではなく、実践されることではじめて意味があります。
そのため「なぜ必要なのか」を理解した後は、しっかりと実践を通して身に付けさせるようにしましょう。
新入社員に実践レベルでのビジネスマナーを身につけてもらうためにも、研修の中にロールプレイングを盛り込むことをおすすめします。

最近では、オンラインならではのビジネスマナーが求められている

またビジネスマナーにおいて学ぶ必要性が増しているのが、オンライン商談・会議における振る舞い方です。
近年、急速にリモートワークが浸透し、さまざまなビジネスシーンにおいてオンライン化が進んでいます。
そのため、オンラインでビジネスマナー研修をおこなうことでより実践でも活用できるスキルを学べるでしょう。

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